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Software para controle de horas: torne definitivamente sua equipe produtiva

Cada vez mais as empresas tem buscado aumentar sua produtividade. O que tornou, por diversos fatores, latente as seguintes preocupações: “estou empregando corretamente meu tempo?”, “Será que terminarei no prazo?”, “Quanto em real vale meu tempo empregado em tais atividades?”, “Como definir prioridades na execução?”. Esses questionamentos fizeram que a Gestão do Tempo ganhasse destaque nos meios corporativos e individuais.

 

Algumas empresas enxergam como importante analisar o tempo planejado e executado no desenvolvimento de ações ou projetos, pois se eu trabalho por hora e precifico minhas atividades por hora, como tenho certeza que precifiquei certo? Ou mais, eu como gestor de equipes, como sei que tenho pessoas sobrecarregadas ou disponíveis para novos trabalhos?

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Para ter essas e outras respostas muitas empresas e organizações utilizam do controle de horas como ferramenta para a gestão do tempo. Assim é possível planejar horas para execução de determinada atividade, possibilitando sempre fazer as comparações entre o planejado e o realizado. Com o Software para Controle de Horas é possível que aloquemos as pessoas em atividades/projetos com uma quantidade X de horas diárias de trabalho e, quando tivermos outro projeto/atividade podemos verificar quantas horas aquele colaborador tem disponível para executar o trabalho.

Dessa forma não comprometemos o desenvolvimento e entregas de nossas ações, pois temos informações exatas do que podemos ou não fazer e se necessário alocamos outro colaborador no novo projeto.

Para melhor elucidar a importância do apontamento de horas e como um Software para controle de horas pode auxiliar, vamos aqui utilizar o exemplo de um escritório de arquitetura, mas lembrando que este tipo de gerenciamento se faz inerente a diversas outras áreas como agências de marketing, agências de publicidade e propaganda, engenheiros, consultores, entre outros.

 

Sabendo que uma obra pode sofrer modificações a qualquer momento, grande parte das dificuldades encontradas pelos arquitetos ao definir com clientes seus projetos se encontra na exatidão do tamanho desse projeto (tempo que ele vai levar para ser finalizado e quanto ele vai custar, principalmente). Além de ser importante para documentar aos clientes o andamento do projeto e não restar confusão em relação ao que foi acordado, manter organizados esses serviços também é fundamental para gestão interna dos escritórios de arquitetura, administrando melhor os seus recursos e o seu negócio.

 

Para isso, é importante definir e avaliar informações sobre seu escritório, como por exemplo os custos relacionados aos arquitetos, o valor de produção de cada um deles, a quantidade de horas que cada colaborador tem disponibilizada diariamente para se dedicar a um projeto, entre outros. O valor do projeto deve ser calculado com bastante cuidado, de acordo com seu planejamento, orçamento e custos. O problema entra geralmente no último item, o controle dos custos: conforme sabemos, as obras sofrem modificações, então o projeto pode acabar se estendendo por esses e outros motivos que fogem da alçada do arquiteto responsável e gerenciar esses custos que não eram previstos ou explicá-los ao cliente se torna uma tarefa bastante complicada. Pensando em facilitar essa situação e o gerenciamento de vários setores de organizações que precisam controlar custos de projetos de acordo com a quantidade de horas investidas, nós aprimoramos ainda mais o Hinc, para ajudá-lo com mais essa nova funcionalidade.

 

No exemplo abaixo, vemos uma parte de um projeto que está sendo executado pelo João. João definiu as datas para suas atividades e o alocou como responsável para que pudesse planejar as horas que se dedicaria a este projeto.

 

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No perfil de João, ele já definiu a sua Jornada de Trabalho, ou seja, a quantidade total de horas que ele trabalha em cada dia da semana pela empresa. Se João definisse o orçamento dos projetos apenas por hora trabalhada, ele poderia informar o valor de sua hora de trabalho e, ao executar o projeto, o Hinc informaria (nas colunas $ Horas Plan. e $ Horas Exec. da imagem anterior) os valores planejados e executados naquele projeto conforme as horas informadas.

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Após definidos os responsáveis por cada tarefa, é possível planejar as horas a serem executadas em cada uma delas, clicando no nome do responsável.

 

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Clicando no nome do recurso, abrirá uma tela de planejamento de horas da atividade em específico e informações daquela atividade, com um calendário onde especificamos as horas diárias que foram planejadas para execução. Automaticamente o Hinc informa e calcula quantas horas você ainda tem livre naquele dia para realizar outras tarefas (em verde) ou se você está sobrecarregado pois já está alocado em outras obrigações (em vermelho). Além disso, calcula também o total de horas que você planejou para aquela atividade específica.

 

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No andamento do projeto, você documenta o que está sendo realizado nos acompanhamentos, inserindo a quantidade de horas que executou naquele dia, ou deixa o contador do Hinc fazer a contagem por você. No final, é só colocar um acompanhamento novo registrando o que foi feito e as horas ficarão salvas no sistema.

 

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Feito isso, é fácil gerenciar o tempo gasto no seu projeto. Logo na tela do plano de ação, aparecerá as colunas com horas planejadas e executadas, onde você pode fazer facilmente essa comparação. Ou ainda, você pode utilizar o Controle de Horas, que abre uma tela gerencial para você visualizar seu desempenho por dia, semanas, meses ou anos, de acordo com sua necessidade de análise.

 

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Podemos observar assim, uma lista de quais atividades tiveram registro de horas planejadas/executadas e quais foram os responsáveis por elas, observando ainda o desempenho mensal (ou por outro período escolhido) do colaborador no projeto em questão.

 

Viu como é fácil e funcional? O gerenciamento do tempo pode ser usado em diversos segmentos de negócios e todos eles combinam perfeitamente com o Hinc! Tem alguma dúvida? Converse com um de nossos consultores!

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