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Histórias reais de sucesso

Um grupo de amigos empreendedores, culminou no que é hoje uma agência de referência em Nova Friburgo: a UB House. A UB House está no mercado desde 2011 e no final de 2015 passou por uma grande reestruturação, focando agora, em Inbound Marketing.

Não é complicado ter organização e se diferenciar no mercado. 


Ainda não se sabe quem veio primeiro, o desejo de se destacar em uma área até então pouco explorada na região ou a motivação que cresceu após o inevitável sucesso de seu blog. Com esta releitura mais dinâmica sentiu-se a necessidade de uma ferramenta que auxiliasse a agência em suas entregas. Várias ferramentas foram experimentadas, mas nenhuma conseguiu suprir a necessidade de estabelecer uma rotina de trabalho, sem burocratizar, permitindo fazer o acompanhamento de forma estruturada dos projetos, além do gerenciamento das tarefas. Além disso, a UB House é adepta do trabalho remoto, onde cada colaborador trabalha de seu home office, desde gestores, colaboradores e parceiros. Apesar de ser um modelo inovador e cada vez mais usual os integrantes do time da UB House enfrentavam um grave problema: a má gestão da comunicação. O time nem sempre conseguia se falar, e acabavam não sabendo em que ponto estavam as tarefas.

Com o HINC esse panorama mudou. Eles conseguem entrar em um determinado Job e ver o que foi feito, o que não foi feito, e o melhor de tudo, conseguem apresentar para o cliente tudo o que está acontecendo com o projeto. Falamos com Walace Emrich, Gestor da UB House, que nos contou um pouco de como tem sido sua rotina após a implantação do Software HINC. Walace inicia nos contando um caso real em sua agência:

“Se um cliente diz ‘meu e-mail mkt não foi disparado’, eu entro no HINC e vejo o que ocorreu. Em um caso desses vi que a base de e-mails não havia sido encaminhada para nós, assim identificamos que o processo estava parado devido ao atraso de uma entrega, por parte do cliente.”

Segundo Walace, a aceitação por parte da equipe foi excelente, ele vendeu a ideia do HINC internamente, pois os problemas que ele enfrentava a equipe também enfrentava, assim como as outras agências enfrentam. Um ganho importante foi o de poder mostrar aos clientes que quando eles atrasam o projeto, na maioria dos casos, é por falta de informação do cliente, e ainda poder mostrar isto enviando um relatório do projeto. “Uma agência cumprir prazos é um milagre. E não era para ser, era para ser algo normal”. “Vimos que tem o desafio humano da coisa. A questão de inserir informações claras é importante, e é uma coisa que a gente não se preocupava. Então nas primeiras semanas o pessoal ainda perguntava: ‘o que é pra fazer agora?’.  Eu não deixava essa informação muito clara, logo, isso ficava confuso”.

“Hoje a gente consegue enxergar no HINC o que é para ser feito.”

Outro ponto, talvez o mais importante, que levou a UB House a utilizar o HINC é a integração e facilidade de encontrar as informações mais importantes. Walace, afirma dizendo: “De nada adianta o Pedro (Colaborador) ter informações no computador dele, e eu no meu se as informações não conversarem entre si”. “O HINC ajudou a melhorar a relação da UB House com seus clientes, pois os clientes gostam de poder ter as informações em relatórios”. Ele continua dizendo: “O Edson (diretor) da Neon Pet Shop, se amarra nos relatórios, mesmo sendo um simples relatório que mostra as datas de início e fim e o responsável de cada etapa. Isso gerou um valor muito grande para ele.” Agora toda segunda os clientes da UB House recebem um relatório do que foi feito na semana anterior, extraído do HINC. Assim o cliente tem mais controle do que está sendo feito, e tem a ciência do que está atrasando e por que. Isso tem melhorado o relacionamento da agência com seus clientes.

Melhores prazos de entrega e organização facilitada

Perguntamos se era possível mensurar quantitativamente alguma melhora com o uso do HINC e Walace brinca, “1000% não dá pra colocar?” (risos) Antes a UB tinha problema com prazos, e desde que contrataram o HINC tiveram apenas 1(um) único problema com calendário e a melhora no controle dos prazos foi de 80%. Segundo Walace, se soubessem que o HINC os ajudariam tanto, teriam contratado antes.

“Com O Hinc descobri pontos fortes e pontos fracos, antes desconhecidos, sendo a organização um dos pontos de maior destaque. Identifiquei que não é complicado ter organização e rotinas e isso nos tornou diferenciados no mercado.”

Conheça o HINC e descubra como sua empresa pode ir além na gestão de jobs!

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Projetos eficientes

E começa mais um ótimo dia na minha agência… o cliente me procurou, mapeei a necessidade dele, mandei o orçamento e ele fechou! Faturei, foi para a produção, tudo no prazo, a equipe soltou sua criatividade e o cliente ficou muito feliz com o resultado/entrega. Quase perfeito, exceto por um detalhe… Qual o custo do projeto? Quanto você efetivamente lucrou/perdeu em espécie neste serviço?

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Qual o custo do projeto?

E mais, neste processo tem uma etapa PRIMORDIAL para a saúde financeira e crescimento sustentável da agência: Como precificar o Job? A consequência deste ciclo, quase rotineiro e a primeiro olhar ótimo e digno de desejo, define qual será o resultado dos principais indicadores financeiros da agência e a saúde e sustentabilidade do negócio.

A agência de comunicação – seja ela digital, publicidade e propaganda ou design – é uma organização com estrutura projetizada, onde todos os membros das equipes são envolvidos nos projetos e as lideranças assumem o papel de GP’s. A estrutura da agência é orientada para as entregas do cliente, os Job’s, e assim a equipe trabalha para terminar as atividades que entram na pauta.

O conjunto de atividades que a equipe tem a realizar é a mesma e se repete de tempos em tempos. A mesma coisa acontece para o custo do projeto, ou seja, dessas atividades. O grupo de atividades que se repete é semelhante e assim podemos prever, com alto grau de acerto, o custo dessas atividades.  Simplificando… o que determina, basicamente, o custo do Job é o tempo de trabalho da equipe nas atividades repassadas.  Determinando quanto tempo é gasto  para entregar cada serviço da sua prateleira é o mais importante. Junte a isso outros detalhes como custos mensais, como água, luz, aluguel, etc e poderemos definir como os custos serão gerenciados. Água, luz, despesas comerciais e outros gastos fixos serão divididos pela força de trabalho disponível e alocado de acordo com o tempo, ou serão rateados estimando as vendas do período? São dois formatos que simplificam a gestão do custo e permitem chegar à um orçamento mais preciso.  

E os “freelas” ?

Bom, estes são fornecedores de serviços que fecham por entrega sendo este o custo direto de um Job e deve ser somado ao custo de trabalho da equipe interna. Controlar os custos é a última etapa do gerenciamento dos custos. Os dados atuais do PMI, instituição internacional de gestão de projetos, mostram que 12% do total de recursos da organização são desperdiçados em projetos – ou Job’s adaptando a linguagem – mal gerenciados. Ou seja, numa equipe de 10 pessoas, é como se uma estivesse ali apenas pelos gap’s e não consistências na gestão.  

Pensando na consequência para o negócio, grande parte das empresas e não só agências fecham as portas por não gerirem de forma organizada seus custos e a saúde financeira.   O simples, bem feito, vale muito e é nisso que acreditamos e seguimos com as agências que utilizam o Hinc.  No Hinc, por exemplo,  podemos estimar os custos já no modelo de atividades de cada serviço, os quais não são e nem pode ser engessados. Os serviços sempre irão receber melhorias e “afinamento” contínuo. Feito isso, está criada a linha de base e o parâmetro para precificar o Job.

Os custos fixos como aluguel, água, luz e telefone podem ser alocados na força de trabalho e divididos pela hora de cada um. Assim, o resultado será o custo total rateado no Job. Custos como impostos, “freelas” e outras aquisições  são alocados como custos orçados também na linha de base, e ao fim recebem o custo real se juntando ao total do que realmente foi gasto para tal entrega.  

Como resultado de toda essa organização teremos o comparativo, em uma única tela, de cada cliente e Job, do quanto foi planejado e quanto efetivamente foi gasto, visualizando a origem de cada real e unidade de tempo empreendidos pelas atividades.

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CUIDADO COM O “MAIS OU MENOS”!!

“Ah, mais eu sei mais ou menos quanto custa tal serviço então não vale a pena perder tempo controlando isto.”

Normalmente este barco naufraga quando acha que irá passar “mais ou menos” perto de um Ice Berg, quando vai enfrentar uma ressaca que dá “mais ou menos” pra aguentar, portanto realize o dever de casa e faça o planejamento dos jobs  para entregar serviços com prazos e custos melhor gerenciados.


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