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Qual o papel da comunicação na gestão de projetos?

Post comunicação nos projetos Um dos maiores desafios enfrentados na gestão de projetos é a dificuldade em estabelecer uma comunicação efetiva entre os membros do grupo responsável pela realização das tarefas. Muitos gestores encaram a comunicação apenas como um meio de enviar e receber mensagens como feedbacks, por exemplo, mas a comunicação tem um papel mais importante do que se pensa. O gestor que conseguir planejar e implantar uma estrutura adequada de comunicação em projetos poderá tirar proveito de benefícios como o alinhamento das metas e objetivos do projeto com as da empresa.

A comunicação tem um papel fundamental no processo de planejamento e execução do projeto!

A comunicação é o ponto-chave para garantir o sucesso de um projeto. Através de uma estrutura planejada, a comunicação terá um papel fundamental na hora de colocar todos os integrantes da equipe a par do que deve ser feito, como deve ser feito, que recursos terão para realizar o objetivo e o tempo limite ou prazo de entrega de tarefas individuais e coletivas.

A importância da comunicação em projetos

A realização das atividades em grupo ou individual tem como meta utilizar parte dos recursos disponíveis para produzir um produto ou serviço com metodologias e prazos previamente definidos para a entrega. A comunicação deve garantir que isso aconteça mantendo a sintonia entre gestores, colaboradores, fornecedores e clientes de forma a atender os critérios de qualidade. Devido a essa importância da comunicação em projetos, gestores devem dedicar uma atenção especial a esse aspecto. É importante também que o gestor do projeto tenha a capacidade para reconhecer quando não possuir as habilidades ou conhecimentos técnicos necessários para o planejamento e aplicação de uma estrutura de comunicação. Dessa forma, ele pode investir em qualificações para se tornar um profissional ainda mais completo ou, se não houver tempo hábil, contar com a ajuda de um profissional competente para isso. A sinceridade do gestor, nesse quesito, pode influenciar positivamente no resultado final do projeto.

Plano de comunicação na gestão de projetos

A estrutura da comunicação na gestão de projetos pode ser definida por três etapas fundamentais que deverão compor um processo eficiente. Identificação dos receptores: o primeiro passo é identificar quem receberá as mensagens e a quem deverão responder. Gestores, colaboradores, fornecedores e até mesmo clientes podem ser esses receptores que irão constituir o grupo responsável pelo projeto. Meios e modelos de comunicação: o segundo passo do planejamento de uma comunicação efetiva no projeto é a definição das ferramentas que serão utilizadas (e-mail, grupos fechados em mídias sociais, ferramentas de comunicação em software próprio, chats, etc.) na transmissão das informações e o seu modelo personalizado (design, estrutura de escrita, etc.) para se obter a máxima exatidão da compreensão acessando uma informação de qualidade. Frequência da comunicação: o terceiro e último passo consiste em apontar a frequência necessária que as informações precisam ter para atender as necessidades do grupo e projeto. Informação em grande quantidade pode ser desnecessária e atrapalhar o desempenho. Já em menores quantidades pode não ser suficiente para uma produtividade adequada. Para que o seu plano de comunicação na gestão de projetos seja eficiente é importante nomear um profissional responsável para garantir que a estrutura da comunicação se mantenha em perfeito funcionamento após a sua implantação para atender as necessidades da equipe e projeto antes, durante e depois da conclusão das tarefas. Uma última dica! A internet oferece recursos muito eficientes para apoiar um plano de comunicação. Um software baseado em ferramentas gerenciais que possibilita um melhor controle com indicadores de desempenho e acompanhamento de processos pode agregar ainda mais eficiência oferecendo uma comunicação argumentativa em função dos dados apresentados.

Dificuldades superadas com uma boa estratégia de comunicação em projetos

A comunicação tem um papel muito importante na gestão de projetos, principalmente quando falamos em superar dificuldades e um exemplo dessa importância foi mencionada pela revista EXAME, quando a empresa aérea GOL enfrentou uma grave crise com um acidente que matou todos a bordo em um de seus aviões. A empresa utilizou um manual desenvolvido exclusivamente para lidar com esse tipo de situação e, nele, foi possível determinar como os representantes da organização deveriam se comportar e se comunicar internamente e externamente para superar as adversidades. Como resultado de uma postura ética, profissional e devidamente planejada as ações da empresa quase não sofrem impacto negativo na bolsa de valores, mesmo diante de uma tragédia que afetaria o planejamento financeiro e a imagem da empresa no mercado. E você, ainda tem dúvida do papel da comunicação na gestão de projetos? Deixe o seu comentário e compartilhe a sua opinião conosco! Post comunicacao Banner HINC