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Fluxos: por que utilizá-los?

Fluxos: por que utilizá-los?

A administração empresarial requer uma constante tomada de decisões nos níveis operacional, tático e estratégico. Para tal, a informação (seja externa ou interna) que cada organização dispõe sobre seu negócio é essencial. Mais ainda, a forma como ela é disponibilizada para seus colaboradores, influencia diretamente no seu uso e ganho de produtividade. Ou seja, a empresa atingirá seus objetivos quanto mais importante for determinada informação para suas necessidades e quanto mais rápido for o acesso a ela. Sendo assim, é necessária a padronização do fluxo da informação para se obter um controle eficaz dos processos que estão sendo executados.

Muitas informações são necessárias ao longo de um projeto. Em cada etapa as necessidades de informação são diferentes devido às características próprias, assim como é diferente o nível hierárquico de quem toma a decisão com base nas informações. Portanto, o tratamento da informação tende a ter características diferenciadas nas etapas.

Hinc-Gestão-de-fluxos

O software HINC, através do módulo Fluxos, permite controle e padronização dos mais variados processos dentro da organização de forma segura e eficaz. A padronização é dada através da criação de modelos para os processos (fluxos de informação) que a empresa possui. Estes modelos são fluxogramas que detalham quais as informações necessárias para cada etapa, quais os responsáveis por cada uma e qual a ordem lógica das mesmas dentro do processo. É possível idealizar modelos para as mais diferentes situações, desde uma simples ata de reunião informando pauta, presentes e decisões tomadas, até um complexo processo comercial ou uma análise envolvendo diversos setores da empresa.

Da mesma forma que é possível definir os responsáveis por cada etapa, é possível também definir quem terá acesso às informações que cada etapa possui, e se o nível de acesso permite apenas visualização ou permite editar tais informações. Além disso, o HINC armazena todo o registro histórico das informações das etapas e quem as realizou, gerando confiabilidade nas informações disponibilizadas. Também é possível analisar fluxos já encerrados, tornando-se uma excelente forma de aprendizagem que auxilia na tomadas de decisões.

O controle sobre os processos definidos é facilitado através dos indicadores automáticos que apresentam, graficamente, quantos fluxos estão localizados em cada fase do processo, evidenciando se há gargalos que devem ser solucionados. Por exemplo, em um processo comercial há as etapas de prospecção de clientes: apresentação, envio de propostas, etc. Se começam a acumular fluxos na etapa de envio de proposta, significa que a realização desta atividade não está tão eficiente quanto às demais, sendo necessária a definição de ações preventivas ou corretivas.

Outra característica interessante do software HINC, que auxilia o controle/organização do projeto, é a possibilidade de criar vínculos de fluxos aos planos de ação, indicadores de acompanhamento e metas, além de vínculos de documentos e/ou qualquer arquivo que seja relevante para o projeto como um todo, possibilitando o controle e a inter-relação de todos os aspectos do projeto.

O uso de fluxos otimiza a gestão por resultados, pois identifica responsabilidades e gargalos; organiza as etapas no tempo; obedece hierarquia de segurança; e mantém registro histórico (lições aprendidas).

Para saber mais, solicite uma apresentação!

Contribuição de: Luciano Lemos, Fernando Taranto, Felipe Luiz, Jair da Rosa e Everton Bernardes

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