Gestão voltada para resultados
Escopo do projeto com exemplo prático de sua especificação.
Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, isto é, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência deve-se previamente definir diversos itens, e assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados. Este artigo abordará o que é declaração do escopo do projeto ou especificação do escopo do projeto (nome traduzido no PMBOK 5ª Edição), a sua importância e ainda disponibilizar um exemplo prático de seu uso.
O PMI (Project Management Institute), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo (mais de 700.000 membros certificados), possui diversos padrões mundiais para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto, na qual está incluso o guia de conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). Esse padrão reúne um conjunto de ferramentas fundamentais e fornece base de conhecimento, reconhecida mundialmente, para que os gerentes de projetos exerçam o gerenciamento de projetos e entreguem resultados organizacionais.
Escopo do Projeto e sua especificação
No Guia PMBOK 5ª Edição temos 47 processos agrupados em 5 grandes grupos de processos:
– Iniciação
– Planejamento
– Execução
– Monitoramento e Controle
– Encerramento
No grupo de processos de planejamento encontra-se o processo “Definir o Escopo“ na qual irá determinar claramente e formalmente o escopo dos trabalhos a serem entregues e servirá como auxílio para tomada de decisões futuras. A especificação do escopo é uma das saídas desse processo e é um importante registro para que os principais participantes aprovem e estejam em conformidade com as bases estabelecidas no documento. O detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto e nele estarão descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Segue agora uma lista de itens, com uma explicação sucinta, que podem ser utilizados para a criação de uma Especificação de Escopo do Projeto:
Objetivos do produto e do projeto
– Descreve quais os produtos e serviços que o projeto irá produzir.
Descrição do escopo do produto
– Declara as principais características e resultados dos serviços e produtos a serem entregues.
Justificativa do Projeto
– Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.
O que faz parte do escopo?
– É importante indicar o que faz parte do projeto e o que não se relaciona ao projeto para que não haja cobranças futuras de itens não tratados pelo projeto.
Restrições do projeto
– Indica os limites do projeto, limites de custo, limites de data, etc.
Premissas do projeto
– São fatos considerados verdadeiros mesmo que sem prova real de sua existência para que o planejamento seja executado. É provável que se uma das premissas não for cumprida alguma das metas do projeto (custo, prazo) não será respeitada.
Partes interessadas do projeto
– Pertencem a esse grupo: os principais envolvidos com o projeto, incluindo é claro o gerente de projetos e o seu patrocinador.
Riscos iniciais definidos
– Nesse item busca-se antecipar os possíveis problemas e riscos que o projeto venha a enfrentar.
Aprovação [nome e assinatura]
– Nome e assinatura dos principais envolvidos, como forma de selar o acordo dos itens descritos na especificação do escopo.
Lembrando que o PMBOK é um guia para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto e cada projeto possui suas particularidades. Portanto, novos itens, ajustes e melhorias devem ser realizados para melhor desempenho dos seus projetos. Logo abaixo há um modelo de Especificação de Escopo para melhor entendimento dos itens citados.
Exemplo do escopo do projeto e sua declaração na prática.
Com um documento de declaração de escopo do projeto, como apresentado acima, o seu projeto terá uma excelente base a ser seguida e servirá de orientação para a gestão do projeto e trará ao projeto resultados superiores. Siga esse modelo e aprimore o seu uso para alcançar melhores resultados e realizar entregas corretas dentro do que foi acordado com os principais envolvidos. Agora veja como declarar o escopo do projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
Autor
Analista de Sistemas HINC Formado em Ciências da Computação UFSC e MBA em Gestão de Projetos pela FGV.
9 Comentários
Sergio Filho
Parabéns !!
Muito Interessante.
Abraços,
Sergio
Sergio
Excelente!!!
Me ajudou muito..
Obrigado
Eder
Muito bom, ajudou bastante.
Nayene Franco
Muito bom!!!!!!! Obrigada!!!
Marcio Souza
Excelente material..ajuda muito!
Obrigado.
Gilberto Grando
Muito bom… recomento
Leo Yudi
Parabéns pelo material, muito instrutivo e colaborativo com quem procura por projetos.
Juan Caleu
Boa tarde. Bom trabalho!!! Só achei que você estava se referindo ao termo de abertura, pois esta tem esses tópicos que você abordou aqui – pelo menos a maioria – Premissas, Restrições, Partes Interessadas, Riscos Iniciais, Objetivo do projeto e Justificativá e, consequentemente, a aprovação do termo de abertura. O processo definir o escopo possue dois tópicos o primeiro é desenvolver o escopo do produto e o segundo é definir o escopo do projeto. O primeiro se refere aos requisitos que são coletados junto aos clientes e o segundo é elaborado em conjunto com a equipe do projeto, para atender aos requisitos especificados no escopo do produto. Pelo menos eu acredito que seja asim, mas posso estar equivocado também… Abraços e bom trabalho.
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