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Hinc

Um dos fatores que levam à falha de prazo na entrega dos projetos é a definição limitada ou errônea do escopo do projeto, ou seja, das atividades necessárias para a sua entrega. Vamos mostrar nesse post um exemplo de escopo do projeto no software HINC e o fluxo para sua definição.

Definição de escopo do projeto no Hinc


Estourar prazos e orçamentos é comum nos seus projetos?


Já apresentamos no post escopo do projeto na prática com exemplo prático de sua especificação , que o detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto, pois nele teremos descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Uma má definição do escopo impacta em todo projeto, levando a realização de atividades não planejadas, contratação de serviços não previstos, mudanças no planejamento por conta de riscos não mapeados ou não mitigados, conflitos com o cliente, etc.


Nós não queremos isso, não é mesmo?


Para auxiliar você e toda a sua equipe na realização desta etapa tão importante dos projetos e aumentar as chances de sucesso, criamos um Fluxo no software HINC que, através de poucos passos, ajudará a otimizar a utilização do tempo e recursos.


Etapa 1 – Iniciação


Nesta primeira etapa você irá reunir as informações necessárias para o início do projeto e basicamente são as informações contidas no Termo de abertura do projeto.

Etapa 2 – Coleta de requisitos


Existem inúmeras formas de coletar os requisitos do produto/projeto em questão e você e sua equipe já devem possuir alguma metodologia para isso. Desta forma, esta segunda etapa é composta por um campo de texto, onde você pode descrever as funções e funcionalidades que o projeto deve atender e um campo de arquivos, onde pode-se anexar qualquer arquivo utilizado neste processo (compilação de questionários, protótipos, entrevistas, etc.).
 

Etapa 3 – Validação dos requisitos


Esta etapa consiste em uma validação formal dos requisitos por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ajustar requisitos deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, seguimos para a definição do escopo.
  

Etapa 4 – Declaração do escopo

Ao chegar aqui, você já terá todos os dados necessário para detalhar o escopo do produto/projeto. Esta etapa resgatará tudo que foi informado na etapa de Iniciação (etapa 1) e trará os campos já preenchidos com as informações registradas anteriormente. Quanto maior for este detalhamento, mais precisas serão as estimativas.



No final da etapa, há a possibilidade de criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) através de um Plano de ação. A EAP é um processo de subdivisão das entregas do trabalho do projeto em componentes menores, ficando mais fácil de gerenciá-los. No início desse post perguntamos se estourar prazo e orçamento era comum em seus projetos e é com a criação de um plano de ação, explicado no post 6 dicas para criar e utilizar um plano de ação efetivo,  que iremos ser mais assertivos nos prazos e custos. É todo um processo que deve ser seguido para alcançarmos melhores resultados.

 

Etapa 5 – Aprovação


Esta etapa consiste em uma validação formal do escopo do projeto/produto por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ‘Ajustar escopo’ deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, a opção ‘Aprovar’ deve ser selecionada.

 


Etapa 6 – Escopo Aprovado


Nesta etapa você terá um escopo aprovado e será possível imprimir ou gerar documento em arquivo PDF. Como todas as informações contidas aqui são provenientes da etapa de definição do escopo (Etapa 4) e não é possível realizar nenhuma edição, e possível ter a garantia de que as informações aqui apresentadas são aquelas que forma validadas.

 

Etapa 7 – Revisão do escopo

O escopo do projeto pode sofrer mudanças no decorrer da sua execução, seja por questão tecnológica, legal, solicitação de cliente, etc. e é nesta etapa de revisão que você e sua equipe irão manter o escopo atualizado. Lembre-se que mudanças não controladas levam ao aumento do escopo do projeto acarretando em estouro de prazos e orçamentos. Esta etapa de revisão possibilita a edição de todas as informações contidas no último escopo aprovado. Como cada revisão mantém registro histórico, ficará fácil acompanhar as alterações realizadas. Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

É importante utilizar uma ferramenta que auxilie nos projetos do dia a dia. O processo de definição de escopo apresentado, foi concebido de forma genérica e pode ser facilmente adaptado. O Hinc permite incluir ou excluir campos conforme a necessidade e realidade de sua empresa. O que achou? Esperamos que tenha gostado do nosso exemplo de escopo do projeto no software HINC e que lhe ajude na melhora  dos escopos de seus projetos, no gerenciamento das partes interessadas , garantindo que todos que participam do processo estejam alinhados com o que está incluso (ou não) no projeto. Desta forma as expectativas do cliente serão atendidas e a sua equipe manterá o foco naquilo que efetivamente deve ser realizado.

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Gestão voltada para resultados

Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, isto é, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência deve-se previamente definir diversos itens, e assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados. Este artigo abordará o que é declaração do escopo do projeto ou especificação do escopo do projeto (nome traduzido no PMBOK 5ª Edição), a sua importância e ainda disponibilizar um exemplo prático de seu uso.

Escopo do Projeto


O PMI (Project Management Institute), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo (mais de 700.000 membros certificados), possui diversos padrões mundiais para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto, na qual está incluso o guia de conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). Esse padrão reúne um conjunto de ferramentas fundamentais e fornece base de conhecimento, reconhecida mundialmente, para que os gerentes de projetos exerçam o gerenciamento de projetos e entreguem resultados organizacionais.

Escopo do Projeto e sua especificação

No Guia PMBOK 5ª Edição temos 47 processos agrupados em 5 grandes grupos de processos:

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento

No grupo de processos de planejamento encontra-se o processo “Definir o Escopo na qual irá determinar claramente e formalmente o escopo dos trabalhos a serem entregues e servirá como auxílio para tomada de decisões futuras. A especificação do escopo é uma das saídas desse processo e é um importante registro para que os principais participantes aprovem e estejam em conformidade com as bases estabelecidas no documento. O detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto e nele estarão descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Segue agora uma lista de itens, com uma explicação sucinta, que podem ser utilizados para a criação de uma Especificação de Escopo do Projeto:

Objetivos do produto e do projeto

– Descreve quais os produtos e serviços que o projeto irá produzir.

Descrição do escopo do produto

– Declara as principais características e resultados dos serviços e produtos a serem entregues.

Justificativa do Projeto

– Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

O que faz parte do escopo?

– É importante indicar o que faz parte do projeto e o que não se relaciona ao projeto para que não haja cobranças futuras de itens não tratados pelo projeto.

Restrições do projeto

– Indica os limites do projeto, limites de custo, limites de data, etc.

Premissas do projeto

– São fatos considerados verdadeiros mesmo que sem prova real de sua existência para que o planejamento seja executado. É provável que se uma das premissas não for cumprida alguma das metas do projeto (custo, prazo) não será respeitada.

Partes interessadas do projeto

– Pertencem a esse grupo: os principais envolvidos com o projeto, incluindo é claro o gerente de projetos e o seu patrocinador.

Riscos iniciais definidos

– Nesse item busca-se antecipar os possíveis problemas e riscos que o projeto venha a enfrentar.

Aprovação [nome e assinatura]

– Nome e assinatura dos principais envolvidos, como forma de selar o acordo dos itens descritos na especificação do escopo.

Lembrando que o PMBOK é um guia para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto e cada projeto possui suas particularidades. Portanto, novos itens, ajustes e melhorias devem ser realizados para melhor desempenho dos seus projetos. Logo abaixo há um modelo de Especificação de Escopo para melhor entendimento dos itens citados.

Exemplo do escopo do projeto e sua declaração na prática.

Com um documento de declaração de escopo do projeto, como apresentado acima, o seu projeto terá uma excelente base a ser seguida e servirá de orientação para a gestão do projeto e trará ao projeto resultados superiores. Siga esse modelo e aprimore o seu uso para alcançar melhores resultados e realizar entregas corretas dentro do que foi acordado com os principais envolvidos. Agora veja como declarar o escopo do projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

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