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Como ampliar a colaboração usando o HINC

O cotidiano de uma empresa é sempre muito corrido, e com isso, é necessário que elas busquem saídas que aumentem a comunicação dentro das organizações.  A comunicação é um meio de troca de informações, sendo mal interpretadas poderão causar sérios prejuízos financeiros, desencontros de execução de tarefa assim como constrangimento pessoal e organizacional.  Cabe à comunicação, instrumento de aproximação do poder da organização de sua base e também de acompanhamento da realidade cultural da empresa, mediar os processos dentro da organização.   Assim, uma alternativa que vem ganhando espaço é a utilização de ferramentas colaborativas que auxiliem os gestores e os colaboradores a realizar a comunicação e saber em tempo real o que acontece dentro da sua empresa.   COLABORAÇÃO   As ferramentas colaborativas são softwares que auxiliam no desenvolvimento de tarefas realizadas por um grupo que busca, por meio do trabalho coletivo, cumprir um projeto ou um objetivo em comum.  A partir da produção coletiva abrangida por tais ferramentas, é possível compreender que novas formas de cooperação, construção do conhecimento, inteligência coletiva e atividades colaborativas podem ser potencializadas.   O HINC traz essa proposta, uma ferramenta criada para auxiliar as empresas a melhorar a comunicação interna e dos seus processos organizacionais, com foco em ampliar a colaboração e otimizar a gestão.   Uma das primeiras regras básicas que o Hinc cumpre para proporcionar uma boa comunicação é uma linguagem simples e compreensível a todos. Além disso a plataforma é 100% web que você pode conectar de qualquer lugar do mundo, basta apenas ter acesso à internet: o sistema é totalmente implementado na nuvem, reduzindo assim ainda mais os custos.   Além da forma simples de comunicar-se, com o Hinc podemos documentar os processos e aproximar os responsáveis pelos projetos, facilitando a comunicação entre os líderes e responsáveis criando assim um fluxo contínuo para o projeto.   imagem 01   O Hinc é capaz de gerar alertas por e-mail para os responsáveis pela atividade, comunicando o que deve ser feito e quais etapas ou tarefas estão atrasadas. Esta função além de facilitar o trabalho do líder, possibilita ao colaborador organizar suas atividades de forma mais ágil e fácil.   A figura acima mostra um alerta recebido no e-mail do responsável pela atividade, além de alertar sobre o que deve ser feito, o colaborador pode realizar acompanhamentos da atividade atrasada, editar a data de início ou fim ou até mesmo mudar o percentual de execução pelo próprio e-mail.   O Hinc também proporciona aos gestores e equipes informações de todas as mudanças realizadas, seja nos planos de ação, seja nos indicadores, um acompanhamento de atividade ou alteração de qualquer dado no sistema.   imagem 03   Além de poder documentar e acompanhar as atividades da sua organização, os colaboradores que utilizarem o Hinc terão disponível uma agenda integrada com todos os colaboradores que estão alocados em departamentos da mesma empresa.   A ideia da agenda do Hinc é organizar o trabalho da sua equipe, para que se cumpram datas agendadas e os prazos estipulados.  Conforme a imagem abaixo, percebemos que todos os usuários do Hinc têm acesso à agenda dos seus colegas de trabalho e podem agendar e convida-lo para suas reuniões.   Outra função importante da agenda é poder gerir os recursos físicos da organização. Um exemplo, caso a empresa disponha de uma sala de reuniões, basta cadastrá-las no sistema e o Hinc criará uma agenda para este recurso. Com isso, a organização consegue evitar que sejam marcados dois eventos nesta sala durante um mesmo período de tempo.   Além disso, a Agenda é totalmente vinculada com os Projetos ou Planos de Ação. Sempre que um colaborador é listado como recurso de uma atividade, automaticamente a data da atividade é alocada na agenda do colaborador. Na agenda, é possível escolher como as atividades irão aparecer: apenas pela data de início, durante todo o período da atividade. Além disso, a Agenda é totalmente vinculada com os Projetos ou Planos de Ação. Assim os colaboradores são responsabilizados e alinhados, como as datas estão visíveis na agenda, eles tem conhecimento de quando devem realizar as entregas que estão em seu encargo.   imagem 04   Uma vez que o usuário possui uma agenda no Hinc, o sistema poderá sincronizá-la com outras agendas. Esta integração é realizada com a agenda do Google, Apple e Outlook.   Esta integração é feita em outros módulos da plataforma, como é o caso dos Planos. Ao criar uma atividade e lhe designar um responsável e uma data, ela aparece automaticamente na agenda do usuário identificado como recurso.   Além da agenda, o Hinc possui um módulo chamado Comunicação, responsável por toda a comunicação interna. Neste módulo, o usuário poderá encaminhar e receber mensagens, visualizar quem viu sua mensagem, verificar todas as notificações do sistema.   Além de todas essas funções relacionadas à comunicação que o Hinc disponibiliza, o sistema permite o controle e gerenciamento dos seus projetos, processos, atividades, tarefas, pessoas e objetivos, auxiliando os gestores a agirem estrategicamente a partir de evidências, acompanhar o desenvolvimento e a sinergia de sua equipe e organização como um todo.

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