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Projetos eficientes

Imagine a seguinte situação: você faz parte da gestão de uma empresa de consultoria e atende aos mais diversificados clientes, em vários horários ao dia. Sua equipe comercial fecha contratos de turnos de consultoria com esses clientes, onde você recebe apenas o escopo, datas e horário do trabalho a ser realizado. Então, em uma dessas semanas de consultoria, um colaborador fecha um contrato com um novo cliente em um horário conflitante com outro que já estava marcado, por não ter conhecimento em tempo real e não utilizar uma agenda integrada.

 

Essa situação já aconteceu na sua empresa?

Existe uma outra situação ainda mais comum e não menos importante: a da sala de reunião. Raramente as empresas têm controle de agenda da sala de reunião e os choques de horários são constantes, fazendo com que as reuniões com clientes acabem se tornando conversas em salas improvisadas, na falta de outra sala de reunião disponível.

Com grandes necessidades de entrega e foco no que é preciso ser feito, as organizações muitas vezes se esquecem de planejar. E sim, agenda integrada tem tudo a ver com a planejamento.

Se formos pensar nos casos acima, se fosse utilizado uma agenda integrada como forma de auxílio no planejamento das atividades, nenhuma daquelas situações indesejadas aconteceriam. O funcionário teria acesso em tempo real à agenda do gestor e ao agendar aquela atividade, visualizaria que seu colega havia acabado de realizar a mesma ação. No caso da sala de reunião, todos os colaboradores teriam acesso aos eventos agendados para aquele local, tornando possível o remanejamento de suas atividades de acordo com o que fosse viável.

Agenda Integrada é um grande aliado no planejamento

Uma comunicação integrada entre os colaboradores é essencial para que um trabalho que envolva diferentes áreas seja entregue no prazo e com qualidade. Hoje existem soluções completas, como o Hinc, que garante a comunicação do seu time, o acompanhamento das tarefas e o cumprimento dos prazos dos projetos. Assim, fica fácil cumprir todo o plano de ação dentro do prazo estabelecido, visualizando de maneira simplificada o andamento de todas as etapas e agilizando o processo de entrega. O gestor será capaz de analisar o desempenho de cada equipe tomando como base as informações coletadas na plataforma: a duração de cada atividade, se há atrasos, se o tempo determinado para as tarefas é suficiente para uma entrega de qualidade, podendo assim propor melhorias para os projetos.


Agenda Integrada melhora a comunicação

Algumas vezes na realização de um projeto, a execução de uma tarefa depende da finalização de outra e a agenda integrada possibilita a visualização diária do andamento dos processos, envio de mensagens relacionadas a variados assuntos e recebimento de alertas e relatórios de atividades, evitando a necessidade de trocas constantes de e-mails, ligações ou excesso de reuniões. Por isso é importante avaliar o uso de uma agenda integrada para melhorar os resultados da sua empresa. Pequenas ações resultam em grandes melhorias e essas melhorias refletirão no alcance de suas metas e no impulsionamento de seu negócio. Não deixe pra depois, agora é a hora de se tornar competitivo!

Veja também: Whitepaper – “Integração Organizacional” Como uma ferramenta pode facilitar este processo?

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