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Mesmo fazendo parte do nosso dia-a-dia, poucas vezes paramos para pensar no que realmente significa a palavra planejamento. Creio que a maioria das pessoas pode dar uma definição, mas poucas realmente compreendem a grandeza do significado inserido nessa palavra.   Assim, antes de pensarmos em realizar um bom planejamento, é importante compreender o que significa Planejamento.  Pensando assim, o que você compreende como planejamento?   Então, o Planejamento é uma ferramenta gerencial que proporciona a sensibilidade para identificar, ao longo do tempo, ações necessárias ao enfrentamento de estrangulamentos e desafios institucionais que devem ser vencidos. planejamento Compreende-se como um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes.   Além de compreender o conceito de planejamento, você sabe quais os benefícios que o bom planejamento proporcionará a suas empresas?   Já dizia Peter Drucker, “O que pode ser medido pode ser melhorado”. Um planejamento bem realizado oferece inúmeras vantagens à organização, tais como:
  • Permite controle apropriado;
  • Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente;  Melhor coordenação das interfaces do projeto;  .
  • Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos;
  • Propicia um grau mais elevado de assertividade nas tomadas de decisão.
Para realizar um planejamento com sucesso, devemos seguir os seguintes passos:   Análise do ambiente: Analisar a situação atual dos negócios para descobrir como está sua empresa, tanto internamente, como em relação ao mercado. Essa etapa é fundamental, já que é o alicerce do restante do planejamento. A analise do ambiente pode ser baseada nos fundamentos da matriz swot (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).   Metas e objetivos da organização: Determinar os objetivos e as metas com clareza àquilo que pretendemos atingir. Quanto mais detalhadamente descrevermos nossos objetivos, mais fácil será alcançá-lo. Após definir as metas, é possível através de um software mensurar os indicadores para controlar e analisar o desempenho das suas metas já definidas.   5w2hq   Os indicadores são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, assim como seus projetos, programas e políticas, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança.   Após desenhar os indicadores para avaliar suas metas, é interessante o gestor montar painéis de indicadores, que forneçam informações sobre o andamento dos projetos, o desempenho da equipe e da organização, auxiliando assim os gestores na tomada de decisão.   Defina estratégias: Defina estratégias e coloque no papel como iremos de fato atingir nossas metas. Após saber onde estamos, onde queremos chegar e com quem iremos lidar, é hora de traçar o caminho a ser seguido.   Estabelecer recursos para sabermos o que temos à nossa disposição para a concretização de nosso projeto. Nesse ponto, é importante levantar dados sobre os recursos financeiros, materiais e, sobretudo, humanos.   Para determinar as estratégias podemos criar planos de ações baseados na metodologia 5W2H.   O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.   5w2h   Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar fácil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.   Execução das atividades e acompanhamento das atividades: Após construir o plano de ação, é hora de dar vida ao planejamento. Com base nas informações levantadas nas outras fases, é chegada a hora de “colocar a mão na massa”.   E nesse momento é importante a organização ter a sua mão uma plataforma que possibilite visualizar o andamento da metodologia 5w2h, mostrando principalmente a atividade que deve ser realizada, os prazos e responsáveis, auxiliando assim o gestor na hora de controlar suas metas estipuladas anteriormente.   Através do plano de ação, podemos realizar acompanhamentos para mantém um histórico do projeto com as lições apreendidas.   Nesta fase, antecessora a avaliação final do planejamento, é importante realizar avaliações constantes, verificando as atividades que estão atrasadas, e possibilitando replanejar.   Controle e avaliação: Controle e a avaliação é a fase em que levantamos todos os pontos positivos, os negativos e o quanto de nossos objetivos iniciais foram alcançados. Esse feedback vai servir como uma bússola, para nortear os próximos passos da empresa.   Para sua organização conseguir realizar um planejamento de sucesso, apresento-lhe o Hinc, uma plataforma voltada para gestão por resultados. Nesta plataforma, você conseguirá desenhar e acompanhar seu planejamento auxiliando assim a sua empresa alcançar os resultados que deseja.   Além de planejamento no Hinc é possível criar Planos de Ações, Indicadores, Fluxos, realizar uma comunicação integrada com agenda e e-mail, e que facilitará sua empresa no controle e gerenciamento dos seus Projetos, Processos, Atividades, Tarefas, Pessoas, entre outros.

Leia também, Como realizar o planejamento no Hinc e a metodologia 5W2H: “Whitepaper: “A arte do planejamento: Melhorando resultados em meio a crises!

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Com o fim do ano cada vez mais próximo, ainda mais com o cenário econômico complicado que estamos atravessando, é comum enfrentar incertezas na hora de decidir estratégias que possam fazer com que o ano de 2016 seja menos difícil. Buscar formas de reduzir custos e melhorar a organização da equipe é algumas das soluções mais comuns para aumentar a produtividade. Agora, é hora de começar o planejamento estratégico de 2016. E melhor fazer isso o quanto antes.

  Case explorando planejamento 2016

Planejamento estratégico

 

Como definir o planejamento estratégico para 2016?

  Algumas soluções – que mesmo durante um momento de crise econômica conseguem aumentar a eficiência da gestão de projetos e fazer com que a sua equipe consiga melhores resultados – precisam ser planejadas com antecedência.   Esse é um dos métodos de assegurar que sua empresa sobreviva às dificuldades de 2016. Uma delas é a adoção de um bom software de gestão,que, quando implantado de maneira assertiva, auxilia muito na eficiência do trabalho.   Além disso, é de extrema importância começar a pensar no futuro refletindo em atitudes e mudanças de comportamento reais. Nesse post, você vai ser capaz de enxergar o que é importante levar em consideração na hora de fazer o planejamento para 2016, almejando atravessar um ano sem grandes problemas. Acompanhe!  

Foque na eficiência e na produtividade

Ao contrário do que muitas empresas fazem em momentos difíceis, normalmente não é necessário cortar o número de funcionários do seu negócio. O mais importante é fazer com que todos trabalhem com mais eficiência para aumentar a produtividade e, consequentemente, gerar mais lucros. Para que isso seja possível, é importante entender e gerenciar os processos dos colaboradores, criando formas de melhorar a gestão dos projetos da empresa.   Aplicar um software de gestão, por exemplo, ajuda a identificar objetivos e metas reais para que funcionários tenham um melhor entendimento da urgência e da necessidade de cada um deles. Outro ponto importante seria comunicar essas demandas de forma mais simples e eficiente. Isso faz com que você consiga controlar a produção e fazer com que a gestão de projetos traga mais produtividade para sua organização. Nesse contexto, na intenção de realizar o planejamento do próximo ano com eficiência, pense em:  
  • Metas claras e objetivas;
  • Ferramentas que façam com que o trabalho seja mais eficiente;
  • Incentivar a colaboração;
  • Reduzir tarefas desnecessárias;
  • Afastar distrações;
  • Criar um sistema de feedbacks diretos.

Não se esqueça de analisar

  Outro erro muito recorrentenas empresas no momento da organização de prioridades é esquecer-se da importância da análise dos dados. Ao controlar a gestão de projetos, com o intuito de melhorar a produtividade, você consegue coletar informações importantes que podem ajudá-lo a identificar erros e problemas, corrigi-los e preveni-los. É importante refletir e fazer uma auto avaliação do momento atual para realizar o planejamento do ano seguinte:  
  • As vendas aumentaram ou diminuíram?
  • Quais foram os feedbacks dos clientes?
  • Como está a produtividade da equipe?
  • Os clientes mais lucrativos são novos ou recorrentes?
  • Quais foram as principais falhas no último ano?
  • Quais metas foram atingidas e quais não foram? Por quê?
  • Como está a comunicação entre os gestores e os funcionários?
Ao analisar esses dados e responder essas perguntas, você consegue reorganizar os processos da empresa, fazendo com que seja possível corrigir pequenos problemas. Mas não se trata apenas de correção: análises constantes auxiliam (e muito!) a gestão de projetos a identificar os pontos fortes da equipe e atitudes de sucesso, para que você possa investir em ampliar essas práticas e obter resultados ainda melhores, evitando os erros cometidos no passado e conseguindo atingir sucesso nos próximos passos.  

Aproveite a tecnologia

  Como já citamos antes, trabalhar com um software de gestão pode facilitar todo esse processo. Além de melhorar o planejamento e a execução de tarefas, faz com que sua equipe veja um aumento da produtividade evitando desperdício de tempo e de talento. Soluções em softwares, como o Hinc, fazem com que os projetos possam ser gerenciados de forma simples, auxiliam na organização de processos e na monitoração de fluxos e mostram indicadores mensuráveis para que você saiba quais atitudes tomar rapidamente. Aproveite o que a tecnologia tem a oferecer, trabalhe com análises constantes para fazer com que sua empresa consiga driblar a crise que o país deve enfrentar no ano que vem, e deixe sua equipe trabalhar com mais produtividade e eficiência.  

Conheça o Hinc e descubra como podemos auxilia-los em 2016

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Planejamento de obras

O planejamento de obras contribui para a coordenação e a harmonia dos esforços e das ações das pessoas de diferentes áreas de um empreendimento. Além disto, possibilita a definição de padrões necessários ao acompanhamento da execução do planejado, medindo o desempenho das atividades e adaptando-os aos planos traçados.

Gantt Chart with hand holding pen

Com base em Welsch (1993), Anthony e Govindarajan (2002) e Horngren, Foster e Datar (2000), listamos cinco benefícios que as rotinas de Planejamento podem fornecer para qualquer empreendimento:

1. Objetivos e padrões realistas

A elaboração de um Planejamento por si só não garante que os prazos e custos definidos sejam, de início, realistas. Porém, o acompanhamento da execução e a comparação deste com o que foi planejado permite que a empresa adquira novos conhecimentos sobre o processo de planejamento, possibilitando a otimização de planejamentos futuros, tornando-os mais próximos da realidade.

2. Limites de gastos e prazos a serem cumpridos

É preciso deixar claro o desempenho esperado. Para tal tarefa temos duas ótimas ferramentas: o Cronograma Físico-financeiro e o Cronograma de Desembolso. A primeira cruza as informações orçadas e planejadas (cronograma de execução de cada atividade orçada) mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente (conforme a necessidade), apresentando o quanto se espera executar, em valores e em forma de competência.  Já a segunda ferramenta citada apresenta o quanto se espera desembolsar (ou seja, o fluxo de caixa) mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente (conforme necessidade), também cruzando informações do orçado e do planejado (cronograma de cada atividade orçada), levando em conta cada insumo utilizado na composição de cada serviço planejado.

3. Critérios de desempenho

Servirão como um referencial para a avaliação da performance do empreendimento. Por exemplo, indicadores de produtividade do realizado em relação ao planejado medem e avaliam a performance do empreendimento no dia-a-dia, tanto em relação a prazos quanto a custos.

4. Coordenação e comunicação da equipe

Por meio do entrosamento e do balanceamento de todos os fatores de produção ou serviços internos das unidades responsáveis pelo empreendimento (engenharia, compras, administrativo de obras, etc), o Planejamento torna os objetivos compreendidos e aceitos por todos.

5. Instrumento de avaliação

É preciso esclarecer que o Planejamento é o instrumento de avaliação do real desempenho do empreendimento. O Planejado para cada obra (Orçamento e Planejamento/Cronograma) será o padrão da mesma. A comparação entre o Planejado (padrão) e o Realizado possibilitará a avaliação e o aprimoramento de vários fatores. Listamos alguns:

a. Se a obra está no prazo, adiantada ou atrasada em relação ao Planejado;

b. Os Cronogramas Físico-Financeiro e de Desembolso, ambos de forma mensal, quinzenal ou semanal;

c. A relação entre o que foi medido fisicamente da obra (ou seja, executado), periodicamente, com o que está comprometido (pago e a pagar);

d. O aprimoramento do processo de Planejamento, melhorando Planejamentos de obras futuras e, conseqüentemente, o controle e o resultado destas.

A arte do Planejamento de obras traz resultados positivos visíveis a toda equipe envolvida, que adquirirá muito mais conhecimento e aprimoramento. É o ponto de partida que torna possível a elaboração de padrões, para que se possa comparar o realizado, analisando os resultados e estabelecendo melhorias para as próximas etapas e obras.

Saiba mais:

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Whitepaper: A arte do planejamento

A sua empresa tem visão, missão e valores? Você já parou para analisá-los?

Ter o VVM bem definido é essencial para garantir que a cultura organizacional esteja alinhada, que os colaboradores saibam qual é a base da empresa em que trabalham, conheçam os princípios que norteiam as ações tomadas diariamente e aprendam a caminhar junto com a empresa, em busca das metas traçadas.

Produzimos um whitepaper para auxiliar nessa trajetória. Desde de a importância do VVM até o planejamento estratégico, indispensável para o sucesso de qualquer projeto. Saiba como um plano de ação pode se tornar um grande aliado.

Hinc - a arte do planejamento   CLIQUE AQUI e acesse o whitepaper! Espero que goste! Colaboração: Leonardo da Silva e Lincon dos Santos Banner pronto
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Como uma ferramenta pode ajudar no planejamento estratégico?

Atualmente, planejamento é fundamental em todos os tipos de negócio. E é justamente disso que a Matriz SWOT trata. Desenvolvida na década de 1960, o termo SWOT é um acrônimo das palavras strenghts, weaknesses, opportunities e threats que significam respectivamente forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A análise SWOT integra a visão interna (pontos fortes e fracos) e externa (ameaças e oportunidades) da empresa.

ANÁLISE  

O passo-a-passo para a realização da Análise Swot é apresentado abaixo:

1. Divida o cenário da empresa em duas partes

Para entender melhor o cenário em que a empresa está inserida, é necessário dividi-lo em ambiente externo (variáveis que afetam a empresa de fora para dentro) e ambiente interno (variáveis que partem de dentro da empresa).

2. Analise o ambiente interno

No ambiente interno, é necessário determinar as forças e fraquezas da empresa em comparação com outras empresas do seu segmento.

3. Avalie o ambiente externo

As oportunidades e ameaças fazem parte do ambiente externo e variam de acordo com o mercado em que a empresa está inserida. Por exemplo, uma oportunidade para uma empresa pode ser o surgimento de novos nichos de consumidores. Já uma ameaça pode ser o lançamento de uma nova tecnologia por um concorrente.

4. Analise o cenário encontrado

Com os dados levantados e descritos em diagrama pode-se fazer a análise do cenário. A matriz SWOT ajuda a determinar a posição atual da empresa e antecipar o futuro, visando às oportunidades e precavendo as ameaças.

As empresas geralmente se empenham em avaliar seus pontos fortes e fracos, fazem a análise SWOT, mas falham em atacar os problemas e evitar que comprometam seu futuro. As causas das falhas na implementação dos planos estratégicos podem estar relacionadas a falta de priorização, de definição dos responsáveis pela missão, de estabelecimento de metas, de revisão das ameaças e oportunidades ao longo do tempo, pois o ambiente pode ter sofrido alterações.

Para ajudar a resolver estas questões, o software HINC foi desenvolvido para evidenciar o que deve ser feito, quais são as prioridades, identificar os responsáveis, os indicadores, ou seja, são detalhadas as metas, que serão futuramente cobradas. Se durante o planejamento foi identificada uma ameaça, é preciso fazer alguma coisa. Se tem uma oportunidade inexplorada, precisa-se definir a ação para materializar o que é bom.

Todo o trabalho de planejamento, feito com ajuda da análise SWOT ou não, precisa ser acompanhado no dia-a-dia. Este acompanhamento é que vai garantir que os planos sejam realizados.

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