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Os processos de uma empresa podem estar relacionados aos níveis gerenciais, estratégicos ou operacionais. Independente de quem impacta e que indicadores estes poderão trazer, freqüentemente, temos a oportunidade de ocorrer em melhorias nos processos. Mas como identificá-las? Vamos trazer neste post 4 perguntas que você pode se fazer para identificar melhorias nos processos. Seguindo estratégica cronológica para o processo avaliativo, a primeira pergunta é… #1 Já diagnostiquei devidamente o processo? O diagnóstico é o primeiro passo que sugerimos identificar. O fluxo das atividades de um diagnóstico pressupõe uma análise, um olhar crítico, sobre o processo realizado hoje, com base nas estratégias do seu negócio. Ter um fluxo montado de diagnósticos para os processos é uma ferramenta importante e que traz agilidade para respondermos a esta primeira pergunta. Este modelo de fluxo poderá ser replicado futuramente em todos os processos coorporativos que julgarem apropriado avaliar. Através do diagnóstico identifique responsáveis pela análise, descrição, impacto do item diagnosticado, riscos, conseqüências e proposições iniciais, que serão em seguidas analisadas. #2 Meu processo está atendendo sua função estratégica? Cada processo tem seu propósito estratégico, serve para garantir o bom andamento e uma entrega que sirva aos gestores e líderes (muitas vezes essa entrega é um indicador – saiba mais da importância dos indicadores. Pergunte aos líderes que relacionam-se com este processo, questionando-os se os requisitos e regras do processo estão atendendo bem seu propósito ou se há na visão deles alguma oportunidade de mudança. Com esse feedback, possivelmente já existirão pontos que o ajude a identificar melhorias nos processos. #3 Meu processo está adequado ao seu propósito operacional? A operação vai garantir que o processo seja cumprido e os indicadores apareçam. Converse com quem o alimenta para identificar melhorias na usabilidade ou no procedimento deste processo. Geralmente quem está no dia a dia tem boas idéias e recomendações para ajustes. Quanto mais se usa algo ou se estressa um processo, novos insights ocorrem, é algo natural. Quem pensaria algo novo ou diferente se nem pratica o uso do processo?

Melhorias nos processos

#4 O que devo melhorar primeiro? Com o diagnóstico, análises estratégicas e operacionais feitas, seus insumos para realizar as melhorias estarão prontos. Sugerimos, a partir disso, montar seu plano de ação para implantar as mudanças. O uso de planos de ação estruturados vai mostrar claramente as tarefas a cumprir, quem vai fazê-las e em qual prazo. Monte uma relação das melhorias, com os custos e potencial das melhorias para evidenciar quais delas são mais impactantes e mais complexas. Siga para implantação das melhorias Escolha as melhorias que tenham maior impacto de ganho para o processo e menor custo para implantar primeiro. Acione os envolvidos para te apoiar, acompanhe a execução das responsabilidades e prazos das entregas para o sucesso do projeto de melhorias. Não se esqueça de preparar a homologação deste processo melhorado e a metodologia de divulgação e capacitação dos envolvidos neste novo processo. Lembre-se que trabalhar processos integrados aos seus indicadores e pautados nas mudanças pelos planos de ação é a melhor metodologia para que nada seja perdido (entregas, acompanhamentos, prazos, etc) e se aperfeiçoe o sucesso constante destas empreitadas das melhorias nos processos.
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Fluxos de Trabalho

Você já imaginou alinhar tecnologia, informações e recursos humanos?

Para isso que surgiram os fluxos de trabalho (workflow), buscando automatizar os procedimentos institucionais e facilitar a passagem de bastão. Entenda como interferem no trabalho em equipe e como algumas ferramentas podem ser fortes aliadas nesse processo.

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Espero que goste!

Colaboração: Lincon dos Santos

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Fluxos: por que utilizá-los?

A administração empresarial requer uma constante tomada de decisões nos níveis operacional, tático e estratégico. Para tal, a informação (seja externa ou interna) que cada organização dispõe sobre seu negócio é essencial. Mais ainda, a forma como ela é disponibilizada para seus colaboradores, influencia diretamente no seu uso e ganho de produtividade. Ou seja, a empresa atingirá seus objetivos quanto mais importante for determinada informação para suas necessidades e quanto mais rápido for o acesso a ela. Sendo assim, é necessária a padronização do fluxo da informação para se obter um controle eficaz dos processos que estão sendo executados.

Muitas informações são necessárias ao longo de um projeto. Em cada etapa as necessidades de informação são diferentes devido às características próprias, assim como é diferente o nível hierárquico de quem toma a decisão com base nas informações. Portanto, o tratamento da informação tende a ter características diferenciadas nas etapas.

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O software HINC, através do módulo Fluxos, permite controle e padronização dos mais variados processos dentro da organização de forma segura e eficaz. A padronização é dada através da criação de modelos para os processos (fluxos de informação) que a empresa possui. Estes modelos são fluxogramas que detalham quais as informações necessárias para cada etapa, quais os responsáveis por cada uma e qual a ordem lógica das mesmas dentro do processo. É possível idealizar modelos para as mais diferentes situações, desde uma simples ata de reunião informando pauta, presentes e decisões tomadas, até um complexo processo comercial ou uma análise envolvendo diversos setores da empresa.

Da mesma forma que é possível definir os responsáveis por cada etapa, é possível também definir quem terá acesso às informações que cada etapa possui, e se o nível de acesso permite apenas visualização ou permite editar tais informações. Além disso, o HINC armazena todo o registro histórico das informações das etapas e quem as realizou, gerando confiabilidade nas informações disponibilizadas. Também é possível analisar fluxos já encerrados, tornando-se uma excelente forma de aprendizagem que auxilia na tomadas de decisões.

O controle sobre os processos definidos é facilitado através dos indicadores automáticos que apresentam, graficamente, quantos fluxos estão localizados em cada fase do processo, evidenciando se há gargalos que devem ser solucionados. Por exemplo, em um processo comercial há as etapas de prospecção de clientes: apresentação, envio de propostas, etc. Se começam a acumular fluxos na etapa de envio de proposta, significa que a realização desta atividade não está tão eficiente quanto às demais, sendo necessária a definição de ações preventivas ou corretivas.

Outra característica interessante do software HINC, que auxilia o controle/organização do projeto, é a possibilidade de criar vínculos de fluxos aos planos de ação, indicadores de acompanhamento e metas, além de vínculos de documentos e/ou qualquer arquivo que seja relevante para o projeto como um todo, possibilitando o controle e a inter-relação de todos os aspectos do projeto.

O uso de fluxos otimiza a gestão por resultados, pois identifica responsabilidades e gargalos; organiza as etapas no tempo; obedece hierarquia de segurança; e mantém registro histórico (lições aprendidas).

Para saber mais, solicite uma apresentação!

Contribuição de: Luciano Lemos, Fernando Taranto, Felipe Luiz, Jair da Rosa e Everton Bernardes

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