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Planejamento – O que é importante?
Mesmo fazendo parte do nosso dia-a-dia, poucas vezes paramos para pensar no que realmente significa a palavra planejamento. Creio que a maioria das pessoas pode dar uma definição, mas poucas realmente compreendem a grandeza do significado inserido nessa palavra.
Assim, antes de pensarmos em realizar um bom planejamento, é importante compreender o que significa Planejamento. Pensando assim, o que você compreende como planejamento?
Então, o Planejamento é uma ferramenta gerencial que proporciona a sensibilidade para identificar, ao longo do tempo, ações necessárias ao enfrentamento de estrangulamentos e desafios institucionais que devem ser vencidos.
Compreende-se como um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações intencionais, integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente. Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes.
Além de compreender o conceito de planejamento, você sabe quais os benefícios que o bom planejamento proporcionará a suas empresas?
Já dizia Peter Drucker, “O que pode ser medido pode ser melhorado”. Um planejamento bem realizado oferece inúmeras vantagens à organização, tais como:
- Permite controle apropriado;
- Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente; Melhor coordenação das interfaces do projeto; .
- Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos;
- Propicia um grau mais elevado de assertividade nas tomadas de decisão.
Os indicadores são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, assim como seus projetos, programas e políticas, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança.
Após desenhar os indicadores para avaliar suas metas, é interessante o gestor montar painéis de indicadores, que forneçam informações sobre o andamento dos projetos, o desempenho da equipe e da organização, auxiliando assim os gestores na tomada de decisão.
Defina estratégias: Defina estratégias e coloque no papel como iremos de fato atingir nossas metas. Após saber onde estamos, onde queremos chegar e com quem iremos lidar, é hora de traçar o caminho a ser seguido.
Estabelecer recursos para sabermos o que temos à nossa disposição para a concretização de nosso projeto. Nesse ponto, é importante levantar dados sobre os recursos financeiros, materiais e, sobretudo, humanos.
Para determinar as estratégias podemos criar planos de ações baseados na metodologia 5W2H.
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar fácil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.
Execução das atividades e acompanhamento das atividades: Após construir o plano de ação, é hora de dar vida ao planejamento. Com base nas informações levantadas nas outras fases, é chegada a hora de “colocar a mão na massa”.
E nesse momento é importante a organização ter a sua mão uma plataforma que possibilite visualizar o andamento da metodologia 5w2h, mostrando principalmente a atividade que deve ser realizada, os prazos e responsáveis, auxiliando assim o gestor na hora de controlar suas metas estipuladas anteriormente.
Através do plano de ação, podemos realizar acompanhamentos para mantém um histórico do projeto com as lições apreendidas.
Nesta fase, antecessora a avaliação final do planejamento, é importante realizar avaliações constantes, verificando as atividades que estão atrasadas, e possibilitando replanejar.
Controle e avaliação: Controle e a avaliação é a fase em que levantamos todos os pontos positivos, os negativos e o quanto de nossos objetivos iniciais foram alcançados. Esse feedback vai servir como uma bússola, para nortear os próximos passos da empresa.
Para sua organização conseguir realizar um planejamento de sucesso, apresento-lhe o Hinc, uma plataforma voltada para gestão por resultados. Nesta plataforma, você conseguirá desenhar e acompanhar seu planejamento auxiliando assim a sua empresa alcançar os resultados que deseja.
Além de planejamento no Hinc é possível criar Planos de Ações, Indicadores, Fluxos, realizar uma comunicação integrada com agenda e e-mail, e que facilitará sua empresa no controle e gerenciamento dos seus Projetos, Processos, Atividades, Tarefas, Pessoas, entre outros.
Leia também, Como realizar o planejamento no Hinc e a metodologia 5W2H: “Whitepaper: “A arte do planejamento: Melhorando resultados em meio a crises!
