Gestão de indicadores, Sem categoria

Manual básico do gestor de projetos: Indicadores de desempenho.

Indicadores de desempenho

A definição dos indicadores de desempenho deve fazer parte do plano do projeto. O gerente de projeto precisa de métricas formais, tangíveis e de valor para tomar decisões. Estas métricas formais precisam ser comunicadas para as pessoas certas, no momento certo, seguindo o plano de comunicação do projeto.
Indicadores

Indicadores

Todo projeto precisa de um sistema que alerte para que ações sejam tomadas rapidamente evitando retrabalhos, atrasos e outros problemas no progresso do projeto. A definição eficaz de indicadores na fase de planejamento do projeto com envolvimento da equipe e até mesmo dos stakeholders é importante para que o gerente de projetos tenha as informações necessárias para tomar as decisões rapidamente e também para deixar claro os critérios de sucesso do projeto.   Medir a diferença entre previsto e realizado não é mais suficiente. Tradicionalmente na gestão de projetos se media o desempenho, avaliando a variação entre previsto e realizado. No entanto, esta forma de medir o desempenho não é mais suficiente, pois não diz se o projeto está gerando o valor que justificou a sua existência. É fundamental que os gestores de projetos aprofundem seus conhecimentos na estruturação de indicadores de desempenho que atenda critérios também estratégicos. Em áreas como de marketing, tecnologia e outras que existem valores mais intangíveis associados, novos indicadores de desempenho precisam ser considerados. Existe diferença entre indicadores do projeto e indicadores de gestão do projeto Os indicadores do projeto medem os benefícios esperados com o projeto, que muitas vezes aparecem depois que este acabou. Por outro lado, os indicadores da gestão do projeto estão relacionados ao controle durante a execução do projeto, onde o previsto é comparado com com o realizado. Os indicadores dos projetos são mais difíceis de serem definidos, determinam o alcance dos resultados dos projetos para a organização. O sucesso do projeto depende do impacto que o projeto provoca nos objetivos organizacionais. Neste sentido, um projeto pode ser sucesso do ponto de vista da gestão, mas não provocar o impacto necessário nos negócios da organização, ou seja, não ser sucesso para esta. Um modelo de gestão baseado em desempenho garante para a organização foco no estabelecimento de projetos estratégicos, o que junto com uma metodologia de gestão de projetos, pode trazer melhores resultados.   Atenção para excesso de métricas e dados inúteis É cada vez mais comum no mundo organizacional, e com os gerentes de projetos não é diferente, existirem muitos dados, muitas informações não relevantes sobre o projetos, outras vezes, informações inconsistentes, o que pode resultar em tomada de decisão ineficaz trazendo problemas para o projeto. Para o sucesso do projeto é imprescindível o uso de indicadores consistentes, de valor e que traduzam em tempo real o status do projeto, não mais considerando apenas escopo, tempo e custo.   Quando avaliamos o projeto durante seu ciclo de vida através de indicadores é possível tomar decisões para mudar o rumo do projeto ou mesmo paralisá-lo, pois os indicadores mostram a situação atual e precisam indicar tendências com relação a custos, qualidade, prazo, satisfação do cliente e stakeholders, riscos, satisfação da equipe, dentre outros.   Os indicadores tradicionais ainda são importantes, mas não suficientes. Os indicadores tradicionais mais utilizados em projetos que tem como base a metodologia EVA (Earned Value Analysis) ou Valor Agregado, ainda são importantes, embora não suficientes. Esta metodologia foca na relação entre os custos reais incorridos e o trabalho realizado no projeto dentro de um determinado período de tempo. O foco está no desempenho obtido em comparação com o que foi gasto para obtê-lo. Na medida em que cada atividade de um projeto é realizada, o valor inicialmente orçado para a atividade passa a constituir o Valor Agregado do projeto.   Elementos básicos da tradicional análise de valor agregado Embora tradional, a análise de valor agregado ainda é importante para a gestão do projeto. Os três elementos básicos desta são os seguintes: BCWS (Budget cost of work scheduled) – valor que indica a parte do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o custo da atividade, atribuição ou recurso na sua linha de base. O BCWS é calculado como os custos de linha de base, divididos em fases e acumulados até a data atual. É o custo orçado; BCWP (Budget cost of work performed) – valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o trabalho realizado até o momento e o custo da atividade, atribuição ou recurso na sua linha de base. O BCWP também é chamado Valor Agregado; ACWP (Actual cost of work performed) – valor que mostra os custos reais decorrentes do trabalho já realizado por um recurso ou atividade até a data atual do projeto. É proveniente dos dados financeiros. Com estes três elementos, a análise dos resultados é obtida com base na correlação entre os valores encontrados para cada um deles em uma determinada data e permite verificar os resultados do projeto e suas projeções futuras. Os seguintes índices são importantes para análise:
  1. A) SPI (Schedule Performance Index) – Relação entre o Valor Agregado (BCWP) e o valor planejado na linha de base (BCWS). Este mostra a taxa de conversão do valor previsto em Valor Agregado.
  O SPI igual a 1 indica que o valor planejado foi integralmente agregado ao projeto. O SPI menor que 1 indica que o projeto está atrasado, que está sendo realizado a uma taxa de conversão menor que a prevista. O SPI superior a 1 indica que o projeto está agregando resultados a uma velocidade superior ao previsto, ou seja, está adiantado.
  1. B) CPI (Cost Performance Index) – Relação entre o Valor Agregado (BCWP) e o custo real (ACWP). Este mostra a conversão entre os valores reais consumidos pelo projeto e os valores agregados no mesmo período.
  O CPI igual a 1 indica projeto dentro do orçamento. O CPI menor que 1 indica que o projeto está gastando mais do que o previsto até aquele momento. Se o CPI for maior que 1, indica que o projeto está custando menos que o previsto até o momento.   Análises e indicadores menos comuns mas relevantes   Outra técnica de análise é a Milestone Trend Analysis (MTA), ou análise de tendência de marcos de um projeto. Esta é muito utilizada para indicar como estão as entregas do projeto. Não abordaremos esta em maiores detalhes, mas podemos dizer que desde que não existam entregas excessivas no projeto, em uma folha pode-se, com esta técnica, saber como está o comportamento das entregas.   Um indicador pouco conhecido que pode ser útil no processo de tomada de decisão de um projeto, é o TCPI, pois indica qual deve ser o desempenho de custos até sua conclusão. Assim, se o CPI mostra qual é o desempenho de custos do projeto frente ao planejado desde o início do projeto até o momento atual, o TCPI indica qual deve ser o desempenho futuro, do momento atual até o final do projeto, para que o mesmo seja concluído no orçamento planejado.   Em outros momentos voltaremos a discutir este rico e importante tema do mundo dos projetos. E você? Conte-nos como vem trabalhando os indicadores de desempenho nos seus projetos para além dos tradicionais indicadores de gestão.

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