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Como agregar agilidade e flexibilidade ao processo de trabalho: dicas para as agências obterem melhores resultados

Sentir-se desafiado é algo comum para os profissionais de marketing. Com tantos avanços tecnológicos, novas tendências e um mundo digital lotado, é preciso estar sempre inovando em todos os processos existentes na agência para melhorar os resultados e o envolvimento dos clientes.

 

Após o fechamento do contrato, sua agência não irá fazer tudo sozinha, um dos mais comuns e impactantes desafios está no fato de a agência depender não apenas dos seus profissionais, mas também da participação do cliente no projeto. O cliente precisa estar ciente desde o momento da negociação com a agência, que grande responsabilidade pelo sucesso do projeto depende dele. A falta de envolvimento muitas vezes acaba gerando atrasos, mudanças de escopo, alterações nos custos e, consequentemente, desgaste entre as partes. O planejamento é muito importante, mas não só ele, é preciso manter comunicação ágil e clara entre as partes. Alterações no projeto podem (e devem, quando o cliente ainda não está satisfeito) ocorrer, mas é preciso rápida resposta às mudanças para que o projeto não saia do trilho.

 

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Mas como gerenciar estas questões com o cliente?

Existem alguns pontos fundamentais para otimizar o processo de trabalho e os projetos em uma agência. Vamos propor algumas ideias práticas:

Responsabilização

Como mencionamos, é de extrema importância explicitar ao cliente, desde a negociação, que boa parte das entregas depende dele, e que se ele atrasa, todo o projeto atrasa. É interessante documentar todas as tratativas com o cliente e disponibilizar estes documentos para acesso rápido. Elaborar um projeto com tarefas, prazos, responsáveis (incluindo as atividades de responsabilidade do cliente também) e validar este com o cliente faz toda a diferença. Usar um software para isso, faz com que o cliente possa acessar e receber periodicamente alertas sobre as atividades que deve fazer e o que está em atraso, acompanhar os prazos, identificar se está cumprindo com suas responsabilidades no projeto. Tudo isso sem lotar a caixa de email do cliente e economizando muitas reuniões de alinhamento entre as partes.

Envolvimento do cliente durante todo o andamento do projeto

Você fechou o trabalho com o cliente e nos próximos dias não vai existir nenhuma entrega efetiva. Como mostrar a ele no que você está trabalhando, como está o andamento do projeto ou se houve algum atraso sem a necessidade de realizar várias ligações ou encher sua caixa de e-mails para lhe dar satisfações? Para o cliente acompanhar em tempo real como está o projeto, o uso de um software é importante para analisar os prazos, os comentários feitos pelos responsáveis e ter uma visão geral das entregas, aumentando a agilidade e a transparência.

Gerenciamento de horas planejadas e realizadas

Muitos projetos fechados pelas agências com os clientes são orçados considerando horas de trabalho, por isso o gerenciamento e controle das horas dos profissionais são essenciais. A maior parte das vezes são as horas trabalhadas dentro do planejado que garantirão os resultados. Se as agências não possuem uma ferramenta prática para apontamento de horas, fica muito complicado desenvolver todo o controle para avaliar o que foi planejado e o que foi efetivamente trabalhado. Nesse contexto, é bacana utilizar a tecnologia a seu favor e adotar um software prático e que entre como uma luva na sua agência, no sentido de ser flexível e customizável. Assim você e sua equipe pode planejar as atividades do projeto, apontar (na mesma plataforma) as horas realizadas para as atividades, visualizar o progresso e discrepâncias entre planejado e executado, documentar as justificativas para esses eventos e calcular os custos do seu projeto de maneira simplificada e com evidências. Assim, economiza-se horas na gestão dos projetos, principalmente quando se tem projetos múltiplos.

 

Utilizar uma plataforma que faz tudo isso: gerenciamento de projetos e processos (workflows) em um ambiente de colaboração, compartilhamento de documentos e discussão faz a diferença. Conheça o HINC!

 

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