Gestão de projetos, Sem categoria

6 estratégias para o controle de custos de um projeto

Gerenciar projetos é um trabalho que exige habilidades no controle de custos. Um projeto com custos acima do previsto pode se tornar um problema para a empresa, em vez de ser uma chance de aumentar a lucratividade. Entenda quais são os principais desafios enfrentados no controle de custos de um projeto.

Controle de custos

Solicitação de Orçamento

O primeiro desafio aparece exatamente na hora de definir e solicitar o orçamento. Seja cuidadoso e busque pesquisar muito bem todos os possíveis custos envolvidos, direta ou indiretamente. Sempre trabalhe com o pior cenário e inclua provisões de emergência no orçamento, para gastos extra. Isso evita que você fique “atado” pelo otimismo – ou seja, com um orçamento apertado, confiando que tudo vai dar certo, mas sem dinheiro para completar o projeto no caso de um imprevisto.

Controle de gastos

Quando o orçamento estiver definido e garantido, e o projeto tiver início, é preciso dedicar tempo para o controle. Faça o registro de cada novo gasto. Compare os gastos reais com os gastos previstos. Acompanhe o orçamento disponível ao final de cada dia. Esse controle diário e preciso garante que você conseguirá identificar problemas de maneira imediata. E, quanto antes você identificar um problema, mais chances terá de resolvê-lo com sucesso.

Custos supérfluos e essenciais

Enquanto você faz o controle de gastos do seu projeto, concentre-se em identificar custos supérfluos e essenciais. Por exemplo, custos de horas extra dos funcionários que estão trabalhando nesse projeto podem ser completamente eliminados. Basta encontrar maneiras de aumentar a produtividade destes funcionários durante o horário regular de trabalho. Falaremos um pouco mais sobre isso no próximo item. Enquanto isso, os custos de um trabalhador terceirizado podem ser essenciais (supondo que ninguém na sua equipe tenha as qualificações necessárias para desenvolver aquela tarefa). Nesse caso, você pode até negociar reduções com o seu parceiro ou fornecedor – mas é preciso ter consciência de que não será possível cortar o custo inteiramente.

Aumento de Produtividade

O controle de custos tem uma forte relação com a produtividade. Em primeiro lugar, em um sentido mais operacional: é preciso ter produtividade na produção (sim, é redundante), ou seja, buscar alternativas que permitam fazer mais gastando menos. Por exemplo, encontrar suprimentos alternativos para o seu projeto, ou um fornecedor que ofereça preços unitários menores. Assim, será possível produzir mais com o mesmo investimento – ou até mesmo com um investimento abaixo do esperado. Em segundo lugar, em um sentido individual: quando os colaboradores envolvidos no projeto são mais produtivos, o tempo necessário para conclui-lo diminui. Isso permite que a empresa possa colocar o projeto em andamento antes do previsto, e começar rapidamente a lucrar com ele. O aumento da produtividade individual depende, em grande parte, do estabelecimento de metas e rotinas. Como gestor, você precisa acompanhar o desempenho de sua equipe no cumprimento destes dois itens; lembre-se de dar um feedback continuo para todos os colaboradores, ajudando-os a identificar problemas na sua produtividade individual. Também vamos falar um pouco mais sobre a questão de tempo e cronograma de projetos no próximo item.

Gerenciamento de cronograma

Toda vez que o cronograma de um projeto é atrasado, os custos sobem. Pior do que isso, a rentabilidade do projeto cai – pois ele leva mais tempo para se tornar viável e operante. Por isso, é importante manter todas as etapas dentro do cronograma estipulado. Isso pode ser feito de diversas maneiras; todas elas exigem uma forte comunicação entre todas as partes envolvidas no projeto. Uma boa maneira de gerenciar o cronograma é dividindo o projeto em pequenos ciclos, com objetivos simples e claros. Cada vez que um ciclo é concluído com sucesso, o grupo passa a se concentrar no próximo. Essa técnica é muito usada por empresas do modelo SaaS, e recebe o nome de Gerenciamento Ágil de Projetos. Que outros desafios você encontra no controle de custos dos projetos em seu departamento ou sua empresa? Compartilhe suas dúvidas conosco nos comentários deste artigo! banner pronto hinc