Gestão de indicadores, Sem categoria

Como mensurar a produtividade sem burocratizar.

A produtividade pode ser definida, basicamente, como a relação entre produção e os fatores de produção utilizados. Indo mais longe, a produtividade pode ser definida como o resultado daquilo que é produtivo, do que é rentável. Ou seja, a relação entre os meios, recursos e a produção final. É fruto da associação entre a técnica do trabalho e o capital empregado.   Os indicadores de uma empresa estão relacionados ao processo produtivo na geração de produtos ou serviços. Falhas na produção, por exemplo, quando corrigidas em tempo, evitam prejuízos na produtividade, e indicadores consistentes ajudam a identificar tais falhas. O problema surge quando algumas causas destas falhas surgem devido a algo intrínseco e necessário no próprio processo produtivo: a mensuração da produtividade.   productivity-cogs2   Como exemplo disto, temos a burocratização, que consiste em tornar complicado um processo simples, exigindo, por exemplo, demasiados detalhes em procedimentos corporativos ou pessoais que mais atrapalham o processo do que ajudam. Desta forma, muitas empresas, infelizmente, perdem demasiado tempo em rotinas e atividades inúteis, perdendo uma ótima oportunidade de aprimorar os processos.   Sendo assim, havendo a necessidade de mensurar a produtividade, como fazer isto sem burocratizar, ou seja, sem prejudicar aquilo que se está mensurando?   Inicialmente é importante que a empresa perceba quais são suas prioridades e repasse-as aos responsáveis. Obviamente, antes de repassar tais prioridades, você terá de estabelecer como irá medir os resultados. Neste ponto, lembre-se de não complicar os processos necessários que seus colaboradores terão de executar para apresentar os resultados periodicamente. Quando estiver criando indicadores, por exemplo, pense em como, no dia-a-dia, seus colaboradores vão preencher, em como isto vai interferir no dia-a-dia deles no trabalho, entre outras coisas do gênero. Por mais importante que sejam as mensurações que você necessita para tomar decisões, e por mais que tais processos tornem-se obrigações de seus colaboradores, processos mirabolantes de medições tornar-se-ão maçantes no dia-a-dia, fazendo com que não importe o quanto os colaboradores sejam produtivos. Eles apenas executarão as tarefas por obrigação, e neste processo, muitas vezes eles acabarão contando histórias, anedotas e algumas vezes completas mentiras sobre o que está sendo entregue. Obviamente este não é o objetivo!   Para conseguir alcançar tal objetivo, pense detalhadamente nos processos que serão necessários aos seus colaboradores: nível de detalhamento, quantidade de informações, tempo necessário versus tempo disponível de cada responsável (cruze estas informações com as das responsabilidades já adquiridas pelo colaborador responsável). Se necessário, simule tais processos antes de repassá-los aos colaboradores. Inicialmente, pense como se fosse você o responsável por aquilo no dia-a-dia e em como isto afetaria seus afazeres. Desta forma, evitarás passar processos que jamais serão realizados na prática, tornando-se apenas obrigações realizadas sem a responsabilidade devida.   Lembre-se: produtividade nada tem a ver com fazer um monte de coisas, mas, ao invés disso, sobre concluir as tarefas certas!   Por fim, existem softwares que ajudam a empresa a realizar, de forma simples e organizada, o hábito de planejar, fazer, checar e corrigir, quatro passos do método PDCA, da qual os processos de mensuração de produtividade estão inseridos. Com tais softwares, é possível ao empreendedor definir e acompanhar cada uma das etapas, identificando desvios e integrando a equipe aos objetivos.