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Eficiência: virtude ou característica de (alguém ou algo) ser competente, produtivo, de conseguir o melhor rendimento com o mínimo de erros e/ou dispêndios.

  Como manter sua empresa como referência em produtividade e eficiência? Como produzir mais e melhor com menos recursos? Como aproveitar ao máximo o que tem em mãos? Como aliar a tecnologia a seu favor para se atingir melhores resultados?  

Pensamos em alguns pontos que podem ajudar a sua organização a manter seus processos eficientes.

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1 – Segurança e disponibilidade de informações

Seria perfeito se sua empresa pudesse se ver livre de problemas não é mesmo? Mas infelizmente todas as organizações estão sujeitas a terem algum tipo de problema, não tem como se livrar disso. O que pode ajudar nesse caso é o jeito e a rapidez com que você vai lidar com isso. Reagir rapidamente e resolver o problema com eficácia é o diferencial e, para fazer isso, você precisa ter em mãos dados rápidos e atualizados. Trabalhar com uma rede segura, usando um software de igual segurança e que seja inteligente, traz ao seu negócio acesso seguro e confiável elevando a inteligência da sua organização.

2 – Automatização de processos

Não há necessidade de se realizar tarefas manualmente, quando essas tarefas podem ser automatizadas. Permita que suas tarefas sejam executadas com maior eficiência, procure um software para execução dos processos. Lembra do BPM? Falamos sobre ele aqui (link BPM). Ele é um recurso muito bacana para otimizar a eficiência da sua empresa e melhorar em todos os aspectos os processos de negócios.

3 – Redução do número de reuniões

Reuniões são importantes? Sim. Em excesso? Não. Você já teve a sensação de participar de uma reunião onde não foram encontradas soluções? E ter tido necessidade de agendar outra reunião para solucionar os problemas que surgiram nessa reunião? Pois é, deixe as reuniões para os assuntos cruciais, urgentes. Trate dos outros assuntos e compartilhe as outras informações de outras formas, como diagramas e softwares, por exemplo. Dessa maneira o tempo de sua equipe vai ser melhor gerenciado e o time não vai ficar frustrado por participar de encontros onde sentem que estão gastando seu tempo sendo pouco produtivos e tratando de assuntos repetitivos.

4 – Comunicação aberta

Crie o conceito de comunicação aberta, de colaboração entre a equipe. Se seu time sente que o feedback vem apenas verticalmente, se sentirá menos motivado e isso influenciará na produtividade e na eficiência.

5 – Definição clara de metas

Não adianta nada definir estratégias maravilhosas que você tem absoluta certeza que funcionarão, se sua equipe não faz a menor ideia do que você está falando. Use uma linguagem clara, faça com que eles entendam onde você quer chegar. A equipe precisa estar engajada e acreditar do que você acredita, para trabalhar em prol do objetivo. Esse é o grande segredo para que executem o que você espera. Da mesma forma, também não faz sentido definir metas impossíveis de serem alcançadas, isso vai gerar apenas mais frustração.   Hoje nós contamos com uma grande aliada no meio organizacional, que pode englobar uma série de tópicos que precisamos envolver em nosso meio de forma integrada, auxiliando no engajamento da equipe, na definição clara de objetivos e no acompanhamento dos processos, através de análise dos prazos, de métricas (indicadores) e de responsabilização de tarefas. Por que não utilizar esse grande recurso a seu favor? Mantenha sua empresa competitiva, seja reconhecida por sua eficiência nas entregas e conquiste a fidelização dos seus clientes. Queremos te apresentar o Hinc e mostrar como ele pode te ajudar a trabalhar com esses passos e muitos outros em busca dos melhores resultados para sua organização. Fale com um de nossos consultores! falar com consultor
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Nós vimos no post: “Como o BPM pode ajudar a sua empresa a atingir eficiência e eficácia nos processos“, e os motivos pelos quais as empresas estão buscando aderir a essa metodologia e implantá-la para melhoria dos seus processos.   Mas qual a melhor forma de reunir informações e implantar esse método? Qual o segredo para aproveitar ao máximo todas as vantagens que o BPM pode oferecer à sua empresa?   Para facilitar o entendimento dessas questões, vamos separar o gerenciamento dos processos em 6 procedimentos a serem seguidos ciclicamente, de forma a manter o princípio de melhoria contínua como cultura nos processos da organização.   bpm 2  

1) Planejamento

Parece um pouco óbvio, mas antes de qualquer coisa é preciso planejar. Nesse caso, a etapa se refere à definição de um projeto de gestão dos processos de negócios, onde é realizada a verificação dos problemas e quais suas possíveis soluções. Nessa fase, também é preciso analisar a ferramenta que será utilizada em todo o procedimento de BPM. É importante pesquisar, entender um pouco mais sobre o assunto e saber que, no mercado, existem ferramentas para auxiliá-lo nisso.  

2) Modelagem

Essa fase é o mapeamento da situação atual da organização, é o momento de realizar todo o levantamento de informações e detalhamento de todas as atividades que fazem parte dos processos da empresa. É interessante ainda definir a Cadeia de Valor, ou seja, quais são os principais processos, para que estes sejam colocados como prioridades na fase de modelagem. A partir daí, inicia-se o processo de questionários, entrevistas e outras técnicas para levantamento das informações e, então, começa a etapa conhecida como AS-IS, que são os desenhos dos fluxos dos processos atuais com a utilização de ferramenta de modelagem de processos.   Os fluxos ou fluxogramas (workflow) são muito importantes neste trabalho, pois eles geram uma visualização clara das etapas de trabalho da organização. Eles devem ser avaliados para que seja verificado se condizem com a realidade da empresa e validados ou ajustados, caso necessário.  

3) Simulação

O processo passa por um teste, utilizando uma ferramenta para simulação, para analisar se está ocorrendo como previsto ou se está havendo filas ou gargalos. Se estiver tudo se encaminhando conforme esperado, ele passa a ser utilizado na prática, se não, pode ser alterado antes do seu uso efetivo na empresa.  

4) Implantação

Nessa fase os processos são implantados e é necessário ficar atento às necessidades de treinamento, inserção de novos sistemas, aquisição de softwares ou ferramentas (que tornam essa implantação muito mais fácil e fluida) e, se preciso, mudanças na cultura organizacional e remanejamento de equipe. Essas mudanças são pontos muito positivos para o desenvolvimento da organização e servem tanto para melhorar o dia-a-dia de trabalho da equipe quanto para facilitar a gestão.  

5) Monitoramento

Como o conhecido Ciclo PDCA nos ensina, monitoramento é fundamental. Checar o desempenho dos processos constantemente faz com que os gestores sejam capazes de tomar uma medida corretiva mais rapidamente, alterando o quadro anormal e reestabelecendo os resultados de acordo com o que foi definido como esperado.  

6) Melhoria

Para realização de melhorias dos processos, faz-se primeiramente a análise e avaliação da situação presente (AS-IS), para a partir daí propor melhorias e realizar a modelagem do processo futuro, chamada TO-BE. Essa nova modelagem incluirá as melhorias necessárias, que podem envolver modificação de atividades, inclusão ou exclusão, documentos, regras de negócio, entre outros.   Para realizar todo esse processo na sua empresa, o uso de um software específico BPMS ou uma ferramenta com essa funcionalidade faz com que essa implantação seja muito mais fácil, rápida e segura. Com a utilização de um software, você integra todo o mapeamento e desenho dos fluxos, inclusão de formulários eletrônicos, regras de negócio, componentes de atividades, além de ter facilmente em mãos o monitoramento em tempo real das etapas do fluxo, dos maiores gargalos e receber alertas. Tudo isso amplia a capacidade dos gestores de terem uma imagem mais ampla do ambiente e facilmente praticar o Gerenciamento dos Processos de Negócios da sua organização.  

Veja também: Whitepaper Gratuito – Como gerenciar seus processos de negócios com o HINC.

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Os processos de negócios envolvem todas as atividades ponta a ponta que resultam em uma entrega de produto ou serviço ao consumidor final da organização. O Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM, do inglês Business Process Management) é uma avançada metodologia de otimização de processos de negócios, que surgiu e evoluiu a partir de dois assuntos anteriores: a Gestão da Qualidade Total e o BPR (Business Process Reengineering, ou Reengenharia de Processos).   BPM   A Gestão da Qualidade Total estava como prioridade de procedimento na maioria das empresas do mundo, nos anos 80. Logo após, a Reengenharia de Processos (BPR) veio como a segunda onda, na década de 90. No ano de 2006, após o lançamento do livro “Business Process Management: The Third Wave“, Howard Smith e Peter Fingar tornaram o gerenciamento de processos de negócios o assunto mais focado no meio das organizações. E não é pra menos: com a correta implementação do BPM e mantendo o foco na melhoria dos processos, as empresas devem então atingir os tão sonhados resultados do negócio – lucro, satisfação e fidelização de clientes, redução de custos, entre outros. Tudo isso acontece por meio do alinhamento dos processos com a estratégia da empresa, com os objetivos e com os seus valores.   As melhores práticas de gestão são selecionadas para a aplicação do Gerenciamento de Processos de Negócios – o mapeamento de processos, nível de maturidade, modelagem, documentação, plano de comunicação, planos de ação, automação, monitoramento por meio de indicadores de desempenho, por fim, o ciclo de melhoria contínua, PDCA – tudo isso para que os processos estejam em processo contínuo de melhoria para o alcance dos resultados esperados. Com essas ações podemos observar nas organizações enormes vantagens, como por exemplo, melhor performance dos processos e níveis superiores de qualidade.   Implantar a metodologia BPM na sua empresa é um grande passo para atingir eficiência e eficácia nos seus processos. É muito importante se manter competitivo em relação a esses termos, pois se seu concorrente entrega o mesmo produto com menor custo, menor prazo e mais qualidade, e ao mesmo tempo sua empresa não consegue atingir os objetivos de maneira eficaz, você provavelmente perderá seu lugar no mercado. Portanto, vamos listar algumas das várias vantagens que o BPM pode trazer para o fortalecimento da sua organização:

– Redução de prazos, economia de tempo em toda sua estruturação de processos;

– Agilidade para identificar e resolver problemas nos processos;

– Alta performance no desempenho operacional e corporativo, além de aumento de qualidade;

– Redução de custos e aumento de lucratividade;

– Visibilidade dos processos como um todo, melhorando a tomada de decisão.

  Porém, para alcançar todos esses resultados tão almejados pelos gestores de qualquer organização é preciso trabalho duro: implantar o BPM exige grandes esforços da gestão e comprometimento de toda a equipe envolvida. O procedimento não é tão simples nem tão rápido, e muitas vezes envolve mudança de culturas e comportamentos dentro da empresa. É importante, também, ter conhecimento suficiente nessa metodologia ou, quando não houver, contratar consultorias especializadas para a implantação.   Por isso nós temos ideias super legais de como você pode começar a adotar a metodologia do BPM na sua empresa, leia nossos próximos posts sobre esse assunto e saiba como alavancar seus processos dessa forma!  

Veja também: Como aproveitar ao máximo todas as vantagens do BPM

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Processos produtivos

Processos produtivos são compostos por diversas etapas, como compra de matéria prima, manufatura, embalagem, estocagem, controle de qualidade, vendas, etc. Resumindo, este processo consiste na transformação de recursos, onde é possível visualizar os dois extremos do processo: o input, ou entrada dos recursos a serem transformados, e o output, ou saída dos recursos transformados no processo.   Porém existem pontos dentro do processo que normalmente limitam sua capacidade final. Estes pontos são conhecidos como ‘gargalos’, e limitam a quantidade de produtos e/ou serviços ofertados aos clientes (internos e externos) em um determinado período de tempo.   CSR   Identificar gargalos no processo produtivo de uma empresa é uma tarefa bastante árdua, que não costuma acontecer de um dia para o outro. Infelizmente, muitas empresas têm o hábito de manter determinados processos, mesmo que estes não apresentem a efetividade que apresentaram no passado, se é que um dia apresentaram. Porém, por fazer parte das atividades diárias, e que resultarão diretamente no produto/serviço ofertado ao mercado, vale a pena identificá-los e, se necessário, mudar os processos, procurando sempre diminuir ou mesmo eliminar gargalos, otimizando os processos. Abaixo seguem sete passos para identificar e solucionar gargalos em seus processos produtivos:  

1 – Mapear e avaliar os processos

Inicialmente, faça um mapeamento dos processos atuais da empresa, avaliando o desempenho de cada um. Neste mapeamento será possível visualizar os gargalos que, por diferença de capacidade ou de simples desempenho, estão restringindo a capacidade do processo produtivo. Com o mapeamento será possível, também, visualizar uma larga escala de oportunidades de melhoria não aproveitadas.  

2 – Identificar os problemas e suas causas

Com o mapeamento dos processos, realize uma lista com os problemas críticos que estão diminuindo a eficiência do processo produtivo, causando os gargalos. Nesta parte, realize reuniões, permitindo que as equipes apontem os erros ou falhas que talvez você não esteja enxergando. Porém, cuidado para não fazer reuniões em demasia, atrapalhando ainda mais os processos já em execução e gerando desmotivação nas equipes responsáveis.  

3 – Buscar soluções e desenvolver Planos de Ação

Nesta etapa será possível buscar uma ou mais soluções para cada gargalo do processo produtivo. Porém, normalmente este é um processo difícil de realizar sozinho, então, novamente, busque nas equipes responsáveis para, juntos, encontrarem soluções criativas e eficientes através de um brainstorming, por exemplo, mantendo a equipe unida e integrada com o comprometimento de cada um, como parte do processo de mudanças, evitando ou diminuindo ao máximo as naturais resistências que surgem neste processo. O resultado disto será uma facilidade maior para a elaboração de Planos de Ação consistentes e que funcionem na prática.  

4 – Executar os Planos de Ação elaborados

Como não poderia deixar de ser, é importante continuar envolvendo as equipes responsáveis, garantindo a efetividade dos Planos de Ação e a otimização de fato dos processos produtivos.  

5 – Avaliar o desempenho dos Planos de Ação

Nem sempre um Plano de Ação desenvolvido trará a solução para o gargalo nos processos. Sendo assim, avalie sempre o desempenho de cada Plano de Ação, medindo se os resultados são satisfatórios ou exigem um Plano B, se os prazos estão sendo cumpridos, quem são os responsáveis por cada atividade, etc.  

6 – Pesquisar soluções alternativas

Um detalhe muito importante é não fazer com que os Planos de Ação elaborados engessem as atividades a serem realizadas. Jamais desconsidere outras opções apresentadas como soluções alternativas nas reuniões com a equipe (ou seja, escute-os realmente). Tais opções serão de fundamental importância para o desenvolvimento de um Plano B, caso o Plano de Ação inicialmente elaborado não apresente os resultados esperados na avaliação de desempenho.  

7 – Adotar a tecnologia como ferramenta para elaboração e medição dos Planos

Hoje em dia temos uma gama considerável de softwares que ajudam as empresas em diversas frentes. Voltado para o processo produtivo, temos ferramentas conhecidas pela sua eficiência na contribuição em resolver gargalos, elaborar e medir processos, entre outras coisas. Com um bom software de gestão de processos, é possível desenvolver uma estratégia de gestão e melhoria contínua, tornando útil a identificação de perdas com o intuito de reduzir custos de produção, por exemplo. Também é possível estabelecer indicadores, que permitem uma análise mais apurada dos resultados, garantindo aos gestores as melhores decisões possíveis que devem tomar para eliminar ou diminuir os prejuízos nos processos produtivos. Por fim, a elaboração de novos fluxos permitirá à empresa refazer seus processos e medi-los ao longo do tempo, com o objetivo de atingir os resultados esperados.   Com a ajuda das ferramentas acima, é possível localizar e solucionar gargalos de forma eficiente, proporcionando a correção de falhas nos processos produtivos e, consequentemente, a sua manutenção ao longo do prazo.   Continue acompanhando nossos materiais e fique por dentro de nossas dicas e muito mais.

Leia mais: Como controlar seus indicadores com o Hinc.

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Já pensou ter todo um trabalho de meses, quiçá anos de trabalho perdido? E o pior, pelo simples fato de ter errado na hora de se comunicar! Desesperador não?! Mas saiba que segundo uma pesquisa desenvolvida pelo PMI, 76% dos projetos fracassam devido a falha de comunicação. Este podemos dizer ser o principal motivo pelo Gerenciamento das Comunicações estar entre as partes mais importantes de todo o conteúdo PMBOK. Para resolver essa situação, muitas empresas investem no recrutamento e seleção de colaboradores que disponham de maiores qualificações profissionais, afinal, a visão do mercado é que uma melhor qualificação profissional, experiência de mercado ou mesmo embasamento acadêmico, garante que o profissional esteja qualificado para exercer algo simples e cotidiano como comunicar-se com outros envolvidos da equipe no decorrer da execução dos projetos e do cotidiano profissional. COMUNICAÇÃO2  

Gerenciamento das Comunicações

Contudo, esta decisão leva a uma frase máxima da gestão de pessoas: “Contrata-se pela competência técnica e se demite pela comportamental”. Para evitar essa situação, foi estudado um método que minimiza os riscos de falhas em projetos, o chamado Gerenciamento das Comunicações, que para estrutura-lo e realiza-lo de forma eficaz sugerem-se as premissas abaixo:  

1 – Definir quem será o responsável pelo Gerenciamento das Comunicações do Projeto:

Essa definição deverá ser divulgada a todos os envolvidos do projeto. Em caso de projetos multinacionais ou multiculturais recomenda-se a definir um idioma padrão para a comunicação.  

2 – Definir qual a infraestrutura envolvida para comunicação do projeto:

Todo e qualquer recurso que possa ser utilizado para a comunicação e armazenamento de informações pertinentes ao projeto. Exemplo: Software de Gerenciamento de Plano de Ação, Indicadores, Fluxogramas. Conversas no Whatsapp pelo Grupo criado para o Projeto e um fórum ou mesmo pastas de um servidor para armazenamento de documentos e outras informações formalizadas.  

3 – Estrutura de Documentação:

Definir o método e local de arquivamento das documentações e outras informações pertinentes ao projeto.  

4 – Lista de documentos do projeto:

Listagem dos nomes dos principais documentos utilizados para o gerenciamento do projeto. Nem toda informação contida na Estrutura de Documentação é listado neste item, como por exemplo as mensagens trocadas em Grupos do Whatsapp pertinentes ao projeto. Um determinado projeto pode definir que os históricos das mesmas devem ser armazenados semanalmente enquanto que ela não seria listada neste item por não ser um documento formal.  

5 – Plano de Reuniões:

Define-se como serão convocadas as reuniões, se haverá tempo de mínimo de antecedência ou se terá uma data fixa para a mesma. Também deverá definir os itens mínimos para a comunicação de uma Reunião.  

6 – Atas dos Eventos de Comunicação:

Deverá documentar qual o modelo de ata de reunião a ser seguido para toda e qualquer reunião, seja extraordinária ou não.  

7 – Eventos de Comunicação:

Definir um mapa com todas as reuniões, apresentações ou eventos propriamente ditos (Exemplo: Reunião Kick off) para o bom alinhamento de todos os envolvidos direta ou indiretamente pelo projeto.  

8 – Plano de Divulgação:

Definir um mapa de todas as ações de divulgação que serão necessárias ao longo do projeto, com seu respectivo objetivo, custo e responsável por aplica-lo.   Com as premissas listados acima, as possibilidades de convergir as habilidades e competências da equipe a estabelecer uma comunicação uniforme, sem ruídos e conflitos aumentarão drasticamente os resultados obtidos dentro do projeto em questão

Clique aqui para conferir um modelo de Gerenciamento das Comunicações.

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