Gestão voltada para resultados

Planejamento na prática com o Hinc

Um dos métodos de gestão mais conhecidos no mundo dos negócios, para incremento continuado de processos e produtos, é o PDCA. Este ciclo de quatro ações – Plan; Do; Check; Act – começa no planejamento, base das ações ordenadas para o atingimento de algo melhor do que aquilo que fora feito até o momento.

A melhoria contínua é um dos preceitos de sucesso de um planejamento bem executado a médio e longo prazo.

Questões do planejamento

  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • Como chegar lá?


Respondendo a essas perguntas nos deparamos com a necessidade latente de executar um planejamento e isso pode ocorrer em quaisquer esferas de nossas vidas, profissionais ou pessoais.

Planejar é criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. É uma ação essencial na tomada de decisões e execução das atividades vinculadas a este objetivo.

Planejamento na prática

Como planejar na prática? Com metodologia e ferramenta propícias para tal! Um método de apoio ao planejamento, muito difundido mundo afora, é o 5W2H – What; Why; When; Who; Where; How to do; How much. Essa matriz de questionamentos vai orientar a construção da seqüência de atividades vinculadas a seu plano de ação.

Procure compreender claramente qual é o problema ou questão a ser alcançada, corrigida ou melhorada. Por que é importante levá-lo adiante? Determine quem será o principal responsável e o prazo de execução, além dos demais recursos que devem ser envolvidos. Variáveis como: quanto custará e como será feito, completam os pontos iniciais de atenção a esse processo.

Traçando todo esse cenário com apoio de uma metodologia, levá-lo adiante é o novo desafio. Existem ferramentas que podem ser grandes aliadas na gestão desse planejamento, como é o caso do HINC. Esta plataforma tem o propósito de agrupar todas essas demandas vinculadas à gestão de planos de ação, não só o controle das atividades, mas também sua relação com os indicadores amarrados aos seus objetivos e com fluxos de trabalho.

A integração na comunicação dos agentes envolvidos no plano e a transparência na evolução das atividades são outros grandes benefícios, mas estes serão pontos focais de posts futuros.

Voltando ao ponto de como planejar na prática usando uma plataforma de gestão estratégica, destacamos como essas ferramentas devem amarrar todas as variáveis pensadas durante a aplicação de uma metodologia de planejamento.

Lista de atividades

Distribua as fases, subfases e atividades a serem executadas para o bom andamento do plano. Correlacione o início de uma atividade vinculada ao término de outra quando for necessário.


Plano de Ação no Hinc

Exemplo de distribuição das atividades em um Plano de Ação no Hinc

 

 

Prioridades, prazos e progresso

Defina prazos de início e fim das atividades, sinalize quais são prioritárias e tenha uma ferramenta que permita acompanhar o progresso dessas ações, no intuito de alertá-lo para um eventual não cumprimento de um compromisso no prazo acordado.

Se esta ferramenta, como é o caso do HINC, trouxer alertas para seu email do avanço das ações que estão sendo executadas, associadas a um plano ao qual você é responsável, melhor. Tenha transparência daquilo que está avançando e o que ainda não atendeu às suas expectativas.


Responsabilização e acompanhamento

Além da sua responsabilidade, freqüentemente outros recursos humanos serão incorporados ao plano. Deixar claro quais são as atribuições de cada um no bom desempenho do plano é chave do sucesso. Se alguém não souber o que deve entregar e em que prazo executar, algo não vai sair do jeito esperado pelo gestor desse plano, não é mesmo?


Tenha uma plataforma que permita que estes agentes envolvidos possuam apenas acesso às suas atividades de responsabilidade e interesse, vetando quaisquer pontos chave dos planos que não lhe sejam convenientes.


Ter uma ferramenta de apoio que garanta essa segurança da informação, assertividade nas deliberações, tranqüilidade no acompanhamento, comunicação integrada dos agentes envolvidos e transparência, pode ser a força que faltava para manter o punho firme e os avanços almejados no trilho certo.

Hinc software para gerenciamento de projetos, tarefas e planos de ação