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Reinventando o uso do e-mail com o HINC

A todo momento somos bombardeados com informações, vindas de todos os lados. Não seria ideal se o essencial para a realização  de suas tarefas diárias estivessem agrupados em um local de fácil acesso?   Lembrar seus colaboradores das tarefas planejadas, de suas pendências, e ainda sofrer com a falta de histórico das atividades realizadas na sua empresa não dá mais!  

“40,1% das empresas alegam problemas de comunicação”

“Projetos mal gerenciados desperdiçam 12% dos recursos das organizações.”

(Problemas mais citados por empresas segundo PMI)

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Deixe o Hinc lhe ajudar, veja como!

  Uma das formas que o Software de Gestão Hinc lhe auxilia é integrando  o e-mail pessoal de seus colaboradores com o software.  Para isso basta informar o e-mail nas configurações de cada usuário e selecionar os relatórios desejados. Com isso, o sistema irá enviar automaticamente os relatórios escolhidos, tendo entre eles as seguintes opções:  
  • relatório de atividades;
  • notificações do sistema;
  • relatório de fluxos;
  • aviso de etapa iniciando;
  • mensagens internas.
 

Relatórios de Atividades

Assim que seu cronograma de atividades estiver inserido no Hinc, basta definir a frequência e o horário na qual deseja-se receber os relatórios de atividades. O relatório de atividades será enviado, na frequência estabelecida, com a listagem de atividades a serem realizadas no dia, as que já estão atrasadas e ainda aquelas para os próximos 7 dias.  
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1. Parte da tela do perfil do usuário com destaque para o campo de e-mail; 2. Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário
 

Logo abaixo, temos um exemplo do relatório que você receberá no e-mail, assim se inicia o dia com os cronogramas das tarefas em mãos, num simples acesso ao e-mail.

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Exemplo de relatório de atividade que os usuário recebem no e-mail
  E se você quiser atualizar essas atividades rapidamente, é muito fácil.   Não se preocupe!   O Hinc permite o acompanhamento de todas as suas atividades diretamente do e-mail recebido. Para isso  é só responder o relatório dizendo quais as alterações desejadas nas atividades. É possível alterar o estado (executar, pausar, cancelar ou finalizar), progresso (percentual de execução), datas (início e fim) e também inserir acompanhamentos e tempo gasto para a execução da atividade.  

Notificações do Sistema

  Tudo o que acontece no Hinc fica registrado e possibilita a realização de auditorias. Então, se você deseja ficar por dentro de tudo que acontece em um projeto, ou acompanhar se a sua equipe esta fazendo as suas atividades, basta marcar o Plano de Ação como notificável e habilitar o envio de notificações para seu e-mail. Veja como funciona:   1) Configurar envio de e-mail de auditoria e definir a frequência.
  • Instantaneamente – Sempre que qualquer alteração for realizada você receberá um e-mail na hora. Boa escolha quando poucos itens são acompanhados e há urgência no conhecimento das alterações.
  • Uma vez por hora – Pacote com notificações geradas nos últimos 60 minutos é enviada de hora em hora.
  • Ema vez por dia – Você escolhe em qual horário deseja receber um pacote com todas as notificações geradas nas últimas 24h
  • Uma vez por semana – Escolha um dia da semana para receber o pacote com as notificações geradas nos últimos 7 dias.
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Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para a configuração da frequência de envio das notificações do sistema
  2) marcar o plano de ação como notificável, se for o responsável do projeto ou comitê já vem marcado:   Picture 2016-07-19 16_23_24
Lista de usuário autorizados no plano de Ação, com destaque para o ícone de envio de notificação
  3) O e-mail é enviado conforme a frequência estabelecida e é semelhante ao exemplo abaixo.   5 - 05
Exemplo de notificação enviada ao cadastrar nova atividade. Notificações são geradas sempre que cadastros, edições ou exclusões forem realizadas
 

Relatório de fluxos

  O Hinc possui também o  módulo de fluxos, onde estão inseridos os fluxos de informação e trabalho, que podem ser customizados, adequando-se as rotinas e a cultura da sua organização. Cada fluxo possui etapas e os responsáveis por sua execução. Além disso, é possível determinar o prazo na qual cada etapa terá para ser executada.   Com os fluxos devidamente configurados o sistema saberá exatamente para quem e quando enviar os alertas de prazo para as etapas iniciadas. Nada é deixado para traz. Então, se você deseja que todos os envolvidos sejam informados do prazo para a finalização das etapas em que são responsáveis, ative o envio do Relatório de Fluxos no perfil de cada usuário e configure a frequência de envio.   6 - 06
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio do Relatório de fluxos
  Na mensagem recebida no e-mail, os fluxos são listados com os seus respectivos prazos e um link que leva diretamente ao fluxo em questão.   7 - 07
Exemplo de Relatório de fluxo recebido no e-mail
 

Alerta de Fluxos Liberado

  O módulo de fluxo também possui envio de alertas para as etapas iniciadas, onde as pessoas ou grupo de pessoas com autorização de edição  serão alertadas que um trabalho deve ser continuado. Logo que uma etapa é liberada o sistema envia uma mensagem para todas as pessoas que podem dar continuidade ao processo.   Para que os alertas sejam enviados para o e-mail dos envolvidos, basta ativar esse envio  diretamente no perfil de cada usuário.   8 - 08
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para as configurações de envio de alerta de liberação de etapa
  No e-mail, o colaborador receberá uma mensagem informando que ele é responsável por dar continuidade ao processo, juntamente com o nome do fluxo e o link que direciona para a validação da etapa em questão:     9 - 09
Exemplo de relatório informativo que uma etapa foi liberada para você
 

Mensagens internas

  Você pode se comunicar com seus colaboradores, de forma fácil e rápida, através do sistema de mensagens dentro do próprio Hinc. No perfil de cada usuário, ative o direcionamento das mensagens para o e-mail.   10 - 10
Parte da tela de configuração das opções de comunicação do usuário, com destaque para habilitar/desabilitar o envio das mensagens para o e-mail
  Desta forma, sempre que receber qualquer mensagem interna no Hinc, a mesma será redirecionada para o seu e-mail. Também é possível responder a mensagem diretamente do seu e-mail e a resposta será direcionada para a pessoa que lhe enviou Hinc.  

  Viu como dá pra facilitar o acompanhamento das atividades do dia-a-dia?  Com esse conjunto de funcionalidades a empresa trabalhará melhor, mais integrada e a eficiência dos processos e rotinas será otimizada. Use o Hinc e faça que todos os envolvidos tenham a sua disposição as informações necessárias e fiquem por dentro do que está acontecendo.  

E então? Vamos dar uma nova utilidade para seu e-mail? Solicite aqui uma apresentação e veja isso e muito mais!

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