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A todo momento somos bombardeados com informações, vindas de todos os lados. Não seria ideal se o essencial para a realização  de suas tarefas diárias estivessem agrupados em um local de fácil acesso?   Lembrar seus colaboradores das tarefas planejadas, de suas pendências, e ainda sofrer com a falta de histórico das atividades realizadas na sua empresa não dá mais!  

“40,1% das empresas alegam problemas de comunicação”

“Projetos mal gerenciados desperdiçam 12% dos recursos das organizações.”

(Problemas mais citados por empresas segundo PMI)

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Deixe o Hinc lhe ajudar, veja como!

  Uma das formas que o Software de Gestão Hinc lhe auxilia é integrando  o e-mail pessoal de seus colaboradores com o software.  Para isso basta informar o e-mail nas configurações de cada usuário e selecionar os relatórios desejados. Com isso, o sistema irá enviar automaticamente os relatórios escolhidos, tendo entre eles as seguintes opções:  
  • relatório de atividades;
  • notificações do sistema;
  • relatório de fluxos;
  • aviso de etapa iniciando;
  • mensagens internas.
 

Relatórios de Atividades

Assim que seu cronograma de atividades estiver inserido no Hinc, basta definir a frequência e o horário na qual deseja-se receber os relatórios de atividades. O relatório de atividades será enviado, na frequência estabelecida, com a listagem de atividades a serem realizadas no dia, as que já estão atrasadas e ainda aquelas para os próximos 7 dias.  
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1. Parte da tela do perfil do usuário com destaque para o campo de e-mail; 2. Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário
 

Logo abaixo, temos um exemplo do relatório que você receberá no e-mail, assim se inicia o dia com os cronogramas das tarefas em mãos, num simples acesso ao e-mail.

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Exemplo de relatório de atividade que os usuário recebem no e-mail
  E se você quiser atualizar essas atividades rapidamente, é muito fácil.   Não se preocupe!   O Hinc permite o acompanhamento de todas as suas atividades diretamente do e-mail recebido. Para isso  é só responder o relatório dizendo quais as alterações desejadas nas atividades. É possível alterar o estado (executar, pausar, cancelar ou finalizar), progresso (percentual de execução), datas (início e fim) e também inserir acompanhamentos e tempo gasto para a execução da atividade.  

Notificações do Sistema

  Tudo o que acontece no Hinc fica registrado e possibilita a realização de auditorias. Então, se você deseja ficar por dentro de tudo que acontece em um projeto, ou acompanhar se a sua equipe esta fazendo as suas atividades, basta marcar o Plano de Ação como notificável e habilitar o envio de notificações para seu e-mail. Veja como funciona:   1) Configurar envio de e-mail de auditoria e definir a frequência.
  • Instantaneamente – Sempre que qualquer alteração for realizada você receberá um e-mail na hora. Boa escolha quando poucos itens são acompanhados e há urgência no conhecimento das alterações.
  • Uma vez por hora – Pacote com notificações geradas nos últimos 60 minutos é enviada de hora em hora.
  • Ema vez por dia – Você escolhe em qual horário deseja receber um pacote com todas as notificações geradas nas últimas 24h
  • Uma vez por semana – Escolha um dia da semana para receber o pacote com as notificações geradas nos últimos 7 dias.
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Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para a configuração da frequência de envio das notificações do sistema
  2) marcar o plano de ação como notificável, se for o responsável do projeto ou comitê já vem marcado:   Picture 2016-07-19 16_23_24
Lista de usuário autorizados no plano de Ação, com destaque para o ícone de envio de notificação
  3) O e-mail é enviado conforme a frequência estabelecida e é semelhante ao exemplo abaixo.   5 - 05
Exemplo de notificação enviada ao cadastrar nova atividade. Notificações são geradas sempre que cadastros, edições ou exclusões forem realizadas
 

Relatório de fluxos

  O Hinc possui também o  módulo de fluxos, onde estão inseridos os fluxos de informação e trabalho, que podem ser customizados, adequando-se as rotinas e a cultura da sua organização. Cada fluxo possui etapas e os responsáveis por sua execução. Além disso, é possível determinar o prazo na qual cada etapa terá para ser executada.   Com os fluxos devidamente configurados o sistema saberá exatamente para quem e quando enviar os alertas de prazo para as etapas iniciadas. Nada é deixado para traz. Então, se você deseja que todos os envolvidos sejam informados do prazo para a finalização das etapas em que são responsáveis, ative o envio do Relatório de Fluxos no perfil de cada usuário e configure a frequência de envio.   6 - 06
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio do Relatório de fluxos
  Na mensagem recebida no e-mail, os fluxos são listados com os seus respectivos prazos e um link que leva diretamente ao fluxo em questão.   7 - 07
Exemplo de Relatório de fluxo recebido no e-mail
 

Alerta de Fluxos Liberado

  O módulo de fluxo também possui envio de alertas para as etapas iniciadas, onde as pessoas ou grupo de pessoas com autorização de edição  serão alertadas que um trabalho deve ser continuado. Logo que uma etapa é liberada o sistema envia uma mensagem para todas as pessoas que podem dar continuidade ao processo.   Para que os alertas sejam enviados para o e-mail dos envolvidos, basta ativar esse envio  diretamente no perfil de cada usuário.   8 - 08
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio de alerta de liberação de etapa
  No e-mail, o colaborador receberá uma mensagem informando que ele é responsável por dar continuidade ao processo, juntamente com o nome do fluxo e o link que direciona para a validação da etapa em questão:     9 - 09
Exemplo de relatório informativo que uma etapa foi liberada para você
 

Mensagens internas

  Você pode se comunicar com seus colaboradores, de forma fácil e rápida, através do sistema de mensagens dentro do próprio Hinc. No perfil de cada usuário, ative o direcionamento das mensagens para o e-mail.   10 - 10
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para habilitar/desabilitar o envio das mensagens para o e-mail
  Desta forma, sempre que receber qualquer mensagem interna no Hinc, a mesma será redirecionada para o seu e-mail. Também é possível responder a mensagem diretamente do seu e-mail e a resposta será direcionada para a pessoa que lhe enviou Hinc.  

  Viu como dá pra facilitar o acompanhamento das atividades do dia-a-dia?  Com esse conjunto de funcionalidades a empresa trabalhará melhor, mais integrada e a eficiência dos processos e rotinas será otimizada. Use o Hinc e faça que todos os envolvidos tenham a sua disposição as informações necessárias e fiquem por dentro do que está acontecendo.  

E então? Vamos dar uma nova utilidade para seu e-mail? Solicite aqui uma apresentação e veja isso e muito mais!

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Tudo está indo bem, sua equipe está com as entregas em dia, até o cliente atrasar a primeira aprovação ou atividade. Você replaneja o cronograma, continua até que vem a segunda aprovação e o novamente o atraso…   Alguns atrasos depois, sua entrega fim está longe do cronograma inicial, o Job se tornou mais caro fruto das mudanças de cronograma e, o cliente quer ver para ontem seus resultados e lhe cobra da entrega.  

Em uma pesquisa feita no mercado de agências, descobrimos que: 80% dos atrasos tem como causa a demora nas aprovações por parte do cliente.

  Independente do motivo, causa ou culpa o resultado é que seu trabalho perde valor percebido, se torna mais caro pois o planejamento e alocação da equipe vão para o espaço e o cliente sai menos satisfeito.   what  

Existe cliente “atrasão”, mas existe culpado?

  Você conhece a situação, vive isso diariamente e deve fazer alguma coisa! A culpa de atrasar pode ser do cliente, mas você tem as rédias da situação. Exemplo: o cliente atrasou pois tinha viagem programada para a semana que tal entrega foi para sua aprovação… Lá no início do trabalho, você deixou claro para ele qual era o escopo, ‘quem’ iria fazer ‘o que’ e ‘quando’?   Sem contar que o cliente por vezes precisa gerar mais vendas, mas desconhece qual é o seu remédio, não sabe o que quer. O risco de desalinhamento de expectativas é grande e a entrega pode não sair como o cliente espera, o que gera desconforto e retrabalho.  

Justamente a fase inicial, o Onboarding, é o “pulo do gato” para prevenir!

Então, o que fazer?

  Antes de mais nada, deixe claro que a entrega que você está propondo a ele é fruto de um trabalho em conjunto, que o cliente exerce metade da responsabilidade, e tenha isso na sua cabeça.   Mostre para ele as ações para realizar aquela entrega, tenha claro o que vai ser feito, quem vai fazer (mostrando principalmente se é sua equipe ou ele) e mostre todas as datas. Transparecer suas tarefas gera valor para o cliente!   Feito todo o Planejamento, é hora de mantê-lo envolvido, e isto deve custar tempo viável para realmente ser feito. Mantenha o cliente informado sobre suas atividades, é importante não só para evitar atrasos, mas pela qualidade do seu serviço.   Venda o fato de você estar trabalhando há 15 dias para realizar uma entrega, e não deixe a percepção de valor apenas para o momento de repassar o material, o Job, a peça ou definir um relatório sobre os Leads gerados com seu Inbound.  

“Apenas 27,1% dos clientes sempre veem valor nos resultados entregues pela agência.”

(Resultados Digitais e a Rock Content com com 1100 agências)

  Alinhar as expectativas é fundamental! Como vimos, o cliente nem sempre sabe o que quer e deixar muito claro o que é a entrega previne retrabalho e mudanças de escopo.   Gerir as atividades online, onde o cliente possa acompanhar seu Job, sem que você empreenda tempo é a solução encontrada pela BOWIE, com o HINC!   “É um avião”, diz a Sarah, gestora da Agência de São Paulo Capital! Ela contou a experiência dela no Encontro de Agências Parceiras da RD que você pode conferir AQUI!   demontração
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Sentir-se desafiado é algo comum para os profissionais de marketing. Com tantos avanços tecnológicos, novas tendências e um mundo digital lotado, é preciso estar sempre inovando em todos os processos existentes na agência para melhorar os resultados e o envolvimento dos clientes.

 

Após o fechamento do contrato, sua agência não irá fazer tudo sozinha, um dos mais comuns e impactantes desafios está no fato de a agência depender não apenas dos seus profissionais, mas também da participação do cliente no projeto. O cliente precisa estar ciente desde o momento da negociação com a agência, que grande responsabilidade pelo sucesso do projeto depende dele. A falta de envolvimento muitas vezes acaba gerando atrasos, mudanças de escopo, alterações nos custos e, consequentemente, desgaste entre as partes. O planejamento é muito importante, mas não só ele, é preciso manter comunicação ágil e clara entre as partes. Alterações no projeto podem (e devem, quando o cliente ainda não está satisfeito) ocorrer, mas é preciso rápida resposta às mudanças para que o projeto não saia do trilho.

 

agências

 

Mas como gerenciar estas questões com o cliente?

Existem alguns pontos fundamentais para otimizar o processo de trabalho e os projetos em uma agência. Vamos propor algumas ideias práticas:

Responsabilização

Como mencionamos, é de extrema importância explicitar ao cliente, desde a negociação, que boa parte das entregas depende dele, e que se ele atrasa, todo o projeto atrasa. É interessante documentar todas as tratativas com o cliente e disponibilizar estes documentos para acesso rápido. Elaborar um projeto com tarefas, prazos, responsáveis (incluindo as atividades de responsabilidade do cliente também) e validar este com o cliente faz toda a diferença. Usar um software para isso, faz com que o cliente possa acessar e receber periodicamente alertas sobre as atividades que deve fazer e o que está em atraso, acompanhar os prazos, identificar se está cumprindo com suas responsabilidades no projeto. Tudo isso sem lotar a caixa de email do cliente e economizando muitas reuniões de alinhamento entre as partes.

Envolvimento do cliente durante todo o andamento do projeto

Você fechou o trabalho com o cliente e nos próximos dias não vai existir nenhuma entrega efetiva. Como mostrar a ele no que você está trabalhando, como está o andamento do projeto ou se houve algum atraso sem a necessidade de realizar várias ligações ou encher sua caixa de e-mails para lhe dar satisfações? Para o cliente acompanhar em tempo real como está o projeto, o uso de um software é importante para analisar os prazos, os comentários feitos pelos responsáveis e ter uma visão geral das entregas, aumentando a agilidade e a transparência.

Gerenciamento de horas planejadas e realizadas

Muitos projetos fechados pelas agências com os clientes são orçados considerando horas de trabalho, por isso o gerenciamento e controle das horas dos profissionais são essenciais. A maior parte das vezes são as horas trabalhadas dentro do planejado que garantirão os resultados. Se as agências não possuem uma ferramenta prática para apontamento de horas, fica muito complicado desenvolver todo o controle para avaliar o que foi planejado e o que foi efetivamente trabalhado. Nesse contexto, é bacana utilizar a tecnologia a seu favor e adotar um software prático e que entre como uma luva na sua agência, no sentido de ser flexível e customizável. Assim você e sua equipe pode planejar as atividades do projeto, apontar (na mesma plataforma) as horas realizadas para as atividades, visualizar o progresso e discrepâncias entre planejado e executado, documentar as justificativas para esses eventos e calcular os custos do seu projeto de maneira simplificada e com evidências. Assim, economiza-se horas na gestão dos projetos, principalmente quando se tem projetos múltiplos.

 

Utilizar uma plataforma que faz tudo isso: gerenciamento de projetos e processos (workflows) em um ambiente de colaboração, compartilhamento de documentos e discussão faz a diferença. Conheça o HINC!

 

falar com consultor

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Cada vez mais as empresas tem buscado aumentar sua produtividade. O que tornou, por diversos fatores, latente as seguintes preocupações: “estou empregando corretamente meu tempo?”, “Será que terminarei no prazo?”, “Quanto em real vale meu tempo empregado em tais atividades?”, “Como definir prioridades na execução?”. Esses questionamentos fizeram que a Gestão do Tempo ganhasse destaque nos meios corporativos e individuais.

 

Algumas empresas enxergam como importante analisar o tempo planejado e executado no desenvolvimento de ações ou projetos, pois se eu trabalho por hora e precifico minhas atividades por hora, como tenho certeza que precifiquei certo? Ou mais, eu como gestor de equipes, como sei que tenho pessoas sobrecarregadas ou disponíveis para novos trabalhos?

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Para ter essas e outras respostas muitas empresas e organizações utilizam do controle de horas como ferramenta para a gestão do tempo. Assim é possível planejar horas para execução de determinada atividade, possibilitando sempre fazer as comparações entre o planejado e o realizado. Com o Software para Controle de Horas é possível que aloquemos as pessoas em atividades/projetos com uma quantidade X de horas diárias de trabalho e, quando tivermos outro projeto/atividade podemos verificar quantas horas aquele colaborador tem disponível para executar o trabalho.

Dessa forma não comprometemos o desenvolvimento e entregas de nossas ações, pois temos informações exatas do que podemos ou não fazer e se necessário alocamos outro colaborador no novo projeto.

Para melhor elucidar a importância do apontamento de horas e como um Software para controle de horas pode auxiliar, vamos aqui utilizar o exemplo de um escritório de arquitetura, mas lembrando que este tipo de gerenciamento se faz inerente a diversas outras áreas como agências de marketing, agências de publicidade e propaganda, engenheiros, consultores, entre outros.

 

Sabendo que uma obra pode sofrer modificações a qualquer momento, grande parte das dificuldades encontradas pelos arquitetos ao definir com clientes seus projetos se encontra na exatidão do tamanho desse projeto (tempo que ele vai levar para ser finalizado e quanto ele vai custar, principalmente). Além de ser importante para documentar aos clientes o andamento do projeto e não restar confusão em relação ao que foi acordado, manter organizados esses serviços também é fundamental para gestão interna dos escritórios de arquitetura, administrando melhor os seus recursos e o seu negócio.

 

Para isso, é importante definir e avaliar informações sobre seu escritório, como por exemplo os custos relacionados aos arquitetos, o valor de produção de cada um deles, a quantidade de horas que cada colaborador tem disponibilizada diariamente para se dedicar a um projeto, entre outros. O valor do projeto deve ser calculado com bastante cuidado, de acordo com seu planejamento, orçamento e custos. O problema entra geralmente no último item, o controle dos custos: conforme sabemos, as obras sofrem modificações, então o projeto pode acabar se estendendo por esses e outros motivos que fogem da alçada do arquiteto responsável e gerenciar esses custos que não eram previstos ou explicá-los ao cliente se torna uma tarefa bastante complicada. Pensando em facilitar essa situação e o gerenciamento de vários setores de organizações que precisam controlar custos de projetos de acordo com a quantidade de horas investidas, nós aprimoramos ainda mais o Hinc, para ajudá-lo com mais essa nova funcionalidade.

 

No exemplo abaixo, vemos uma parte de um projeto que está sendo executado pelo João. João definiu as datas para suas atividades e o alocou como responsável para que pudesse planejar as horas que se dedicaria a este projeto.

 

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No perfil de João, ele já definiu a sua Jornada de Trabalho, ou seja, a quantidade total de horas que ele trabalha em cada dia da semana pela empresa. Se João definisse o orçamento dos projetos apenas por hora trabalhada, ele poderia informar o valor de sua hora de trabalho e, ao executar o projeto, o Hinc informaria (nas colunas $ Horas Plan. e $ Horas Exec. da imagem anterior) os valores planejados e executados naquele projeto conforme as horas informadas.

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Após definidos os responsáveis por cada tarefa, é possível planejar as horas a serem executadas em cada uma delas, clicando no nome do responsável.

 

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Clicando no nome do recurso, abrirá uma tela de planejamento de horas da atividade em específico e informações daquela atividade, com um calendário onde especificamos as horas diárias que foram planejadas para execução. Automaticamente o Hinc informa e calcula quantas horas você ainda tem livre naquele dia para realizar outras tarefas (em verde) ou se você está sobrecarregado pois já está alocado em outras obrigações (em vermelho). Além disso, calcula também o total de horas que você planejou para aquela atividade específica.

 

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No andamento do projeto, você documenta o que está sendo realizado nos acompanhamentos, inserindo a quantidade de horas que executou naquele dia, ou deixa o contador do Hinc fazer a contagem por você. No final, é só colocar um acompanhamento novo registrando o que foi feito e as horas ficarão salvas no sistema.

 

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Feito isso, é fácil gerenciar o tempo gasto no seu projeto. Logo na tela do plano de ação, aparecerá as colunas com horas planejadas e executadas, onde você pode fazer facilmente essa comparação. Ou ainda, você pode utilizar o Controle de Horas, que abre uma tela gerencial para você visualizar seu desempenho por dia, semanas, meses ou anos, de acordo com sua necessidade de análise.

 

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Podemos observar assim, uma lista de quais atividades tiveram registro de horas planejadas/executadas e quais foram os responsáveis por elas, observando ainda o desempenho mensal (ou por outro período escolhido) do colaborador no projeto em questão.

 

Viu como é fácil e funcional? O gerenciamento do tempo pode ser usado em diversos segmentos de negócios e todos eles combinam perfeitamente com o Hinc! Tem alguma dúvida? Converse com um de nossos consultores!

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