Hinc

Exemplo de Escopo do Projeto no HINC

Um dos fatores que levam à falha de prazo na entrega dos projetos é a definição limitada ou errônea do escopo do projeto, ou seja, das atividades necessárias para a sua entrega. Vamos mostrar nesse post um exemplo de escopo do projeto no software HINC e o fluxo para sua definição.

Definição de escopo do projeto no Hinc


Estourar prazos e orçamentos é comum nos seus projetos?


Já apresentamos no post escopo do projeto na prática com exemplo prático de sua especificação , que o detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto, pois nele teremos descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Uma má definição do escopo impacta em todo projeto, levando a realização de atividades não planejadas, contratação de serviços não previstos, mudanças no planejamento por conta de riscos não mapeados ou não mitigados, conflitos com o cliente, etc.


Nós não queremos isso, não é mesmo?

exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem: Fluxograma de definição de escopo


Para auxiliar você e toda a sua equipe na realização desta etapa tão importante dos projetos e aumentar as chances de sucesso, criamos um Fluxo no software HINC que, através de poucos passos, ajudará a otimizar a utilização do tempo e recursos.


Etapa 1 – Iniciação

Iniciação  exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem de tela da etapa de iniciação do fluxo criado no software Hinc


Nesta primeira etapa você irá reunir as informações necessárias para o início do projeto e basicamente são as informações contidas no Termo de abertura do projeto.

Etapa 2 – Coleta de requisitos

Coleta Requisitos um exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem da etapa de coleta de requisitos do fluxo criado no software HINC.


Existem inúmeras formas de coletar os requisitos do produto/projeto em questão e você e sua equipe já devem possuir alguma metodologia para isso. Desta forma, esta segunda etapa é composta por um campo de texto, onde você pode descrever as funções e funcionalidades que o projeto deve atender e um campo de arquivos, onde pode-se anexar qualquer arquivo utilizado neste processo (compilação de questionários, protótipos, entrevistas, etc.).
 

Etapa 3 – Validação dos requisitos

um exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem da etapa de validação de requisitos em fluxo criado no software Hinc


Esta etapa consiste em uma validação formal dos requisitos por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ajustar requisitos deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, seguimos para a definição do escopo.
  

Etapa 4 – Declaração do escopo

Ao chegar aqui, você já terá todos os dados necessário para detalhar o escopo do produto/projeto. Esta etapa resgatará tudo que foi informado na etapa de Iniciação (etapa 1) e trará os campos já preenchidos com as informações registradas anteriormente. Quanto maior for este detalhamento, mais precisas serão as estimativas.


um exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem da etapa de declaração do escopo em fluxo criado no softwre Hinc


No final da etapa, há a possibilidade de criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) através de um Plano de ação. A EAP é um processo de subdivisão das entregas do trabalho do projeto em componentes menores, ficando mais fácil de gerenciá-los. No início desse post perguntamos se estourar prazo e orçamento era comum em seus projetos e é com a criação de um plano de ação, explicado no post 6 dicas para criar e utilizar um plano de ação efetivo,  que iremos ser mais assertivos nos prazos e custos. É todo um processo que deve ser seguido para alcançarmos melhores resultados.

Imagem de EAP criada em um Plano de ação no software Hinc

Imagem de EAP criada em um Plano de ação no software Hinc

 

Etapa 5 – Aprovação


Esta etapa consiste em uma validação formal do escopo do projeto/produto por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ‘Ajustar escopo’ deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, a opção ‘Aprovar’ deve ser selecionada.

Etapa Aprovação exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem de etapa de aprovação de escopo em fluxo criado no software Hinc

 


Etapa 6 – Escopo Aprovado

Escopo Aprovado exemplo de escopo do projeto no software HINC

Imagem de relatório da etapa de Escopo Aprovado de fluxo criado no software Hinc.


Nesta etapa você terá um escopo aprovado e será possível imprimir ou gerar documento em arquivo PDF. Como todas as informações contidas aqui são provenientes da etapa de definição do escopo (Etapa 4) e não é possível realizar nenhuma edição, e possível ter a garantia de que as informações aqui apresentadas são aquelas que forma validadas.

 

Etapa 7 – Revisão do escopo

O escopo do projeto pode sofrer mudanças no decorrer da sua execução, seja por questão tecnológica, legal, solicitação de cliente, etc. e é nesta etapa de revisão que você e sua equipe irão manter o escopo atualizado. Lembre-se que mudanças não controladas levam ao aumento do escopo do projeto acarretando em estouro de prazos e orçamentos. Esta etapa de revisão possibilita a edição de todas as informações contidas no último escopo aprovado. Como cada revisão mantém registro histórico, ficará fácil acompanhar as alterações realizadas. Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

É importante utilizar uma ferramenta que auxilie nos projetos do dia a dia. O processo de definição de escopo apresentado, foi concebido de forma genérica e pode ser facilmente adaptado. O Hinc permite incluir ou excluir campos conforme a necessidade e realidade de sua empresa. O que achou? Esperamos que tenha gostado do nosso exemplo de escopo do projeto no software HINC e que lhe ajude na melhora  dos escopos de seus projetos, no gerenciamento das partes interessadas , garantindo que todos que participam do processo estejam alinhados com o que está incluso (ou não) no projeto. Desta forma as expectativas do cliente serão atendidas e a sua equipe manterá o foco naquilo que efetivamente deve ser realizado.

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