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O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que está entre as mais conhecidas do mundo. Concebido por Walter A. Shewhart, físico e engenheiro norte-americano (conhecido como o “pai do controle estatístico de qualidade”), e amplamente divulgado por William E. Deming, estatístico, professor universitário e também norte-americano, tem como foco principal a melhoria contínua. Por isto mesmo, o Ciclo PDCA deve ser visto como uma ferramenta orgânica, com a flexibilidade necessária para adaptar-se aos mais diversos cenários de cada empresa.   Tem como objetivo principal tornar ágeis, claros e objetivos todos os processos da gestão de uma empresa. Tem o potencial de ser usado em qualquer tipo de empresa, e em qualquer área dentro destas, buscando alcançar um nível superior de gestão a cada dia.   CICLO   A estrutura do Ciclo PDCA funciona melhor quando a enxergamos como uma ferramenta flexível. Como estágio inicial, temos o Planejamento da Ação, seguida da Execução do que foi planejado. Posteriormente, temos a checagem do que foi executado. Por fim, a análise e comparação das ações com aquilo que foi planejado, iniciando a implantação de novas ações, desta vez para correção das falhas surgidas no processo ou produto. Porém, a idéia do Ciclo PDCA é não ter um fim em si, mas ao final de um ciclo, ser “rodado” novamente, desta vez um nível de gestão acima do anterior (melhoria contínua).  

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No ‘Plan’ (planejamento), o gestor estabelecerá metas (quando da implantação inicial do Ciclo PDCA) e/ou identificará elementos causadores de problemas que impedem o alcance das metas (quando este já estiver rodando, neste caso, pós-fase ‘Act’, que falaremos mais adiante), estabelecendo novas metas a partir das análises anteriormente realizadas. No caso de o ciclo já estar sendo rodado, é necessário analisar todos os fatores que influenciam os problemas, identificando as possíveis causas. Por fim, o gestor definirá um (novo) plano de ação eficiente. É quando começa a rodar o Ciclo PDCA num estágio novo, normalmente acima do anterior.  

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Na parte ‘Do’ (fazer, execução), serão executadas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do(s) Plano(s) de Ação. Não há mistério nesta parte. Porém é importante lembrar que as medições do que se está executando ocorrerão paralelamente à execução. Portanto, é necessário estabelecer formas eficazes de medição/mensuração, ao mesmo tempo em que estas medições/mensurações não devem atrapalhar a própria execução. Muitas empresas criam processos de medição/mensuração tão detalhados, que os colaboradores perdem mais tempo medindo/mensurando do que executando. Isto pode gerar uma série de distorções, como perda de tempo realizando o “controle do controle”, insatisfação do colaborador, indicadores que nem sempre condizem com a realidade (pois foram preenchidos apenas por obrigação), entre outras coisas. Lembre-se: o mais importante é a execução do que deve ser feito. Depois é a mensuração para posterior análise e tomada de decisões. Elabore isto de forma simples e objetiva, sem processos inúteis e/ou mirabolantes. E evite, de todas as formas, processos repetidos, como por exemplo, preencher a mesma informação em mais de um local.  

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A etapa seguinte é o ‘Check’ (checagem, verificação), onde o gestor deverá avaliar as medições/mensurações dos resultados obtidos com a execução das atividades realizadas na etapa anterior. Avaliar resultados e processos, comparando-os com o planejado e com os objetivos consolidando informações e confeccionando relatórios específicos.  

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Por fim, temos a etapa ‘Act’ (ação), que consiste em tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. A partir daqui o gestor poderá definir novos planos de ação para a melhoria da qualidade dos procedimentos, com o objetivo de correção máxima de falhas e aprimoramento dos processos da empresa. É ao término desta etapa que o Ciclo se reinicia, sempre num nível mais acima de gestão, ou seja, num nível mais aprimorado.   É de suma importância lembrar que, por ser verdadeiramente um ciclo, o Ciclo PDCA deve ser flexível, orgânico, como já foi dito anteriormente, pois ele de fato irá “girar” constantemente. Ele não tem um fim obrigatório e especificamente definido. Com as ações corretivas no final do primeiro ciclo é possível (e desejável) que seja criado um novo planejamento para a melhoria de determinado procedimento, reiniciando todo o processo. Hoje existem softwares que auxiliam na implantação e acompanhamento de Ciclos PDCAs, onde é possível definir todo o planejamento, estabelecendo metas, prazos e responsáveis; acompanhar toda a execução do que foi planejado, medindo e mensurando em tempo real tudo que acontece; checar e analisar as informações obtidas do que foi executado; e agir sobre tais análises, redefinindo os processos e reiniciando o Ciclo, mantendo a equipe integrada e todo o processo organizado e simples de visualizar. Ter estas informações centralizadas num software é de vital importância para qualquer empresa que pense e aja com melhoria contínua.  

Veja também: Webinar – “Gestão da qualidade de forma prática e rápida”

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A gestão da qualidade possui foco em agregar valor ao produto ou serviço fornecido ao cliente, utilizando sempre o princípio de melhoria contínua. A norma NBR ISO 9000 define qualidade como “o grau no qual um conjunto de características inerentes satisfaz a requisitos” e a prática de gestão da qualidade é geralmente sustentada em oito princípios, sendo eles: foco no cliente, liderança, envolvimento de pessoas, abordagem de processos, abordagem sistêmica para a gestão, melhoria contínua, abordagem factual para tomada de decisões e benefícios mútuos nas relações com os fornecedores.   O atendimento a estes critérios gera a certificação pela norma, onde a empresa passa a ser reconhecida como certificada no sistema de gestão da qualidade. Essa certificação gera prestígio, garantia de excelência na prestação de serviços e confiança do consumidor.   Existem vários métodos para desenvolvimento do gerenciamento da qualidade nas empresas. Hoje, vamos tratar sobre três deles: o Seis Sigma, os gráficos de controle e o diagrama de Ishikawa.   face gestão  

Seis Sigma

É considerado um conjunto de práticas que objetivam otimizar o desempenho dos processos da organização, reduzindo custos de retrabalhos que apresentam não conformidades e evitando perdas. A Motorola foi a primeira empresa a adotar a metodologia Seis Sigma durante a década de 80, seguida pela General Eletric (GE), onde a prática foi se tornando cada vez mais popular entre as empresas de todo o mundo.   Na aplicação do Seis Sigma, a empresa segue uma sequência de etapas, que é chamada de DMAIC. A sigla se refere às ações Define (definir), Measure (medir), Analyze (analisar), Improve (melhorar) e Control (controlar). É muito importante do momento dessa ação, que a empresa saiba exatamente como planejar e implementar este método, além de oferecer treinamento aos colaboradores envolvidos. Entre os benefícios de se aplicar a metodologia Seis Sigma no gerenciamento da qualidade podemos citar redução de custos da organização, aumento da qualidade de produtos e serviços, fidelização de clientes, mudança positiva na cultura organizacional e eliminação de atividades que não agregam valor.  

Gráficos de Controle

O Gráfico de Controle é uma ferramenta da qualidade que utiliza como base a estatística, levando em consideração que todo processo sofre variações. Determinando e identificando esta variação é possível a definir parâmetros que informem se o processo está ocorrendo dentro dos limites esperados.   Ao aplicar esse método, é preciso realizar alguns registros regulares de uma ou mais características obtidas por amostras de medições no andamento do processo. Estes valores são ordenados em um gráfico, onde existe uma linha central dentro de uma faixa de limites, conhecidos como limites de controle.   Gráfico de controle   Analisando esse tipo de gráfico a tomada de decisão fica mais fácil, pois é visível a regra. Os pontos fora dos limites indicam que o processo está fora de controle, já os que estão dentro dos limites, mesmo que de forma aleatória, não apresentam nenhuma evidência de que o processo esteja com alguma situação fora do previsto.   Entre as vantagens de implementar este método podemos citar redução do retrabalho e sucata, diminuindo, consequentemente, os custos de fabricação; aumento na satisfação aos requisitos do cliente; informações evidentes para melhoria do processo.  

Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa e Efeito

O diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de Causa e Efeito ou ainda diagrama Espinha de Peixe, foi criado pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, no ano de 1943, passando por aperfeiçoamento ao longo do tempo. Ele apresenta uma estrutura gráfica onde se estrutura hierarquicamente as causas de determinado problema, divididos em seis tipos que chamamos de 6M’s: método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente. Além disso, define também oportunidades de melhoria e, por fim, os efeitos que esses pontos podem causar na qualidade do produto ou serviço.   Para realizar a elaboração desde tipo de diagrama, é interessante envolver todos os envolvidos no processo em análise. Primeiramente, identifica-se o problema o efeito a ser analisado, identificando também o objetivo que se deseja alcançar. Depois, o grupo apresenta as informações pertinentes, tratando as principais causas do problema em questão, desenhando por fim o diagrama, onde inserem as causas dentro de cada tipo a que pertence (cada causa na espinha específica), conforme o modelo figura abaixo.   diagrama-de-espinha-de-peixe-ishikawa-causa-e-efeito   Entre os benefícios de se adotar o Diagrama de Ishikawa podemos citar a eficácia quanto às ações de melhoria e gestão da qualidade, comprometimento da equipe, organização de ideias e atuação direta no problema.   Com essas informações, você já pode começar a definir o(s) melhor(es) método(s) para começar a fazer a gestão da qualidade na sua empresa e até mesmo se tornar certificada nesse meio.   Para saber mais sobre a gestão da qualidade, acesse nossos conteúdos!

Webinar: “Gestão da qualidade de forma prática e rápida”

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Indicadores da qualidade

Preparamos um whitepaper que irá ajuda-lo a entender o principais pontos da gestão da qualidade (através do uso de indicadores de qualidade) e como ela pode influenciar positivamente dentro do universo colaborativo. Baixe e confira!   capa whitpaper marlon face   Realizar a análise e a interpretação das informações é fundamental para o processo de decisão, por isso, existem sistemáticas de avaliação para que haja esse monitoramento.
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Avaliação de desempenho é uma ferramenta da gestão de pessoas que tem a intenção de avaliar o desempenho dos colaboradores de uma organização.  Geralmente, a avaliação de desempenho ocorre com intuito de premiar os melhores colaboradores, identificar os que futuramente poderão ocupar cargos estratégicos da empresa e identificar os colaboradores com resultados abaixo do esperado.

AVALIAÇÃO Com as mudanças recorrentes em fatores humanos e organizacionais as empresas estão identificando que o método de avaliação de desempenho aplicado precisa , urgente, ser redesenhado. Esta situação é reforçada com uma pesquisa do Guia Você S/A, onde 14% das 150 empresas listadas reformularam seus processos de medição de desempenho. Na mesma linha, segundo a HBR (Harvard Business Review), 58% dos executivos entrevistados acreditam que avaliação de desempenho nem engaja as pessoas à empresa e nem melhora o performance (desempenho). Os gestores entrevistados acreditam que o processo de avaliação de desempenho deve ser ágil, em tempo real, além de mais individualizado, no intuito de melhores desempenhos futuros, não ficando focado apenas no passado.

Para se adequarem as mudanças as organizações vem trabalhando os seguinte pontos:

Valor quantitativo inserido nas avaliações; métricas de competência e comportamento; novas metas definidas, objetivos claros organizacionais e aumento na frequência dos feedbacks.  Porém, muitas vezes essas mudanças na avaliação são ineficazes e geram insatisfação dos gestores e colaboradores das organizações, mas porque? Porque o modelo de avaliação de desempenho quantitativo, voltado para o comportamento e competência está sendo questionado? Questionam, pois não acreditam que apenas uma avaliação anual possa definir o real desempenho de um profissional durante todo esse período, isso porque os gestores não tem ferramentas suficientes para registrarem essas informações e assim se recordarem de tudo o que ocorreu neste tempo avaliado. Outro ponto importante é que as avaliações de desempenho podem garantir bônus, premiações e diversos outros benefícios, o que torna possível que colaboradores e até gestores ocultem informações negativas, com intuito de garantir tais benefícios.

O que acontece com a nossa avaliação de desempenho anual?

O Prof. Anderson Sant’Anna , da Fundação Dom Cabral, relatou a Revista Exame que em muitas organizações o preenchimento da avaliação de desempenho é um processo apenas burocrático e que passado o “Dia mundial da Avaliação de desempenho” (pois a avaliação é realizada apenas um dia no an0) os formulários preenchidos vão para as gavetas do RH, deixando as pessoas com a sensação de perda de tempo, não gerando o resultado esperado.

Com estes questionamentos nos perguntamos:

-Então, como fazer um bom processo de avaliação de desempenho?

Veja algumas dicas a seguir: Primeira dica: Desenvolver um processo de avaliação de desempenho que leve em conta a cultura organizacional. De nada adianta modelos pré-concebidos ou importados de outras organizações, a cultura organizacional é fator extremamente influente no sucesso da avaliação e deve ser levado em conta.   Segunda dica: A organização deve ter metas e objetivos claros para todos que estão envolvido no processo absorvam e aceitem. A organização e gestores precisam conhecer os objetivos de seus colaboradores, e assim buscar alinha-los aos organizacionais. Para isso deve-se adotar a prática de feedbacks verdadeiros, com conteúdos que reforcem o que estamos fazendo de bom e o que precisamos arrumar. Dessa forma, alinhamos os objetivos organizacionais aos do indivíduo.   Terceira dica: Um bom passo que podemos dar em direção a construção de uma boa avaliação de desempenho é seguir o exemplo da empresas Natura e Votorantim, como cita a Revista Exame, estas separaram a avaliação de desempenho em dois momentos. pois é preciso desvencilhar, em um primeiro momento, a avaliação de desempenho da promoção de cargos, aumentos salariais, sucessões ou demissões.   Segundo o Prof. Joel Dutra da USP:  A avaliação de desempenho fica mais eficiente quando acontece em duas etapas, sendo a primeira uma avaliação do desempenho entre gestor e colaborador, com visão voltada para o desenvolvimento do funcionário frente as métricas. E na segunda etapa avalia-se os resultados ligados à promoção de cargos, aumentos salariais, sucessões ou demissões. Estes devem se discutidos preferencialmente por um grupo de gestores ou conselho afim de que possam comparar resultados de diferentes pessoas. Dutra, em entrevista para Revista Exame, afirma que o maior erro das organizações é unificar estes dois momentos.   Ao questionar a avaliação de desempenho nós vemos que o papel dela precisa ser muito mais que apresentar números e depois acabar indo para a gaveta, ela tem de ser um meio para buscar o desenvolvimento das pessoas da organização. A avaliação não deve apenas apontar necessidade de treinamento, e sim fazer os colaboradores sair do ostracismo, buscando aperfeiçoar funções e comportamentos.   O ideal é fazer da avaliação de desempenho uma forma de acompanhar os colaboradores, trabalhando um processo contínuo de desenvolvimento, não instrumento de punição ou premiação; Metas e objetivos organizacionais claros comparando  desempenho individual x métricas acordadas previamente; Feedback contínuo transparente e verdadeiro.   Vamos repensar?   Deixe nos comentários como você vem fazendo sua avaliação de desempenho!

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  Fonte das pesquisas: Revista Exame Onlie –http://exame.abril.com.br/revista-voce-rh/edicoes/23/noticias/gestao-de-desempenho Revista Harvard Business Review – https://hbr.org/2015/04/reinventing-performance-management
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Todos sabemos o quanto é fundamental para o sucesso da empresa oferecer um produto ou serviço de qualidade, não é mesmo?

Trabalhamos neste Whitepaper para mostrar a importância de aplicar um Sistema de Gestão de Qualidade na sua empresa e como o Hinc, nossa plataforma de Gestão por Resultados, pode auxiliar nessa aplicação.

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