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4 perguntas para identificar melhorias nos processos

setembro 17, 2015

Os processos de uma empresa podem estar relacionados aos níveis gerenciais, estratégicos ou operacionais. Independente de quem impacta e que indicadores estes poderão trazer, freqüentemente, temos a oportunidade de ocorrer em melhorias nos processos. Mas como identificá-las? Vamos trazer neste post 4 perguntas que você pode se fazer para identificar melhorias nos processos. Seguindo estratégica cronológica para o processo avaliativo, a primeira pergunta é… #1 Já diagnostiquei devidamente o processo? O diagnóstico é o primeiro passo que sugerimos identificar. O fluxo das atividades de um diagnóstico pressupõe uma análise, um olhar crítico, sobre o processo realizado hoje, com base nas estratégias do seu negócio. Ter um fluxo montado de diagnósticos para os processos é uma ferramenta importante e que traz agilidade para respondermos a esta primeira pergunta. Este modelo de fluxo poderá ser replicado futuramente em todos os processos coorporativos que julgarem apropriado avaliar. Através do diagnóstico identifique responsáveis pela análise, descrição, impacto do item diagnosticado, riscos, conseqüências e proposições iniciais, que serão em seguidas analisadas. #2 Meu processo está atendendo sua função estratégica? Cada processo tem seu propósito estratégico, serve para garantir o bom andamento e uma entrega que sirva aos gestores e líderes (muitas vezes essa entrega é um indicador – saiba mais da importância dos indicadores. Pergunte aos líderes que relacionam-se com este processo, questionando-os se os requisitos e regras do processo estão atendendo bem seu propósito ou se há na visão deles alguma oportunidade de mudança. Com esse feedback, possivelmente já existirão pontos que o ajude a identificar melhorias nos processos. #3 Meu processo está adequado ao seu propósito operacional? A operação vai garantir que o processo seja cumprido e os indicadores apareçam. Converse com quem o alimenta para identificar melhorias na usabilidade ou no procedimento deste processo. Geralmente quem está no dia a dia tem boas idéias e recomendações para ajustes. Quanto mais se usa algo ou se estressa um processo, novos insights ocorrem, é algo natural. Quem pensaria algo novo ou diferente se nem pratica o uso do processo?

Melhorias nos processos

#4 O que devo melhorar primeiro? Com o diagnóstico, análises estratégicas e operacionais feitas, seus insumos para realizar as melhorias estarão prontos. Sugerimos, a partir disso, montar seu plano de ação para implantar as mudanças. O uso de planos de ação estruturados vai mostrar claramente as tarefas a cumprir, quem vai fazê-las e em qual prazo. Monte uma relação das melhorias, com os custos e potencial das melhorias para evidenciar quais delas são mais impactantes e mais complexas. Siga para implantação das melhorias Escolha as melhorias que tenham maior impacto de ganho para o processo e menor custo para implantar primeiro. Acione os envolvidos para te apoiar, acompanhe a execução das responsabilidades e prazos das entregas para o sucesso do projeto de melhorias. Não se esqueça de preparar a homologação deste processo melhorado e a metodologia de divulgação e capacitação dos envolvidos neste novo processo. Lembre-se que trabalhar processos integrados aos seus indicadores e pautados nas mudanças pelos planos de ação é a melhor metodologia para que nada seja perdido (entregas, acompanhamentos, prazos, etc) e se aperfeiçoe o sucesso constante destas empreitadas das melhorias nos processos.