Histórias reais de sucesso

UBHOUSE melhorou seus prazos de entrega em 80%.

Um grupo de amigos empreendedores, culminou no que é hoje uma agência de referência em Nova Friburgo: a UB House. A UB House está no mercado desde 2011 e no final de 2015 passou por uma grande reestruturação, focando agora, em Inbound Marketing.

Não é complicado ter organização e se diferenciar no mercado. 

Prazos de entrega melhorou na UB House em 80%

UB House melhorou seus prazos de entrega em 80%


Ainda não se sabe quem veio primeiro, o desejo de se destacar em uma área até então pouco explorada na região ou a motivação que cresceu após o inevitável sucesso de seu blog. Com esta releitura mais dinâmica sentiu-se a necessidade de uma ferramenta que auxiliasse a agência em suas entregas. Várias ferramentas foram experimentadas, mas nenhuma conseguiu suprir a necessidade de estabelecer uma rotina de trabalho, sem burocratizar, permitindo fazer o acompanhamento de forma estruturada dos projetos, além do gerenciamento das tarefas. Além disso, a UB House é adepta do trabalho remoto, onde cada colaborador trabalha de seu home office, desde gestores, colaboradores e parceiros. Apesar de ser um modelo inovador e cada vez mais usual os integrantes do time da UB House enfrentavam um grave problema: a má gestão da comunicação. O time nem sempre conseguia se falar, e acabavam não sabendo em que ponto estavam as tarefas.

Com o HINC esse panorama mudou. Eles conseguem entrar em um determinado Job e ver o que foi feito, o que não foi feito, e o melhor de tudo, conseguem apresentar para o cliente tudo o que está acontecendo com o projeto. Falamos com Walace Emrich, Gestor da UB House, que nos contou um pouco de como tem sido sua rotina após a implantação do Software HINC. Walace inicia nos contando um caso real em sua agência:

“Se um cliente diz ‘meu e-mail mkt não foi disparado’, eu entro no HINC e vejo o que ocorreu. Em um caso desses vi que a base de e-mails não havia sido encaminhada para nós, assim identificamos que o processo estava parado devido ao atraso de uma entrega, por parte do cliente.”

Segundo Walace, a aceitação por parte da equipe foi excelente, ele vendeu a ideia do HINC internamente, pois os problemas que ele enfrentava a equipe também enfrentava, assim como as outras agências enfrentam. Um ganho importante foi o de poder mostrar aos clientes que quando eles atrasam o projeto, na maioria dos casos, é por falta de informação do cliente, e ainda poder mostrar isto enviando um relatório do projeto. “Uma agência cumprir prazos é um milagre. E não era para ser, era para ser algo normal”. “Vimos que tem o desafio humano da coisa. A questão de inserir informações claras é importante, e é uma coisa que a gente não se preocupava. Então nas primeiras semanas o pessoal ainda perguntava: ‘o que é pra fazer agora?’.  Eu não deixava essa informação muito clara, logo, isso ficava confuso”.

“Hoje a gente consegue enxergar no HINC o que é para ser feito.”

Outro ponto, talvez o mais importante, que levou a UB House a utilizar o HINC é a integração e facilidade de encontrar as informações mais importantes. Walace, afirma dizendo: “De nada adianta o Pedro (Colaborador) ter informações no computador dele, e eu no meu se as informações não conversarem entre si”. “O HINC ajudou a melhorar a relação da UB House com seus clientes, pois os clientes gostam de poder ter as informações em relatórios”. Ele continua dizendo: “O Edson (diretor) da Neon Pet Shop, se amarra nos relatórios, mesmo sendo um simples relatório que mostra as datas de início e fim e o responsável de cada etapa. Isso gerou um valor muito grande para ele.” Agora toda segunda os clientes da UB House recebem um relatório do que foi feito na semana anterior, extraído do HINC. Assim o cliente tem mais controle do que está sendo feito, e tem a ciência do que está atrasando e por que. Isso tem melhorado o relacionamento da agência com seus clientes.

Melhores prazos de entrega e organização facilitada

Perguntamos se era possível mensurar quantitativamente alguma melhora com o uso do HINC e Walace brinca, “1000% não dá pra colocar?” (risos) Antes a UB tinha problema com prazos, e desde que contrataram o HINC tiveram apenas 1(um) único problema com calendário e a melhora no controle dos prazos foi de 80%. Segundo Walace, se soubessem que o HINC os ajudariam tanto, teriam contratado antes.

“Com O Hinc descobri pontos fortes e pontos fracos, antes desconhecidos, sendo a organização um dos pontos de maior destaque. Identifiquei que não é complicado ter organização e rotinas e isso nos tornou diferenciados no mercado.”

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Victor Otávio Peter Keunecke

Analista de Sistemas HINC Formado em Ciências da Computação UFSC e MBA em Gestão de Projetos pela FGV.