Gestão voltada para resultados

6 dicas para criar e utilizar um plano de ação efetivo

Plano de Ação é uma ferramenta de organização de atividades mundialmente utilizada e de grande importância quando se fala em planejamento. Por menor que uma empresa seja, sempre haverá a necessidade de algum tipo de planejamento na execução dos projetos.  O planejamento pode ser realizado de maneira informal ou, como é comum em empresas maiores, na forma de processos mais estruturados. Em  muitos casos há um grupo de pessoas ou até mesmo departamentos inteiros responsabilizados por isso.

Plano de ação

Plano de Ação é uma ferramenta de acompanhamento de atividades que auxilia na coordenação de equipes, controle de prazos e etapas para alcançar o que se deseja. Preparamos 6 lições para criar e utilizar um plano de ação de maneira efetiva.

  1. Defina seus objetivos (escopo)

    Planejamento e objetivos andam lado a lado. Um bom planejamento só fará sentido se soubermos onde queremos chegar, pois o planejamento, seja ele no formato que for, é na verdade a idealização do que é necessário ser realizado para que os objetivos sejam conquistados. Assim, reserve um espaço especial no plano de ação e descreva os objetivos/escopo a alcançar.

  1. Defina as atividades

    Com os objetivos em mãos, liste tudo o que precisa ser realizado (atividades) para que se facilite a compreensão do todo. Se necessário, divida as atividades em sub-atividades e procure ordená-las cronologicamente. Procure especificar as atividades até que elas tenham duração adequada ao plano. Não faz sentido criar atividades com duração de 15 minutos para planos de ação com meses de extensão. Da mesma forma não faz sentido criar atividades que durem meses para planos de ação de tamanho semelhante. O ideal é que as atividades tenham tamanhos que facilitem a estimativa de esforço e que não ultrapassem 1 semana.

  1. Defina prioridades e datas

     Sem datas e sem prioridades é provável que o que deve ser feito não será feito no prazo e nem no momento correto. Tendo bem claro o que deve ser feito e quando fazer, será mais fácil focar e concluir as atividades em um prazo adequado. Respeite o tempo necessário para a realização de cada atividade e lembre-se das prioridades definidas. Procure também considerar possíveis atrasos ou adiantamentos.

  1. Defina responsabilidades

     Alinhe responsabilidades e estabeleça, na sua equipe, quem é responsável por qual atividade e certifique-se de que há entendimento do que deve ser entregue na atividade repassada. Procure deixar documentado o que se deseja para cada atividade.

  1. Acompanhe as atividades

    Trabalhe em cima das definições realizadas e acompanhe as atividades. Os responsáveis pelas atividades podem e devem indicar o progresso de execução das atividades e escrever registros de dificuldades, soluções e realizações nas atividades. Um plano bem acompanhado e documentado será um belo registro histórico e agregará inteligência estratégica à empresa. O responsável pelo plano de ação terá uma visão mais clara do avanço das atividades, maior previsibilidade e terá maior êxito em cumprir as atividades dentro do tempo limite.

  1. Utilize um Software

    Hoje há no mercado softwares para gestão de planos de ação que facilitam a criação de planos de ação e seu acompanhamento. Os melhores softwares automatizam e geram um potencial incrível para o gerenciamento de projetos e seus planos de ação. Permitem realizar filtros nos planos de ação, criar modelos, verificar atrasos, auditoria de ações, alertas automáticos, vínculos com outros processos, indicadores, diagnósticos, inserção de custos e outras funcionalidades que integram a comunicação e conhecimento da equipe, além de serem, nos melhores casos, acessíveis de qualquer lugar utilizando-se a internet.

Post 6 dicas

Plano de Ação exemplo utilizando-se o software HINC



Melhore a qualidade da gestão de seus planos de ação!

Após a execução e acompanhamento dos seus planos de ação, algumas lições serão aprendidas e aperfeiçoamentos surgirão. Coloque em prática as dicas citadas e mostre valor aos seus clientes, colaboradores e coordenadores realizando entregas com menos falhas, prazo apurado e melhores resultados. Caso queira mais dicas, conhecer o nosso software de gestão de projetos HINC e como organizamos nossos planos de ação, entre em contato conosco para que possamos te ajudar a conquistar seus objetivos.


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Victor Otávio Peter Keunecke

Analista de Sistemas HINC Formado em Ciências da Computação UFSC e MBA em Gestão de Projetos pela FGV.