Projetos eficientes

Job entregue, mas qual o custo do projeto?

E começa mais um ótimo dia na minha agência… o cliente me procurou, mapeei a necessidade dele, mandei o orçamento e ele fechou! Faturei, foi para a produção, tudo no prazo, a equipe soltou sua criatividade e o cliente ficou muito feliz com o resultado/entrega. Quase perfeito, exceto por um detalhe… Qual o custo do projeto? Quanto você efetivamente lucrou/perdeu em espécie neste serviço?

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Qual o custo do projeto?

E mais, neste processo tem uma etapa PRIMORDIAL para a saúde financeira e crescimento sustentável da agência: Como precificar o Job? A consequência deste ciclo, quase rotineiro e a primeiro olhar ótimo e digno de desejo, define qual será o resultado dos principais indicadores financeiros da agência e a saúde e sustentabilidade do negócio.

A agência de comunicação – seja ela digital, publicidade e propaganda ou design – é uma organização com estrutura projetizada, onde todos os membros das equipes são envolvidos nos projetos e as lideranças assumem o papel de GP’s. A estrutura da agência é orientada para as entregas do cliente, os Job’s, e assim a equipe trabalha para terminar as atividades que entram na pauta.

O conjunto de atividades que a equipe tem a realizar é a mesma e se repete de tempos em tempos. A mesma coisa acontece para o custo do projeto, ou seja, dessas atividades. O grupo de atividades que se repete é semelhante e assim podemos prever, com alto grau de acerto, o custo dessas atividades.  Simplificando… o que determina, basicamente, o custo do Job é o tempo de trabalho da equipe nas atividades repassadas.  Determinando quanto tempo é gasto  para entregar cada serviço da sua prateleira é o mais importante. Junte a isso outros detalhes como custos mensais, como água, luz, aluguel, etc e poderemos definir como os custos serão gerenciados. Água, luz, despesas comerciais e outros gastos fixos serão divididos pela força de trabalho disponível e alocado de acordo com o tempo, ou serão rateados estimando as vendas do período? São dois formatos que simplificam a gestão do custo e permitem chegar à um orçamento mais preciso.  

E os “freelas” ?

Bom, estes são fornecedores de serviços que fecham por entrega sendo este o custo direto de um Job e deve ser somado ao custo de trabalho da equipe interna. Controlar os custos é a última etapa do gerenciamento dos custos. Os dados atuais do PMI, instituição internacional de gestão de projetos, mostram que 12% do total de recursos da organização são desperdiçados em projetos – ou Job’s adaptando a linguagem – mal gerenciados. Ou seja, numa equipe de 10 pessoas, é como se uma estivesse ali apenas pelos gap’s e não consistências na gestão.  

Pensando na consequência para o negócio, grande parte das empresas e não só agências fecham as portas por não gerirem de forma organizada seus custos e a saúde financeira.   O simples, bem feito, vale muito e é nisso que acreditamos e seguimos com as agências que utilizam o Hinc.  No Hinc, por exemplo,  podemos estimar os custos já no modelo de atividades de cada serviço, os quais não são e nem pode ser engessados. Os serviços sempre irão receber melhorias e “afinamento” contínuo. Feito isso, está criada a linha de base e o parâmetro para precificar o Job.

Os custos fixos como aluguel, água, luz e telefone podem ser alocados na força de trabalho e divididos pela hora de cada um. Assim, o resultado será o custo total rateado no Job. Custos como impostos, “freelas” e outras aquisições  são alocados como custos orçados também na linha de base, e ao fim recebem o custo real se juntando ao total do que realmente foi gasto para tal entrega.  

Como resultado de toda essa organização teremos o comparativo, em uma única tela, de cada cliente e Job, do quanto foi planejado e quanto efetivamente foi gasto, visualizando a origem de cada real e unidade de tempo empreendidos pelas atividades.

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CUIDADO COM O “MAIS OU MENOS”!!

“Ah, mais eu sei mais ou menos quanto custa tal serviço então não vale a pena perder tempo controlando isto.”

Normalmente este barco naufraga quando acha que irá passar “mais ou menos” perto de um Ice Berg, quando vai enfrentar uma ressaca que dá “mais ou menos” pra aguentar, portanto realize o dever de casa e faça o planejamento dos jobs  para entregar serviços com prazos e custos melhor gerenciados.


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