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A importância de indicadores de gestão de projeto e como definí-los

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Sua empresa tem enfrentado problemas e gerado resultados negativos durante a realização de projetos? Saiba que esses problemas podem ser contornados por meio da utilização de indicadores de gestão. Neste artigo iremos mostrar como indicadores podem auxiliar sua empresa a acompanhar e conduzir de forma correta e eficiente os projetos.

Contudo, antes de exemplificar indicadores e nos aprofundarmos, convém diferenciar dois termos que podem trazer dúvidas. Afinal, indicador de projeto e indicador de gestão de projetos representam a mesma coisa?

A importância de indicadores de gestão de projeto e como definí-los

Primeiro definiremos o termo indicador, que pode ser caracterizado como uma medição. Ao ser comparada com um valor esperado, pode também ser chamado de padrão. Em suma, identifica e quantifica uma variação de uma dada grandeza. Indicadores de projeto comparam o resultado momentâneo com o resultado final – no momento em que o projeto já estiver concluído. Esse tipo de indicador é geralmente de difícil quantificação por não serem imediatos e estarem disponíveis apenas nas fases finais do projeto. Dada essa dificuldade, é então necessário saber se o projeto está caminhando de forma correta para minimizar esforços e aumentar a probabilidade de sucesso. Estes indicadores que demonstram e quantificam esse andamento são chamados de indicadores de gestão de projetos. Neste texto vamos falar essencialmente sobre os indicadores de gestão de projeto e como sua utilização correta prepara a empresa para enfrentar problemas e lidar com mudanças.

Indicadores de gestão de projeto

O objetivo principal deste tipo de indicador é a prevenção ou minimização de problemas relacionados a cronogramas atrasados, orçamentos mal calculados, mudança de objetivos (ou não definidos corretamente), problemas de comunicação e cronogramas de trabalho que sofreram variações durante a execução de projetos. Idealmente, os indicadores permitem que mesmo com alterações significativas no andamento e gestão de projetos, o resultado final seja alcançado dentro de um tempo e recursos conhecidos. Podemos citar alguns exemplos de indicadores:
  • Alocação de recursos
  • Relatório de desenvolvimento
  • Custo de mão de obra
  • Cronograma de objetivos
  • Satisfação do patrocinador
  • Gestão de riscos
Outra grande vantagem é que eles podem ser criados de acordo com a necessidade de sua empresa, englobando assim as etapas e áreas mais sensíveis do projeto.

Como criar seus próprios indicadores

As empresas são fortemente encorajadas a criarem seus próprios indicadores, porém, há algumas características que um indicador deve possuir para fornecer credibilidade. São elas: Específico: deve realmente indicar apenas uma variável para evitar ambiguidades. Mensurável: deve ser um número de modo a permitir comparações. Atingível: se ele não for atingível (ou alcançável) em tempo hábil, acaba por entrar na mesma problemática dos indicadores de projetos que citamos no início do texto. Realístico: deve abordar uma problemática real que represente um possível problema ou fonte de melhoria no projeto. Função do tempo: o intervalo de tempo o qual o indicador é obtido torna-se fundamental para comparações corretas. Após o indicador ser criado com essas características é a hora de ser implementado. Para isso define-se a entrada, as formas de obtenção de dados e os limites de tolerância e aplicação. Naturalmente, ajustes podem ser necessários durante a aplicação. Além dessas características, o indicador deve ser expresso da forma correta e de acordo com sua qualidade (diferentes gráficos para dados brutos ou tratados, por exemplo) para uma melhor comunicação e utilização entre equipes.

Vantagens dos indicadores para empresas e equipes

Indicadores podem definir diferenças sutis entre projetos e melhorar tomadas de decisões que somente seriam possíveis a longo prazo, além de permitir a troca de informação e a boa comunicação entre equipes. Ao permitir a análise da porcentagem de tarefas concluídas e incompletas, podem concentrar esforços em áreas especificas e corrigir os problemas. Contudo, os indicadores não são utilizados apenas como ferramenta de análise de performance, mas também são utilizados como ferramenta motivacional. Equipes que trocam experiências de sucesso motivam-se mutuamente em direção a um objetivo comum. Entre em contato com a Hinc caso tenha alguma dúvida sobre gestão de projetos e indicadores. Continue acessando nosso blog para saber mais sobre gestão!