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Quem não mede não gerencia”. Provavelmente você já conhece essa frase bem famosa de Joseph Juran, consultor de negócios que ficou conhecido pelo seu trabalho com a gestão da qualidade. De fato, ao se pensar em uma organização onde definimos estratégias, compartilhamos essas estratégias com a equipe de maneira clara, de forma com que todos entendam e estejam engajados no que precisam realizar e partem para a execução, como o gestor sabe se a meta da estratégia que definiu está sendo atingida? Como a própria equipe ou cada um sabe que seu trabalho está de fato gerando resultado?     Kundin entscheidet sich in Apotheke für ein Produkt     Olhando pelo lado do gestor: sem informações, ele não consegue antecipar ações que poderia evitar problemas, tendo uma tomada de decisão atrasada e não muito assertiva. Isso pode gerar grandes consequências, levando em consideração o quanto o mercado fica cada dia mais competitivo. E em relação ao time: sem métricas sobre o trabalho que desenvolve, o colaborador pode se tornar ocioso por achar que está trabalhando mais que o colega para atingir a meta, ou se sentir desmotivado por não ser recompensado, ou mesmo por não poder visualizar os resultados efetivos do que o seu trabalho está gerando. Olhando sob essas perspectivas fica fácil notar que em todas as áreas da organização é importante existir a definição e o acompanhamento de indicadores de desempenho e, melhor ainda, compartilhar essas informações de forma integrada e disponível. Uma metodologia eficaz nesse sentido é a de gestão a vista, onde todos os colaboradores têm fácil acesso à informações importantes sobre o atual desempenho da empresa como um todo e de seus respectivos setores.   A gestão a vista se torna uma grande aliada para engajar os colaboradores e melhorar os processos de comunicação entre as equipes e de toda a empresa. Gerenciar os indicadores com a gestão a vista é uma metodologia que facilita a assertividade na tomada de decisões, o que reduz a possibilidade de problemas, erros e prejuízos. É importante definir padrões claros e de fácil entendimento para que toda a equipe possa interpretar claramente as informações compartilhadas. Todos os setores devem estar envolvidos nesse aspecto, assim eles estarão por dentro do que está acontecendo na empresa e terão visão dos processos críticos, das tendências e dos pontos de controle. Além disso, passando a acompanhar os resultados e performance, a equipe passa a compreender melhor a importância das metas e se torna mais engajada a atingi-las e superar desafios.   Existem algumas maneiras de se implantar a gestão a vista na sua empresa. A mais dinâmica, fácil e segura são os dashboards online, conhecidos também como painéis de gestão. Falamos aqui sobre o dashboard do Hinc, onde você consegue definir seu painel de indicadores e componentes HTML totalmente interativo, disponibilizando-o para leitura ou edição do grupo de pessoas definido por você. Esse painel permite a apresentação dos seus gráficos de forma a integrar a sua equipe no acompanhamento do desempenho de seu trabalho e de suas metas. As informações podem ser coletadas em tempo real e os gráficos se ajustam às informações que você precisa ver ou mostrar. É muito fácil e dinâmico, vale a pena conferir!
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A produtividade pode ser definida, basicamente, como a relação entre produção e os fatores de produção utilizados. Indo mais longe, a produtividade pode ser definida como o resultado daquilo que é produtivo, do que é rentável. Ou seja, a relação entre os meios, recursos e a produção final. É fruto da associação entre a técnica do trabalho e o capital empregado.   Os indicadores de uma empresa estão relacionados ao processo produtivo na geração de produtos ou serviços. Falhas na produção, por exemplo, quando corrigidas em tempo, evitam prejuízos na produtividade, e indicadores consistentes ajudam a identificar tais falhas. O problema surge quando algumas causas destas falhas surgem devido a algo intrínseco e necessário no próprio processo produtivo: a mensuração da produtividade.   productivity-cogs2   Como exemplo disto, temos a burocratização, que consiste em tornar complicado um processo simples, exigindo, por exemplo, demasiados detalhes em procedimentos corporativos ou pessoais que mais atrapalham o processo do que ajudam. Desta forma, muitas empresas, infelizmente, perdem demasiado tempo em rotinas e atividades inúteis, perdendo uma ótima oportunidade de aprimorar os processos.   Sendo assim, havendo a necessidade de mensurar a produtividade, como fazer isto sem burocratizar, ou seja, sem prejudicar aquilo que se está mensurando?   Inicialmente é importante que a empresa perceba quais são suas prioridades e repasse-as aos responsáveis. Obviamente, antes de repassar tais prioridades, você terá de estabelecer como irá medir os resultados. Neste ponto, lembre-se de não complicar os processos necessários que seus colaboradores terão de executar para apresentar os resultados periodicamente. Quando estiver criando indicadores, por exemplo, pense em como, no dia-a-dia, seus colaboradores vão preencher, em como isto vai interferir no dia-a-dia deles no trabalho, entre outras coisas do gênero. Por mais importante que sejam as mensurações que você necessita para tomar decisões, e por mais que tais processos tornem-se obrigações de seus colaboradores, processos mirabolantes de medições tornar-se-ão maçantes no dia-a-dia, fazendo com que não importe o quanto os colaboradores sejam produtivos. Eles apenas executarão as tarefas por obrigação, e neste processo, muitas vezes eles acabarão contando histórias, anedotas e algumas vezes completas mentiras sobre o que está sendo entregue. Obviamente este não é o objetivo!   Para conseguir alcançar tal objetivo, pense detalhadamente nos processos que serão necessários aos seus colaboradores: nível de detalhamento, quantidade de informações, tempo necessário versus tempo disponível de cada responsável (cruze estas informações com as das responsabilidades já adquiridas pelo colaborador responsável). Se necessário, simule tais processos antes de repassá-los aos colaboradores. Inicialmente, pense como se fosse você o responsável por aquilo no dia-a-dia e em como isto afetaria seus afazeres. Desta forma, evitarás passar processos que jamais serão realizados na prática, tornando-se apenas obrigações realizadas sem a responsabilidade devida.   Lembre-se: produtividade nada tem a ver com fazer um monte de coisas, mas, ao invés disso, sobre concluir as tarefas certas!   Por fim, existem softwares que ajudam a empresa a realizar, de forma simples e organizada, o hábito de planejar, fazer, checar e corrigir, quatro passos do método PDCA, da qual os processos de mensuração de produtividade estão inseridos. Com tais softwares, é possível ao empreendedor definir e acompanhar cada uma das etapas, identificando desvios e integrando a equipe aos objetivos.
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A cada fim de ano, as organizações realizam o planejamento para o ano seguinte. Neste planejamento são pautados muitos assuntos que definirão os objetivos que a organização deseja alcançar naquele ano, baseado nessas informações as metas são traçadas como forma de mensurar e medir os resultados.   Para evitar o senso comum de que “atingir meta é sempre impossível”, listaremos 5 dicas que ajudarão vocês no processo de formulação das metas, deixando-as tangíveis para que suas equipes tenham condições de atingi-las.   Antes de iniciarmos, vale à pena deixar claro que estas metas devem e precisam ser tangíveis, e para isso, devemos atentar para:   vob4oxxlr00qq6ceurlg  

HISTÓRICO DO PASSADO

Ter informações internas e externas para a organização é sempre muito importante. Essas informações podem vir do histórico dos indicadores da empresa (anos/meses/semanas anteriores), da analise de mercado que a organização está inserida (presente passado e futuro) e na identificação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas (SWOT). Agora que já sabemos como tornar as metas tangíveis, precisamos saber como atingi-las, certo? Sendo assim…  

MOTIVAÇÃO

  • As metas em nenhuma circunstância deve ser motivo para estresse e desânimo. Desta maneira, quando a meta é tangível, ou seja, possível de atingir o objetivo, a equipe fica mais motivada. Com a equipe motivada, engajada, focada, disposta a trabalhar e encarar da melhor maneira possível todos os obstáculos à frente da organização, as chances de obter ótimo resultados aumentarão significativamente.
 

PLANO DE AÇÃO/PDCA

  • Ao utilizar planos de ação é possível medir o seu desempenho do início ao fim do seu objetivo, se atentando aos prazos, aos envolvidos e aos resultados e, se estes resultados não forem positivos, você enxergará as causas destes problemas e poderá tomar algumas ações antes mesmo que estes problemas se agravem.
 

CRIE INDICADORES PARA ACOMPANHAR O DESEMPENHO

  • Acompanhar o desempenho ajudará a identificar facilmente os problemas, este acompanhamento pode variar, dependendo da cultura da organização. Não importa se este acompanhamento for semanal, quinzenal ou mensal, o que vale nesse caso é ter os indicadores claros e visíveis para que todos possam olhar e verificar seus desempenhos em relação à meta.
 

RECOMPENSA/PREMIAÇÃO

  • Premiar/recompensar os envolvidos no alcance das metas é algo que contribuirá ainda mais para a motivação da equipe durante todo o ano e, inclusive, dará um start na motivação da equipe para o próximo ano. As premiações podem ser das mais diversas possíveis, como: viagens, bonificações, PLRs, comissões justas, descansos, aumento salarial, entre outros. Porém, estas devem estar expostas, claras e visíveis para que todos os envolvidos tenham acesso e possam verificar e questionar.
  Espero que nossas dicas agreguem em sua máquina de vendas, melhorando assim a forma com que todos os envolvidos na elaboração, manutenção e cumprimento de metas enxergam este assunto tão conhecido, porém tão desafiador!  

Veja também: Whitepaper – Integrando gestão e vendas

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Você sabe onde estão as informações na sua empresa? Ou melhor, estas informações estão registradas e sendo analisadas de alguma forma? Leia sobre gerenciamento de indicadores abaixo.   Para definir estratégias para sua empresa, é importante saber reunir as informações da melhor forma para que sejam avaliadas e integrem o caminho para a melhor solução. Gerenciar a performance da equipe, a produtividade, os resultados, números que envolvem o desempenho de vendas, a satisfação do consumidor e outras infinitas possibilidades, é muito importante para enxergar evidentemente o local em que a empresa se encontra nesse caminho traçado para o objetivo.   gerenciamento

Gerenciamento de Indicadores

 

Como fazer isso?

Criando e praticando o gerenciamento de indicadores é possível comparar os objetivos finais com o panorama atual, concluindo a situação e, se necessário, criar planos de ação para chegar lá. Ações de melhoria realizadas a partir de avaliação de indicadores são consideradas eficazes e mais exatas, colaborando para que a organização alcance o seu objetivo principal.   Os indicadores são dados quantitativos ou qualitativos que avaliam um produto, um serviço, ou processos. Eles oferecem provas ou evidências de alterações ocorridas ao longo do tempo; devem ser claros, objetivos e de fácil entendimento à todos os envolvidos.   Dessa forma, a partir de gerenciamento de indicadores toda a organização é capaz de verificar se os objetivos estão sendo alcançados e os gestores podem visualizar se as ações estratégicas e metas globais estão sendo exercidas por toda a equipe.  

E qual é a maneira mais simples?

Atualmente existem softwares disponíveis no mercado que auxiliam nessa prática de gestão. Eles ajudam com a interpretação dos dados fornecidos nos indicadores, torna mais fácil a coleta e análise dos mesmos, criação e organização de gráficos. Com a utilização de um software para gestão de indicadores os colaboradores ou gestor podem receber alertas quando existe atrasos, podem visualizar de imediato quando as metas não foram atingidas, podem integrar os indicadores ou painéis de indicadores diretamente em um plano de ação, ainda são capazes de gerir a questão de segurança e rastreabilidade, tornando-os visíveis e editáveis apenas aos interessados e tendo documentado toda e qualquer edição realizada nestes.  

Para entender melhor como funciona a gestão de indicadores dentro de um software, descrevemos um exemplo hipotético:

Josias é o líder de uma equipe de cinco pessoas. Eles realizam as vendas de uma ferramenta de gestão estratégica e a meta desse grupo é vender de 16 a 20 serviços por mês. A meta individual é de 1 fechamento por colaborador por semana. Ainda, existe nesta equipe outra meta, a de contatos. Nesta cada integrante do grupo deve realizar, no mínimo, de 10 a 15 contatos efetivos com possíveis clientes por semana.   Para gerenciar todos esses dados, Josias utiliza um software de gestão de indicadores. Nele, o líder criou dois indicadores de variáveis semanais, um da meta individual de vendas e outro de contatos prospects por colaborador. Por fim, criou um indicador mensal, que realiza a soma de todos os dados de meta individual por colaborador e mostra a evolução do grupo; tudo isso indicando a comparação com a meta coletiva.   No caso citado, Josias realiza a coleta de dados de contatos e vendas por semana e alimenta essa informação no sistema. Ele tem acesso à todos os gráficos e cada colaborador tem acesso ao seu, e pode acompanhar semanalmente seus resultados de desempenho. O gráfico de meta coletiva é liberado à toda a equipe, que acompanha mensalmente os resultados obtidos e a comparação dos mesmos com a meta. O grupo se reúne todo mês para discutir os saldos e criam, no próprio sistema, planos de ação corretivos caso não tenha alcançado a meta.   Mateus, um dos integrantes da equipe, resolveu olhar seus resultados individuais do último mês no primeiro dia de trabalho do ano, para começa-lo confiante no planejamento: Gráficos material   De forma clara, cada um consegue visualizar o andamento do seu trabalho e onde seus resultados se encaixam de acordo com a meta estipulada, para a partir daí, ter insumos para realizar seus planejamentos pessoais e coletivos. Dessa forma, fica muito mais fácil gerir as métricas de sua equipe e sua empresa! Quer conhecer mais sobre indicadores e painéis para visualização (dashboards)? Veja também:

Dashboard de Indicadores – HINC

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Gestão estratégica é uma tendência nas organizações. Com esta tendência encontramos literaturas explicitando que um fator de extrema importância e enorme desafio é: Colocar as pessoas certas nos cargos certos e medir a motivação dos colaboradores, utilizando ferramentas tais como os indicadores de desempenho. Com essa preocupação, a Gestão de Pessoas tornou-se ator importante passando a ter caráter estratégico, não só para colocar as pessoas certas no cargo certo, como também para reter os talentos na organização, proporcionar-lhes estímulos motivacionais, auxiliar no desenvolvimento de pessoas, para que as pessoas consequentemente auxiliem no desenvolvimento organizacional.   Em algumas organizações esta posição já é uma realidade. Mas e na maior parte do mercado brasileiro, como funciona? Infelizmente ainda encontramos organizações tratando as pessoas como meras engrenagens de uma máquina maior e encarando a Gestão de Pessoas apenas como um departamento que contrata, demite e roda folha de pagamentos.   rh indicadores   Mas a Gestão de Pessoas é só isso? E seu caráter estratégico? Quando passamos a encarar Gestão de Pessoas como Estratégica, reforçamos que as pessoas (os talentos) são o capital mais valiosas das organizações. Não apenas isso, pensando estrategicamente, precisamos medir e gerar resultados para alcançar os objetivos organizacionais.   Podemos aqui afirmar que a Gestão de Pessoas tem maior amplitude e importância para as organizações que o senso comum a atribui. Se perguntarmos: Você sabe se seus colaboradores estão motivados? Como medir isso?   Para esta tarefa a Gestão de Pessoas dispõe de ferramentas pouco aplicadas pela maioria das organizações. Os indicadores de desempenho.  

Indicadores de Desempenho

Podemos falar de muitos indicadores de desempenho da área de Gestão de Pessoas e seus desdobramentos. Por isso neste tópico citaremos alguns indicadores de desempenho importantes para área e um recurso utilizado de forma esporádica,  muito eficaz para levantamento de informações: a Pesquisa de Clima.   Conforme falamos anteriormente citaremos indicadores de desempenho que medem a produtividade, o absenteísmo, o turnover (rotatividade), os custos, a motivação e o sentimento das pessoas inseridas na organização.  

Vamos lá?

Produtividade

A produtividade também pode ser medida por meio do gerenciamento de tempo: verificando quanto tempo gastamos para realizar as tarefas e quanto tempo desperdiçamos durante a mesma jornada. Entregas de um funcionário: quais são minhas entregas para a organização? Em que eu estou contribuindo? Estes indicadores de desempenho servem para trazer clareza para organização e para as pessoas envolvidas sobre o que fazer, quando fazer e qual o resultado esperado. Ainda falando de produtividade, temos um indicador chave para a Gestão de Pessoas:  

Absenteísmo

Com o absenteísmo identificamos o índice de desperdício de tempo de nossas horas de trabalho. Além de produtividade, por levar diversos fatores (atrasos, horas trabalhadas, faltas e ausências) o RH tem insumos para identificar problemas motivacionais e buscar reverter isto para que não afete a produtividade da organização.

Turnover (Rotatividade)

Este indicador mostra o índice de rotatividade da empresa. Mas por que rotatividade é importante? Se levarmos em conta que gastamos em média 3 vezes mais para contratar um colaborador do que mantê-lo, começaremos a entender que é de extrema importância para organização gerenciar e acompanhar este índice.   Que informação obteremos? Deste indicador levantamos se a organização está ou não conseguindo manter e desenvolver seus talentos e se o processo de recrutamento está sendo feito corretamente. Conforme citamos no início do texto uma das funções estratégicas do RH é: colocar a pessoa certa no cargo certo, cumprindo o máximo possível de requisitos para o cargo isso evitará que tenhamos alto índice de rotatividade e também diminuição de custos com recrutamento e seleção.  

Custos e Lucro(R$)

Estes indicadores são necessários para que a empresa tenha consciência de quanto está investindo para manter seu capital intelectual e o quanto este investimento está gerando de retorno.  

Motivação

Ainda falando de indicadores. Temos o instrumento chamado pesquisa de Clima. Que instrumento é esse? A Pesquisa de Clima é o instrumento que a Gestão de Pessoas dispõe para captar a percepção dos colaboradores da organização por meio do levantamento de indicadores motivacionais. Não existe pesquisa de clima padrão, cada empresa deve identificar fatores que podem influenciar a motivação e satisfação dos colaboradores, a percepção destes frente o que a organização oferece, fatores como estilo de gestão, lideranças e relações. Todas as informações levantadas na pesquisa de clima organizacional devem ser analisadas. Com seus resultados a organização deve planejar novas medidas e gerar planos de ação para gerar melhorias organizacionais que impactarão como estímulos positivos na motivação dos colaboradores. Cabe ressaltar que não podemos olhar para a pesquisa de clima apenas como um instrumento que fundamentará planos de ação para o próximo planejamento. Ela deve ser um instrumento que fornecerá informações para novos planejamentos e também mostrará como as pessoas estão se sentindo trabalhando para a organização,trazendo melhorias. Por que devemos tanto nos preocupar com estes fatores? Porque colaboradores motivados, produzem mais, erram menos, faltam menos, permanecem mais tempo na organização e geram mais resultados. E tudo isto está ligado proporcionalmente ao final, a lucratividade.   Podemos então dizer que apenas estes indicadores já irão nos apontar todos os caminhos para alcançar os objetivos da organização? E as metas e objetivos globais? Não. Apenas eles não são suficientes.   Conforme citado anteriormente, apresentamos alguns indicadores que auxiliarão na gestão e na produtividade, que fornecerão informações para que a organização analise e tome decisões sobre suas ações com as pessoas.   Falamos que a Gestão Estratégica de Pessoas tem como uma de suas missões colocar a pessoa certa no cargo certo.   Para isso a organização precisa ter a descrição de todos os seus cargos, saber quais são os requisitos e competências deste cargo.   A Gestão Estratégica de Pessoas também necessita verificar se seus colaboradores cumprem os requisitos para ocupar o cargo que estão. Caso sim, ótimo! Vamos continuar dando oportunidades de desenvolvimento e crescimento. Caso não, precisamos readequar a pessoa ao cargo, fornecer-lhe treinamentos, inspirar-lhe a buscar capacitação. Se com tudo isso não alcançar os resultados esperados, precisamos de outra pessoa que tenhas os requisitos e competências para ocupar o cargo.   Seguindo nosso raciocínio. Temos a pessoa certa ocupando o cargo certo. Isso basta? O RH já cumpriu uma de suas missões? Sim, o RH cumpriu! Então está na hora de iniciarmos outra, a de auxiliar a organização no alcance dos resultados. E a Gestão de Pessoas dispõe de uma ótima ferramenta para isso, a avaliação de desempenho para gerenciar e medir o alcance de resultados individuais e coletivos.   Não é nossa intenção aprofundarmos nesta literatura. Mas a avaliação de desempenho não pode ser um processo que acontece apenas uma  vez por ano e se encerra em uma gaveta.   O processo de avaliação de desempenho deve ocorrer em comum acordo entre organização e colaborador.   Como organizar isto? Definindo objetivos a perseguir , estes devem estar claros para toda organização. É certo que a Gestão Estratégica de organizações terá seus indicadores e perseguirá suas metas. E cabe a estas pessoas da Gestão Estratégica junto da Gestão de Pessoas, gerentes e supervisores definirem como acontecerá a comunicação e o desdobramento das metas globais para os níveis Tático, Operacional e individual.   Após isso definido, os gestores de área junto do RH devem apresentar as metas setoriais e individuais para os colaboradores, deixando claro o que se espera deles.   A partir daí o processo de avaliação deve ser acompanhado com frequência e os resultados dos indivíduos confrontados com suas metas individuais, para que caso necessário realinhamento seja realizado em tempo hábil, sem causar traumas ou impactar negativamente nos indicadores de turnover e custo.   Com os resultados do sistema de avaliação de desempenho, a organização poderá mensurar e acompanhar o alcance de seus resultados e metas em todos os níveis. Por isso não podemos restringi-la ao “Dia Internacional da Avaliação de Desempenho”. Indicadores são ferramentas essenciais para identificarmos os rumos que a organização está seguindo. Não podemos restringir apenas ao Financeiro ou Comercial.   O RH dispõe de indicadores que impactam em toda organização e auxiliam no alinhamento para alcance de resultado. Por isso, não podemos replicar o senso comum:  RH é apenas para contratar, demitir e pagar. Dispomos de ferramentas, indicadores estratégicos, caminhos e metas para alcançarmos o resultado da organização.   Precisamos olhar a Gestão de Pessoas por outro viés.   Como você acredita que a Gestão Estratégica de Pessoas de sua empresa é vista hoje? Deixe nos comentários e vamos discutir sobre este assunto!
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