Diariamente somos convocados a apagar “incêndios”. Uns mais outros menos, mas aquelas atividades que não estão planejadas para o nosso dia tendem a aparecer e esperam que dediquemos parte do nosso tempo para solucioná-las.   Pode não ser uma boa ideia agregar atividades de médio e longo prazo, como aquelas vinculadas ao planejamento estratégico, quando você é o principal “bombeiro” da empresa e possui uma rotina de trabalho complexa. Completar essas atividades e administrar as anteriores, pode se tornar algo fadado ao insucesso.   Neste post traremos alguns pontos que podem te ajudar. Vamos tentar incorporar na sua rotina as ações que são importantes para o devido cumprimento do seu planejamento?    

Planejamento estratégico: Rotinas X Execução

Estruture seus planos de ação

  Um grande planejamento é ainda mais difícil de acompanhar e executar se não for fracionado em partes menores, em atividades ou tarefas.   Além de montar a estrutura sequenciada das atividades, recomendamos destacar quais são aquelas que possuem prioridade média ou alta, os vínculos de término e início (exemplo: atividade Y só começa depois que terminar a atividade X) e o prazo limite para execução – se você não for capaz de cumprir o prazo de frações menores, uma a uma, como vai atingir o objetivo maior, não é mesmo?  

Organize seu dia

Estabeleça uma avaliação matinal para as atividades que você precisa fazer – ao longo do dia – além da sua rotina, aquelas vinculadas ao planejamento estratégico. Com elas em mente, vai ficar mais fácil de filtrar os “incêndios” que vêem até você e cumprir com todos seus objetivos diários, dos menos aos mais complexos.   A responsabilidade para com as atividades do planejamento estratégico estará presente no seu dia enquanto executares qualquer outra atividade, principalmente se atividades de grande impacto (prioridade, ou marco do seu plano) forem da pauta estratégica do dia.  

Mecanismos de alerta

Crie mecanismos de alerta para acompanhar e antecipar o final do prazo na execução de qualquer atividade, independente de sua importância para o contexto geral do planejamento. Se você achar que pode deixar sempre para depois tarefas que não são de prioridade alta, esqueça que você vai conseguir atingir o objetivo do plano como alinhado na sua criação.   Se quiser saber como funciona o nosso mecanismo de alertas aqui na NPU, nos procure que será um prazer compartilhar a ferramenta que utilizamos para pautar toda essa estrutura de alertas, organização, estruturação de planos de ação e planejamento estratégico de sucesso.  

Reuniões periódicas

Se você já está fazendo tudo isso que relacionamos ao longo deste texto e outras pessoas estão envolvidas nas atividades estratégicas do seu plano, reúna-se com elas semanalmente, mensalmente, conforme a demanda do planejamento e monitore os avanços.   É possível que as pessoas estejam em momentos diferentes de amadurecimento com relação à gestão de um planejamento estratégico e divergências ocorram. Estas ocorrem principalmente pelas entregas fora do prazo e não conforme o que foi alinhado (uma falha de comunicação pode “jogar fora” várias horas investidas de cada um).   Para melhorar esse alinhamento entre os agentes envolvidos o segredo e o plano de ação! Assim voltamos ao primeiro tópico deste post. Convide os envolvidos às boas práticas que você já conheceu. Quando todos melhorarem, as chances de sucesso aumentam e os “incêndios” diminuem.  

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Whitepaper: A arte do planejamento: Melhorando resultados em meio a crises

A comunicação é basicamente constituída por emissor, codificação, mensagem/meio, decodificação e receptor. A codificação do conteúdo deve ser feita levando em conta que tipo de receptor estará do outro lado, e também tendo em vista como será decodificada por ele. O meio também é fundamental, pois será por onde sua audiência tomará contato com a mensagem, sendo necessário escolher um veículo que esteja ao alcance dele. Os ruídos são quaisquer interferências que um processo de comunicação possa sofrer até a chegada ao receptor. Os ruídos podem ser resultados de elementos internos e externos. Falaremos a seguir em como criar uma comunicação sem ruídos, para que ela percorra todo o trajeto atingindo seu objetivo final, que é a compreensão da mensagem por conta de seu público, e também em como ele pode ocorrer em cada etapa, podendo ser ajustada com informações obtidas no feedback.

  Codificação Os ruídos podem estar presentes na codificação da mensagem quando utilizamos muitos dados técnicos, por exemplo. Com o crescimento da internet, alguns fabricantes de geladeiras tiveram que ajustar sua comunicação digital do ponto de vista semântico. Na indústria eles chamavam seu produto de refrigerador, porém para o público-alvo era somente uma geladeira. Para ganhar relevância nos buscadores e serem encontrados por possíveis clientes, fabricantes e varejistas tiveram que se adaptar, e comunicar do jeito que o mercado queria. Portanto codificando sua mensagem de maneira diferente do que vinha sendo feito. Meio/Mensagem Ocorre quando a comunicação é feita por meio de uma mensagem não adequada, com pontuação deficiente ou incorreta, erros ortográficos, grafia ilegível ou assunto não pertencente ao repertório de sua audiência. Um bom exemplo são as receitas médicas, que muitas vezes não são compreendidas pelo farmacêutico. Neste caso o ruído gerou até alteração na legislação, que obriga o médico a escrever a receita com letra legível. É fundamental que o conteúdo da mensagem seja acessível ao receptor, portanto o menos entrópico possível. Decodificação Ao tomar contato com a mensagem, o receptor precisa de repertório, um ambiente favorável e um certo tempo para decodificá-la. Um outdoor, por exemplo, precisa ter poucas palavras, pois o receptor terá pouco tempo para vê-lo, já que muitas vezes estará no carro. Caso o texto seja longo, haverá ruído, já que ele não conseguirá chegar ao final da mensagem. Outro exemplo pode ser uma interferência em uma transmissão de rádio ou em um telefonema, que pode prejudicar o entendimento por parte do receptor. Feedback  “Quanto mais diretiva for a informação, melhor será o feedback”. Esta frase está na página 75 do livro “A sabedoria das abelhas” de Michael O’Malley. Num fluxo de comunicação o feedback é fundamental para que possamos recolher informações sobre a mensagem transmitida. Uma página antes, na página 74, o autor cita um exemplo da Cisco Systems, empresa líder em Networking, que programou um sistema que permite a companhia rastrear diariamente as encomendas das equipes de venda, avaliando e reagindo às tendências do mercado.A empresa também se utiliza da tecnologia para transmitir informações para mais de 50 mil funcionários. Ao final do mês, a Cisco sabe como foi seu desempenho mensal apenas 4 horas depois do fechamento contábil, podendo passar um feedback rápido para os colaboradores que farão os planejamentos futuros. Nunca estaremos livres de ruídos na comunicação, eles são inerentes à transmissão de uma mensagem. Quando queremos engajar uma equipe em torno de um plano de ação é fundamental fazer com que todos tenham acesso aos prazos e entregas. O Hinc é uma plataforma web de Gestão Estratégica que engloba: Planos de Ação, Objetivos, Indicadores, Fluxos, além de um sistema de Comunicação e agenda integrada. Com isso, é possível evidenciar todas as etapas do cronograma, fazendo com que a comunicação seja direta, evitando ruídos e facilitando o feedback, que conforme vimos anteriormente, é fundamental para a avaliação de todo o processo. A agenda integrada do Hinc, permite que os usuários tenham acesso as agendas de outros colaboradores e/ou recursos de sua organização. Cada alteração na agenda é informada via mensagem no Hinc e email. Isso evita ruídos e facilita a comunicação entre os envolvidos numa mesma atividade.

Comunicação

Todos estes exemplos nos mostram a importância de uma comunicação eficiente, e de como vale o esforço da empresa para que suas estratégias e planos de ação estejam ao alcance dos colaboradores chave para aquele planejamento. Afinal, “a eficácia da comunicação depende de como a mensagem é expressa, assim como do conteúdo da mensagem em si. Uma comunicação ineficaz pode significar que se optou por uma mensagem errada, ou que a mensagem certa foi transmitida insatisfatoriamente” Philip Kotler Você ainda tem dúvida da importância de uma comunicação eficiênte? Quer conversar mais sobre isso? Deixe-nos seu comentário!  

Gestão à vista

Como o mundo está cada vez mais acelerado, existe uma tendência de se trabalhar com gestão à vista, uma metodologia que pode ajudar a funcionalizar o ser humano, primeiro pelo pensar, através da criação e análise de indicadores; depois pelo sentir, pelo contato e sensação (sentimentos) que os indicadores provocam; e finalmente pelo querer e agir, ou seja, o momento da tomada de decisão e da ação.

Listamos 7 motivos para você se apaixonar por gestão à vista:

1. Agilidade

Rápido e fácil acesso aos dados da organização;

2. Dashboard

Fácil interpretação e visualização de indicadores através de dashboard com dados, gráficos, informações estratégicas, gerenciais e operacionais;

3. Transparência

Verdade e transparência em relação aos fatos;

4. Ambiente adequado

Criação de um ambiente de conscientização e busca de resultados, através da análise e verificação da evolução dos números;

5. Planejamento

Agir de forma preventiva ou corretiva, através dos planos de ação e fluxos de trabalho (rotinas e processos);

6. Tempo

Possibilidade de agir tendo o tempo como aliado, pois quando podemos consultar constantemente os dados de forma fácil e segura, é possível se movimentar com mais velocidade e eficiência;

7. Equipe

Ambiente dinâmico possibilitando que a equipe tenha mais interação com foco no objetivo comum a todo o momento.

A utilização de um software 100% web pode contribuir para a implementação de uma gestão à vista na sua empresa. Uma plataforma online torna possível o acesso ao dashboard (painel de controle de indicadores) de qualquer lugar e em qualquer situação, agilizando os processos e facilitando as tomadas de decisão. Essa tecnologia pode auxiliar também no acompanhamento dos avanços e atrasos dos planos de ação (leitura de oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos, análise de fluxos) e facilitar a comunicação, através de mensagens e notificações automáticas.

Com as informações à vista, a liderança pode trabalhar com fatos e evidências, vencendo resistências e fornecendo informações o tempo todo para a equipe.

Como funciona a gestão na sua empresa? Ficou interessado em adotar a gestão à vista? Deixe um comentário!

A crise atual não implica apenas em alterações profundas no cenário econômico brasileiro, mas também reflete na mentalidade de todas as lideranças empresariais. A mudança de pensamento de positivo para pessimista é sentida algum tempo depois, diretamente no mercado. Esse tempo, mesmo curto, pode ser um fator determinante para dar um passo a frente e preparar a empresa para encarar um período de baixo faturamento.

Dentro desse contexto algumas medidas são cruciais e consideradas muito eficientes em momentos de crise. Separamos as mais pertinentes com o intuito de orientar os gestores a atravessarem momentos de incerteza. No final desse post, queremos que você tenha entendido qual o efeito que a crise pode gerar e como utilizar as ferramentas certas para impedir que ela atinja a sua empresa.

Dificuldades enfrentadas

Em muitos casos, quando a crise chega, o gestor está totalmente despreparado e isso reflete diretamente no impacto que a empresa irá sofrer. Ignorar um ano difícil, sem um planejamento e um plano de ação bem definidos para atravessá-lo, pode ser fatal para o negócio e, muitas vezes, a falta de capacitação é um ponto que afeta grande parte dos gestores.

Baixa nas vendas, dificuldade em negociar dívidas com bancos e fornecedores por conta da alta dos juros e redução de prazos, desperdícios de tempo e recursos da empresa, e investimentos mal feitos são as dificuldades mais enfrentadas e que exploram as habilidades dos executivos para encarar um ano de incertezas.

Contorne os obstáculos com inteligência

Quanto maior o nível de conhecimento que um gestor tenha, maiores serão as habilidades que ele terá para encarar os desafios gerados por um ano difícil. Então, mantenha-se atualizado com relação às notícias da economia e, principalmente, as que mencionem o seu mercado de atuação em específico.

Além disso, participar de cursos e palestras focados no mercado onde seu produto ou serviço atua será muito importante para expandir os seus horizontes e possibilitar que enxergue alternativas brilhantes para superar um momento de crise. O conhecimento de técnicas e a posse das ferramentas necessárias farão toda a diferença para a sua empresa.

Gerir sua empresa

Práticas que manterão a empresa firme durante a crise

Inicialmente as tarefas podem ser difíceis, mas os benefícios gerados impedirão que a empresa passe por dificuldades durante um ano de incertezas. Vamos às práticas!

Foco no planejamento

Preparação é fundamental. Como transformar perigos em oportunidades? Como identificar oportunidade de crescimento em tempos difíceis? Respondendo: é necessário que os gestores tracem e sigam disciplinadamente os planos compatíveis com a missão, visão e valores da organização. É necessário que se traduza a estratégia em planos de ação, e que estes saiam do papel e virem ações.

Aumente a sua visão de mercado

Pesquise o que os seus concorrentes estão fazendo para se prepararem ou reverterem o quadro, veja como o mercado está reagindo à crise e qual é a tendência e, enfim, quais as ferramentas e técnicas que pode adotar para driblar a situação com profissionalismo e firmeza.

Negocie preços com fornecedores

Esse é um bom momento para você negociar os preços que há tempos vinham sendo praticados, assim como os prazos de pagamento. Aproveite para explorar novos fornecedores, pois é na dificuldade que surgem grandes oportunidades.

Enxugue despesas

Sempre dá para eliminar gastos em algum ponto da empresa e mesmo que seja temporário, dedique-se a um plano para redução de despesas, conservando a reserva de caixa. A elaboração de metas de redução de despesas com premiação pode ajudar. Defina os principais indicadores de desempenho para controle destas metas, trace um plano de ação com atividades, prazos e prioridades, e mãos à obra.

Envolva toda a empresa no processo

Essa estratégia pode trazer grandes benefícios. Ofereça incentivos aos funcionários que apresentarem boas ideias para a economia da empresa ou a gestão em geral. Além de se sentirem importantes para o negócio, você ainda poderá descobrir novos talentos dentro da sua própria empresa.

Conte com ajuda profissional

Todo esse processo pode ser trabalhoso e ainda correr o risco de não surtir o efeito desejado devido à falta de capacitação dos executivos. Nesse caso, contar com o auxílio de uma empresa especializada poderá definir o sucesso de um plano emergencial. Profissionais qualificados com acesso a ferramentas poderosas criarão estratégias eficientes para ajudar a empresa a superar um ano de incertezas.

Essas são algumas das principais armas que podem ser utilizadas a seu favor. No entanto, outras podem ser descobertas e aproveitadas por você conforme aumente o seu nível de conhecimento. Pratique essas ideias e prepare-se para enfrentar um ano de incertezas.

E você? Tem alguma ideia para compartilhar conosco? Deixe o seu comentário!