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A todo momento somos bombardeados com informações, vindas de todos os lados. Não seria ideal se o essencial para a realização  de suas tarefas diárias estivessem agrupados em um local de fácil acesso?   Lembrar seus colaboradores das tarefas planejadas, de suas pendências, e ainda sofrer com a falta de histórico das atividades realizadas na sua empresa não dá mais!  

“40,1% das empresas alegam problemas de comunicação”

“Projetos mal gerenciados desperdiçam 12% dos recursos das organizações.”

(Problemas mais citados por empresas segundo PMI)

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Deixe o Hinc lhe ajudar, veja como!

  Uma das formas que o Software de Gestão Hinc lhe auxilia é integrando  o e-mail pessoal de seus colaboradores com o software.  Para isso basta informar o e-mail nas configurações de cada usuário e selecionar os relatórios desejados. Com isso, o sistema irá enviar automaticamente os relatórios escolhidos, tendo entre eles as seguintes opções:  
  • relatório de atividades;
  • notificações do sistema;
  • relatório de fluxos;
  • aviso de etapa iniciando;
  • mensagens internas.
 

Relatórios de Atividades

Assim que seu cronograma de atividades estiver inserido no Hinc, basta definir a frequência e o horário na qual deseja-se receber os relatórios de atividades. O relatório de atividades será enviado, na frequência estabelecida, com a listagem de atividades a serem realizadas no dia, as que já estão atrasadas e ainda aquelas para os próximos 7 dias.  
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1. Parte da tela do perfil do usuário com destaque para o campo de e-mail; 2. Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário
 

Logo abaixo, temos um exemplo do relatório que você receberá no e-mail, assim se inicia o dia com os cronogramas das tarefas em mãos, num simples acesso ao e-mail.

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Exemplo de relatório de atividade que os usuário recebem no e-mail
  E se você quiser atualizar essas atividades rapidamente, é muito fácil.   Não se preocupe!   O Hinc permite o acompanhamento de todas as suas atividades diretamente do e-mail recebido. Para isso  é só responder o relatório dizendo quais as alterações desejadas nas atividades. É possível alterar o estado (executar, pausar, cancelar ou finalizar), progresso (percentual de execução), datas (início e fim) e também inserir acompanhamentos e tempo gasto para a execução da atividade.  

Notificações do Sistema

  Tudo o que acontece no Hinc fica registrado e possibilita a realização de auditorias. Então, se você deseja ficar por dentro de tudo que acontece em um projeto, ou acompanhar se a sua equipe esta fazendo as suas atividades, basta marcar o Plano de Ação como notificável e habilitar o envio de notificações para seu e-mail. Veja como funciona:   1) Configurar envio de e-mail de auditoria e definir a frequência.
  • Instantaneamente – Sempre que qualquer alteração for realizada você receberá um e-mail na hora. Boa escolha quando poucos itens são acompanhados e há urgência no conhecimento das alterações.
  • Uma vez por hora – Pacote com notificações geradas nos últimos 60 minutos é enviada de hora em hora.
  • Ema vez por dia – Você escolhe em qual horário deseja receber um pacote com todas as notificações geradas nas últimas 24h
  • Uma vez por semana – Escolha um dia da semana para receber o pacote com as notificações geradas nos últimos 7 dias.
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Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para a configuração da frequência de envio das notificações do sistema
  2) marcar o plano de ação como notificável, se for o responsável do projeto ou comitê já vem marcado:   Picture 2016-07-19 16_23_24
Lista de usuário autorizados no plano de Ação, com destaque para o ícone de envio de notificação
  3) O e-mail é enviado conforme a frequência estabelecida e é semelhante ao exemplo abaixo.   5 - 05
Exemplo de notificação enviada ao cadastrar nova atividade. Notificações são geradas sempre que cadastros, edições ou exclusões forem realizadas
 

Relatório de fluxos

  O Hinc possui também o  módulo de fluxos, onde estão inseridos os fluxos de informação e trabalho, que podem ser customizados, adequando-se as rotinas e a cultura da sua organização. Cada fluxo possui etapas e os responsáveis por sua execução. Além disso, é possível determinar o prazo na qual cada etapa terá para ser executada.   Com os fluxos devidamente configurados o sistema saberá exatamente para quem e quando enviar os alertas de prazo para as etapas iniciadas. Nada é deixado para traz. Então, se você deseja que todos os envolvidos sejam informados do prazo para a finalização das etapas em que são responsáveis, ative o envio do Relatório de Fluxos no perfil de cada usuário e configure a frequência de envio.   6 - 06
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio do Relatório de fluxos
  Na mensagem recebida no e-mail, os fluxos são listados com os seus respectivos prazos e um link que leva diretamente ao fluxo em questão.   7 - 07
Exemplo de Relatório de fluxo recebido no e-mail
 

Alerta de Fluxos Liberado

  O módulo de fluxo também possui envio de alertas para as etapas iniciadas, onde as pessoas ou grupo de pessoas com autorização de edição  serão alertadas que um trabalho deve ser continuado. Logo que uma etapa é liberada o sistema envia uma mensagem para todas as pessoas que podem dar continuidade ao processo.   Para que os alertas sejam enviados para o e-mail dos envolvidos, basta ativar esse envio  diretamente no perfil de cada usuário.   8 - 08
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio de alerta de liberação de etapa
  No e-mail, o colaborador receberá uma mensagem informando que ele é responsável por dar continuidade ao processo, juntamente com o nome do fluxo e o link que direciona para a validação da etapa em questão:     9 - 09
Exemplo de relatório informativo que uma etapa foi liberada para você
 

Mensagens internas

  Você pode se comunicar com seus colaboradores, de forma fácil e rápida, através do sistema de mensagens dentro do próprio Hinc. No perfil de cada usuário, ative o direcionamento das mensagens para o e-mail.   10 - 10
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para habilitar/desabilitar o envio das mensagens para o e-mail
  Desta forma, sempre que receber qualquer mensagem interna no Hinc, a mesma será redirecionada para o seu e-mail. Também é possível responder a mensagem diretamente do seu e-mail e a resposta será direcionada para a pessoa que lhe enviou Hinc.  

  Viu como dá pra facilitar o acompanhamento das atividades do dia-a-dia?  Com esse conjunto de funcionalidades a empresa trabalhará melhor, mais integrada e a eficiência dos processos e rotinas será otimizada. Use o Hinc e faça que todos os envolvidos tenham a sua disposição as informações necessárias e fiquem por dentro do que está acontecendo.  

E então? Vamos dar uma nova utilidade para seu e-mail? Solicite aqui uma apresentação e veja isso e muito mais!

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O gerente de projeto é a pessoa que lidera a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Ele precisa ter mais que conhecimentos técnicos sobre gerenciamento de projetos, tem que influenciar pessoas, comunicar bem, gerenciar conflitos e crises e tomar decisões, sem falar que ele é o principal elo entre a estratégia organizacional e a realização do projeto.

Isso soa como uma missão desafiadora? E é, mas você pode se preparar bem.

  A seguir compartilharemos 8 livros que acreditamos que todo gerente de projeto deveria ler. Não deixamos de compartilhar os livros que gostamos muito, mas que foram editados, por enquanto, apenas em inglês. Adicione estes a sua lista de leitura!   livros  

1. Making Things Happen: Mastering Project Management – Scott Berkun

Este livro é composto por ensaios. Nele, Berkun, veterano da Microsoft, leva o leitor a percorrer seus 9 anos de experiência na liderança de projetos. O foco do autor na filosofia e teoria ao invés de especificidades do gerencimento de projetos faz seus conselhos atenderem leitores técnicos e não técnicos. Além disso, a tonalidade pessoal e experiência de vida faz seus conselhos serem relatáveis a todos.

2. Os 5 desafios da equipe: uma história sobre liderança – Patrick Lencioni

Um componente crucial da liderança é compreender como sua equipe trabalha. Lencioni explora dinâmicas de equipe na ficção de Kathryn Petersen, CEO responsável por uma empresa a beira de um desastre. Por meio de fábula, detalha-se as cinco disfunções de uma equipe e apresenta-se um questionário para você examinar sua própria equipe com passos para superar os problemas.  

3. The Deadline: A Novel About Project Management – Tom DeMarco


Aprenda sobre gerenciamento de projetos com a estória de Tompkins, um gerente de projetos que foi sequestrado e recebeu uma deadline impossível. A solução dele é pouco convencional: com uma grande equipe de desenvolvedores de software a sua disposição, ele divide esta em dezoito times. Cada um destes usa um método diferente, testa diferentes hipóteses e abordagens sobre gerenciamento de projetos. Você pode obter dicas importantes de como gerenciar efetivamente seus projetos.  

4. The ideal team player: How to Recognize and Cultivate The Three Essential Virtues – Patrick Lencioni

Neste livro Lencioni conta a estória de Jeff Shanley, um líder desesperado para salvar a empresa do seu tio restaurando o compromisso da equipe. Jeff constrói a cultura de contratar e desenvolver com base em 3 virtudes essenciais. Neste livro, Lencioni apresenta ferramentas práticas para identificar, contratar e desenvolver pessoas. Se você é um líder que está tentando criar a cultura de equipe ou um membro de equipe que está tentando se desenvolver, este livro será muito útil.  

5. Gerenciamento de Projetos Orientado por Valor – Harold Kerzner

Não adianta gerenciar as restrições de tempo, custo e desempenho, se a carteira de projetos está cheia de iniciativas que não agregam valor para o negócio. Este livro é um guia prático, de fácil leitura que modificará a forma como você enxerga e pratica o gerenciamento de projetos.  

6. A arte da guerra – Sun Tzu


Mais de 2000 anos se passaram desde que o líder militar Sun Tzu colocou seus princípios de como ser um líder destemido. Estes princípios continuam aplicáveis e sendo comentado por executivos no mundo todo. O livro fala de liderança, estratégia, resolução de conflitos e gerenciamento de recursos.  

7. Multiplicadores: como os bons líderes valorizam você – Liz Wiseman
 e Greg McKeown

Para mostrar como as pessoas podem transformar inteligência em capacidade de resolver os maiores desafios do mundo, Liz Wiseman, especialista em assuntos de liderança, junto com seu consultor de gestão, Greg McKeown, explorou dois perfis de líderes: os Multiplicadores e os Diminuidores. Liz e Greg identificaram essas práticas e habilidades fundamentais para qualquer um que queira desenvolver sua capacidade de liderança a partir de entrevistas e de um amplo conhecimento dos ambientes corporativos. A obra traz o olhar de quem já atuou, durante 17 anos, com 150 executivos, em 35 empresas espalhadas em quatro continentes.  

8. Talking from 9 to 5 – Deborah Tannen

Para um gerente de projetos comunicar com muitas pessoas diferentes é um fator crítico. Este livro aborda os diferentes estilos de comunicação e os mal entendidos que podem surgir quando pessoas com diferentes estilos conversam. Aprendendo sobre estas diferenças você pode lidar melhor com elas. Ótima leitura! Conte-nos o que achou!
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Um diagnóstico de projetos consiste num instrumento com o objetivo de levantar todos os aspectos empresariais necessários, como vendas, estoques, processos produtivos, estrutura de custos, geração de caixa, etc. Tal qual ocorre em nossa vida pessoal, periodicamente é necessário que façamos um check-up em nossa empresa, e tal qual ocorre na medicina, nas empresas também podemos utilizar ferramentas como o diagnóstico de projetos para realizar tal check-up.   Services   Com o atual desenvolvimento tecnológico, é imprescindível a utilização de softwares para tal tarefa. Com eles, além de podermos centralizar os dados num mesmo local (e o que é melhor, um local virtual, que não ocupa espaço físico), podemos cruzar estes dados com outros dados, realizando o acompanhamento necessário com a obtenção de novas, consistentes e constantes informações importantes para a tomada de decisões.   Todo e qualquer diagnóstico de projetos deveria responder, de forma imparcial, as algumas perguntas como: O que foi realizado até o momento na empresa? O que deve ser feito? Quem são os responsáveis por cada tarefa? Quais são as intervenções necessárias a certas atividades? Estas intervenções são rentáveis? Existe clima na empresa que admita tal intervenção? E quanto ao longo prazo, o que fazer? Com as respostas e frente aos levantamentos efetuados é possível traçar metas, objetivos, prazos de execução e definir os responsáveis por cada atividade.   A finalidade ao responder a questões como as acima (e a outras que surgirem) é colocar em evidência qualquer desarmonia entre as estruturas da empresa ou entre a empresa e a realidade do mercado onde está inserida. Sendo assim, torna-se o diagnóstico um instrumento valioso e indispensável de gestão. Ele possibilita uma visão global e dinâmica da empresa, definindo um roteiro geral ao processo decisório.   Porém, deve-se ter em mente a não adoção de soluções já prontas, empacotadas ou milagrosas. O objetivo do diagnóstico é apresentar uma abordagem direta, profunda e eficaz, adequada ao objetivo a ser alcançado. Uma maneira de se obter isto é utilizando metodologias, como a dos pontos fortes e fracos da empresa, além do levantamento das oportunidades e ameaças à mesma – a famosa Análise SWOT, uma das tantas metodologias úteis que podemos utilizar ao fazer um diagnóstico.   Os pontos fortes deverão ser explorados ao máximo; os pontos fracos serão elencados com as causas e sugestões de correção. Tais pontos (forças e fraquezas) são resultantes da posição atual da organização no ambiente externo, quase sempre relacionado com os fatores internos. É neste ponto que será elaborado o Planejamento para uma nova rodada (ou a primeira, dependendo do caso) do ciclo PDCA. Com a aplicação de um plano de melhoria (contínua) será possível rentabilizar seus pontos positivos e diminuir seus pontos fracos.   Desta forma o diagnóstico terá atingido seus objetivos: identificação de problemas, determinação das causas destes problemas, avaliação dos recursos humanos e as qualificações e responsabilidades necessárias para a implantação das soluções encontradas. Ao final do próximo ciclo PDCA, um novo diagnóstico deverá ser feito, com as perguntas anteriormente citadas e/ou com novas, conforme necessidade.

Caso queira saber mais sobre PDCA  leia também:

Ciclo PDCA: Porque devemos visualizar como uma ferramenta orgânica

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Segundo o PMBOK esta área de conhecimento é responsável por identificar, integrar, combinar e coordenar as outras áreas de conhecimento e seus grupos de processos no gerenciamento de projetos.   integrate  

Termo de Abertura do Projeto

O termo de abertura do projeto é um dos processos encontrados no gerenciamento de integração do projeto. Ao termos o primeiro contato com o cliente, com suas ideias, e seus requisitos surgem gastos com recursos,  deslocamento, planejamento etc.  Para minimizar gastos com projetos que não terão continuidade utiliza-se a prática do uso do Termo de Abertura do Projeto (TAP).  Nesse documento estará presente a descrição inicial do que se sabe do projeto e é fundamental pois autoriza formalmente o início do projeto, a alocação de recursos e da autonomia para o gerente de projeto agir. No documento teremos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação forma de início do projeto. Segue agora uma lista de itens, com uma explicação sucinta, que podem ser utilizados para a criação de um Termo de Abertura do Projeto:  
  • Objetivos do produto e do projeto
– Descreve quais os produtos e serviços que o projeto irá produzir.
  • Descrição do escopo do produto
– Declara as principais características e resultados dos serviços e produtos a serem entregues.
  • Justificativa do Projeto
– Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.
  • O que faz parte do escopo?
– É importante indicar o que faz parte do projeto e o que não se relaciona ao projeto para que não haja cobranças futuras de itens não tratados pelo projeto.
  • Restrições do projeto
– Indicam os limites do projeto, limites de custo, limites de data, etc.
  • Premissas do projeto
– São fatos considerados verdadeiros mesmo que sem prova real de sua existência para que o planejamento seja executado. É provável que se uma das premissas não for cumprida alguma das metas do projeto (custo, prazo) não será respeitada.
  • Partes interessadas do projeto
  • – Aqui temos os principais envolvidos com o projeto, incluindo é claro o gerente de projetos e patrocinador do projeto.
  • Riscos iniciais definidos
  • – Nesse item busca-se antecipar os possíveis problemas e riscos que o projeto venha a enfrentar.
  • Aprovação [nome e assinatura]
  • – Nome e assinatura dos principais envolvidos, como forma de selar o acordo dos itens descritos no termo de abertura.
  O Fundamental é que o Termo de Abertura tenha informações suficientes permitindo assim que os escritórios de projetos e organizações priorizar quais projetos irão ser realizados primeiro ou até mesmo deixar de serem realizados.   Agora que você já conhece umas das principais parte do PMBOK confira também nosso eBook:   ebook projeto site                              
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