Projetos eficientes

Como utilizar a metodologia ágil e impactar positivamente sua gestão

Na era digital em que vivemos, a comunicação é cada vez mais veloz, as inovações crescem exponencialmente e novas tendências surgem a cada dia no mercado. É neste contexto que vemos aumentar a taxa de adoção da metodologia ágil nas empresas.

 

Leia: Metodologias Tradicionais x Metodologias Ágeis

 

Com a metodologia ágil, além de velocidade, seu time fica focado no cliente para atender rapidamente suas necessidades e também responder às  tendências do mercado. Garantir a satisfação do cliente e entregar valor é o que faz a diferença quando seus clientes tem cada vez mais opções disponíveis.

 

Ser ágil é ter produtividade no time, capacidade de resposta, foco no cliente e velocidade. Se sua empresa não for rápida o suficiente para responder aos clientes e as suas necessidades, que estão sempre em mudança, provavelmente  você estará perdendo negócios ou sendo substituído por outras empresas.

 

A metodologia ágil pode te levar a uma posição diferenciada. Como as necessidades dos clientes e o mercado estão mudando, o planejamento ágil incorpora capacidade de adaptação rápida. Além disso, as entregas incrementais ajudam na evolução do processo e do produto. Do ponto de vista da comunicação com o cliente, a transparência garante que você saiba exatamente o que seu cliente quer de você,  e por outro lado, o cliente também saberá o que você está fazendo. Assim, não se gasta tempo e recursos fazendo o que não agrega valor. Por fim, você sabe em que sua sua equipe está trabalhando e caso exista necessidade de mudança, rapidamente você vai conseguir identificar onde mexer.

 

Princípios da metodologia ágil:

 

Foco nas entregas: Você não precisa ver o cenário completo do projeto a todo momento, é melhor focar no que precisa ser entregue, abrindo o trabalho em pequenas tarefas.

Adequação a mudança: Se a necessidade de mudança é evidente, não exite em fazê-la.

Interação com cliente: Mantenha a interação com seu cliente, só ele pode dizer se o que você está fazendo está criando valor para ele.

Interação com time: Faça breves atualizações diárias do cronograma em reuniões em pé, assim cada membro do time dirá em que está trabalhando e onde precisa de ajuda.

Lições aprendidas: Quando o trabalho terminar, reflita o que deu certo e o que não funcionou. Leve as lições aprendidas para o próximo projeto, assim seu time vai melhorar os resultados sempre.

Scrum board - metodologia ágil

Scrum board – modelo

 

Dicas práticas de como começar:

 

Faça reuniões diárias em pé. Cada membro usa 1 a 2 minutos para dizer o que está fazendo e quais as dificuldades, assim o gerente de projeto poder ajudar a superar as dificuldades.

 

Use um quadro de tarefas. Mostramos no post ENTENDENDO O CANVAS como podemos estruturar visualmente os principais aspectos a serem considerados no projeto. Aqui mostramos como organizar as tarefas(estórias) visualmente. Para isso, divida um quadro branco em linhas (cada estória em uma linha) e 5 colunas, sendo elas: estórias, fila de espera, em progresso, verificação e realizado. Use post-its para colocar o nome da tarefa nas colunas que elas se encontram. Você pode marcar este post-it da tarefa com outro post-it para identificar quem está fazendo a tarefa, ou pode escrever o nome da pessoa no próprio post-it da tarefa.

 

Use estórias para priorizar as tarefas. Uma estória ajuda a definir o que se quer, para resolver o que e com que objetivo. Cada estória é uma linha do quadro de tarefas.

 

 

Cuide do processo, mas não esqueça das pessoas. As pessoas estão por trás dos processos, assim, estes somente funcionarão se elas forem consideradas, ou seja, ouça os clientes e comunique com seu time.

 

 

Levante lições aprendidas. Com as perguntas, “o que funcionou?”, “o que poderia ter sido melhor?” e “o que podemos melhorar na próxima vez?” pode-se engajar a equipe e ter melhorias contínuas nos resultados.

 

 

Estimule a equipe a falar de falhas e dificuldades. Se os problemas que surgirem no dia-a-dia não forem discutidos, a chance deles escalarem aumentará. Assim, as falhas precisam ser vistas como oportunidades de melhoria. Estas podem estar dispostas ao lado do quadro de tarefas.

 

 

Gerente de Projetos ágil

Sobre o gerente de projetos ágil, ele não é necessariamente o líder do projeto. A liderança vai emergir em diferentes fases do projeto dependendo da expertise que cada membro trará para guiar o time para a melhor solução. O gerente de projetos tem que saber construir um ambiente que permita que membros do time assumam este papel de liderança, baseado principalmente na confiança entre os membros, no gerente de projeto e na empresa. Esta confiança será desenvolvida a medida que os membros conhecerem os pontos fortes e fracos de cada um.

 

Viva o processo ágil

Por fim, é importante dizer que a agilidade precisa correr na veia da empresa, não é porque se adota o processo ágil que a empresa será ágil. Começar e saber  aprimorar no dia-a-dia é o que importa para aumentar a colaboração do time,  a confiança, melhorar a produtividade e trazer mais resultados para o cliente.

Descubra mais: Whitepaper – “Os 5 atributos chave do gestor de planejamento”

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Maristela Franco Paes Leme

Consultora em desenvolvimento humano e organizacional.