Gestão da qualidade, Sem categoria

Ciclo PDCA: Porque devemos visualizar como uma ferramenta orgânica

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que está entre as mais conhecidas do mundo. Concebido por Walter A. Shewhart, físico e engenheiro norte-americano (conhecido como o “pai do controle estatístico de qualidade”), e amplamente divulgado por William E. Deming, estatístico, professor universitário e também norte-americano, tem como foco principal a melhoria contínua. Por isto mesmo, o Ciclo PDCA deve ser visto como uma ferramenta orgânica, com a flexibilidade necessária para adaptar-se aos mais diversos cenários de cada empresa.   Tem como objetivo principal tornar ágeis, claros e objetivos todos os processos da gestão de uma empresa. Tem o potencial de ser usado em qualquer tipo de empresa, e em qualquer área dentro destas, buscando alcançar um nível superior de gestão a cada dia.   CICLO   A estrutura do Ciclo PDCA funciona melhor quando a enxergamos como uma ferramenta flexível. Como estágio inicial, temos o Planejamento da Ação, seguida da Execução do que foi planejado. Posteriormente, temos a checagem do que foi executado. Por fim, a análise e comparação das ações com aquilo que foi planejado, iniciando a implantação de novas ações, desta vez para correção das falhas surgidas no processo ou produto. Porém, a idéia do Ciclo PDCA é não ter um fim em si, mas ao final de um ciclo, ser “rodado” novamente, desta vez um nível de gestão acima do anterior (melhoria contínua).  

P

No ‘Plan’ (planejamento), o gestor estabelecerá metas (quando da implantação inicial do Ciclo PDCA) e/ou identificará elementos causadores de problemas que impedem o alcance das metas (quando este já estiver rodando, neste caso, pós-fase ‘Act’, que falaremos mais adiante), estabelecendo novas metas a partir das análises anteriormente realizadas. No caso de o ciclo já estar sendo rodado, é necessário analisar todos os fatores que influenciam os problemas, identificando as possíveis causas. Por fim, o gestor definirá um (novo) plano de ação eficiente. É quando começa a rodar o Ciclo PDCA num estágio novo, normalmente acima do anterior.  

D

Na parte ‘Do’ (fazer, execução), serão executadas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do(s) Plano(s) de Ação. Não há mistério nesta parte. Porém é importante lembrar que as medições do que se está executando ocorrerão paralelamente à execução. Portanto, é necessário estabelecer formas eficazes de medição/mensuração, ao mesmo tempo em que estas medições/mensurações não devem atrapalhar a própria execução. Muitas empresas criam processos de medição/mensuração tão detalhados, que os colaboradores perdem mais tempo medindo/mensurando do que executando. Isto pode gerar uma série de distorções, como perda de tempo realizando o “controle do controle”, insatisfação do colaborador, indicadores que nem sempre condizem com a realidade (pois foram preenchidos apenas por obrigação), entre outras coisas. Lembre-se: o mais importante é a execução do que deve ser feito. Depois é a mensuração para posterior análise e tomada de decisões. Elabore isto de forma simples e objetiva, sem processos inúteis e/ou mirabolantes. E evite, de todas as formas, processos repetidos, como por exemplo, preencher a mesma informação em mais de um local.  

C

A etapa seguinte é o ‘Check’ (checagem, verificação), onde o gestor deverá avaliar as medições/mensurações dos resultados obtidos com a execução das atividades realizadas na etapa anterior. Avaliar resultados e processos, comparando-os com o planejado e com os objetivos consolidando informações e confeccionando relatórios específicos.  

A

Por fim, temos a etapa ‘Act’ (ação), que consiste em tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. A partir daqui o gestor poderá definir novos planos de ação para a melhoria da qualidade dos procedimentos, com o objetivo de correção máxima de falhas e aprimoramento dos processos da empresa. É ao término desta etapa que o Ciclo se reinicia, sempre num nível mais acima de gestão, ou seja, num nível mais aprimorado.   É de suma importância lembrar que, por ser verdadeiramente um ciclo, o Ciclo PDCA deve ser flexível, orgânico, como já foi dito anteriormente, pois ele de fato irá “girar” constantemente. Ele não tem um fim obrigatório e especificamente definido. Com as ações corretivas no final do primeiro ciclo é possível (e desejável) que seja criado um novo planejamento para a melhoria de determinado procedimento, reiniciando todo o processo. Hoje existem softwares que auxiliam na implantação e acompanhamento de Ciclos PDCAs, onde é possível definir todo o planejamento, estabelecendo metas, prazos e responsáveis; acompanhar toda a execução do que foi planejado, medindo e mensurando em tempo real tudo que acontece; checar e analisar as informações obtidas do que foi executado; e agir sobre tais análises, redefinindo os processos e reiniciando o Ciclo, mantendo a equipe integrada e todo o processo organizado e simples de visualizar. Ter estas informações centralizadas num software é de vital importância para qualquer empresa que pense e aja com melhoria contínua.  

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