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Como aproveitar ao máximo todas as vantagens do BPM

Nós vimos no post: “Como o BPM pode ajudar a sua empresa a atingir eficiência e eficácia nos processos“, e os motivos pelos quais as empresas estão buscando aderir a essa metodologia e implantá-la para melhoria dos seus processos.   Mas qual a melhor forma de reunir informações e implantar esse método? Qual o segredo para aproveitar ao máximo todas as vantagens que o BPM pode oferecer à sua empresa?   Para facilitar o entendimento dessas questões, vamos separar o gerenciamento dos processos em 6 procedimentos a serem seguidos ciclicamente, de forma a manter o princípio de melhoria contínua como cultura nos processos da organização.   bpm 2  

1) Planejamento

Parece um pouco óbvio, mas antes de qualquer coisa é preciso planejar. Nesse caso, a etapa se refere à definição de um projeto de gestão dos processos de negócios, onde é realizada a verificação dos problemas e quais suas possíveis soluções. Nessa fase, também é preciso analisar a ferramenta que será utilizada em todo o procedimento de BPM. É importante pesquisar, entender um pouco mais sobre o assunto e saber que, no mercado, existem ferramentas para auxiliá-lo nisso.  

2) Modelagem

Essa fase é o mapeamento da situação atual da organização, é o momento de realizar todo o levantamento de informações e detalhamento de todas as atividades que fazem parte dos processos da empresa. É interessante ainda definir a Cadeia de Valor, ou seja, quais são os principais processos, para que estes sejam colocados como prioridades na fase de modelagem. A partir daí, inicia-se o processo de questionários, entrevistas e outras técnicas para levantamento das informações e, então, começa a etapa conhecida como AS-IS, que são os desenhos dos fluxos dos processos atuais com a utilização de ferramenta de modelagem de processos.   Os fluxos ou fluxogramas (workflow) são muito importantes neste trabalho, pois eles geram uma visualização clara das etapas de trabalho da organização. Eles devem ser avaliados para que seja verificado se condizem com a realidade da empresa e validados ou ajustados, caso necessário.  

3) Simulação

O processo passa por um teste, utilizando uma ferramenta para simulação, para analisar se está ocorrendo como previsto ou se está havendo filas ou gargalos. Se estiver tudo se encaminhando conforme esperado, ele passa a ser utilizado na prática, se não, pode ser alterado antes do seu uso efetivo na empresa.  

4) Implantação

Nessa fase os processos são implantados e é necessário ficar atento às necessidades de treinamento, inserção de novos sistemas, aquisição de softwares ou ferramentas (que tornam essa implantação muito mais fácil e fluida) e, se preciso, mudanças na cultura organizacional e remanejamento de equipe. Essas mudanças são pontos muito positivos para o desenvolvimento da organização e servem tanto para melhorar o dia-a-dia de trabalho da equipe quanto para facilitar a gestão.  

5) Monitoramento

Como o conhecido Ciclo PDCA nos ensina, monitoramento é fundamental. Checar o desempenho dos processos constantemente faz com que os gestores sejam capazes de tomar uma medida corretiva mais rapidamente, alterando o quadro anormal e reestabelecendo os resultados de acordo com o que foi definido como esperado.  

6) Melhoria

Para realização de melhorias dos processos, faz-se primeiramente a análise e avaliação da situação presente (AS-IS), para a partir daí propor melhorias e realizar a modelagem do processo futuro, chamada TO-BE. Essa nova modelagem incluirá as melhorias necessárias, que podem envolver modificação de atividades, inclusão ou exclusão, documentos, regras de negócio, entre outros.   Para realizar todo esse processo na sua empresa, o uso de um software específico BPMS ou uma ferramenta com essa funcionalidade faz com que essa implantação seja muito mais fácil, rápida e segura. Com a utilização de um software, você integra todo o mapeamento e desenho dos fluxos, inclusão de formulários eletrônicos, regras de negócio, componentes de atividades, além de ter facilmente em mãos o monitoramento em tempo real das etapas do fluxo, dos maiores gargalos e receber alertas. Tudo isso amplia a capacidade dos gestores de terem uma imagem mais ampla do ambiente e facilmente praticar o Gerenciamento dos Processos de Negócios da sua organização.  

Veja também: Whitepaper Gratuito – Como gerenciar seus processos de negócios com o HINC.