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Projetos eficientes

O Gráfico de Gantt ou Diagrama de Gantt é uma ferramenta que dos meados de 1890 até os dias atuais vem sendo usado como recurso para ajudar a planejar, controlar e analisar atividades e processos nos mais diversos segmentos. Mesmo sendo uma ferramenta com mais de 100 anos de existência, o gráfico de gantt ainda é atual e continua sendo uma das estruturas mais utilizadas no gerenciamento de projetos por permitir, de forma ilustrativa, visualizar o avanço das diferentes etapas de um projeto ao longo do tempo.

Quem foi Henry Gantt?

Henry Gantt foi um engenheiro mecânico e consultor de empresas em processos industriais e de gestão, nasceu em 1861 em Maryland, nos Estados Unidos. Atuava na otimização de processos para o aumento da produtividade e da eficiência nas linhas de produção. Por essas e outras, sua carreira profissional o levou a trabalhar juntamente com Frederick Taylor, considerado o pai da administração científica.

Gráfico de Gantt e sua história

Henry Gantt lançou o Gráfico de Gantt (Diagrama de Gantt) para o mundo em 1903, implementando-a na indústria como forma de planejar, organizar e controlar a produção. Com a ajuda do Diagrama passou a ser possível planejar em detalhes a linha de produção, distribuindo adequadamente as atividades ao longo das horas de trabalho de cada funcionário, o que ajudava a prever o volume de peças por colaborador e por dia, garantindo, assim, que os pedidos dos clientes fossem atendidos dentro do prazo estabelecido.

Gráfico de Gantt na gestão de projetos

Em meados de 1960, o Gráfico de Gantt começou a ser usado não apenas na indústria, mas em um mercado totalmente novo: o gerenciamento de projetos. Como se trata de uma ferramenta bastante visual e de fácil compreensão, o diagrama passou a ser usado para ajudar a determinar o caminho crítico de projetos.

Com a ajuda do Gráfico de Gantt, os gerentes de projetos podem identificar com precisão tanto o início como o término de cada atividade, assim como as folgas, os gargalos, as interdependências e o progresso das atividades, de forma a tomarem decisões mais assertivas em relação à execução dos projetos desenvolvidos. 

O responsável pela gestão de projetos deve ter uma ideia geral de todos os processos que serão realizados, sabendo quanto tempo cada um deles deve tomar, quais as tarefas envolvidas e quem serão os responsáveis por cada uma delas. Tendo isso em mente, poderá definir qual é a sequência de eventos mais produtiva, e quais dessas tarefas dependem de outras antes de serem realizadas de forma a aumentar as chances de atingir os principais objetivos do início ao fim do projeto.

Cinco partes principais

  • Tempo: O eixo horizontal principal representa o tempo do projeto. Ele pode ser dividido em horas, dias, meses, ou até mesmo anos de acordo com as suas necessidades.
  • Responsáveis:  define quem são as pessoas e equipes que serão responsáveis pelas etapas do projeto.
  • Barras: são distribuídas horizontalmente e representam as tarefas. O tamanho varia de acordo com o tempo que vão levar até que sejam finalizadas.
  • Setas: definem quais tarefas dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas.
  • Objetivos e metas: são marcas no gráfico que definem o final de etapas importantes ou até mesmo o final do projeto. É aí que você pode ver o deadline (prazo) para manter-se dentro do seu plano de ação. 
  • Caminho Crítico:  é a série de tarefas (ou mesmo uma única tarefa) que regula a data de início ou data de término, previamente calculada do projeto. Se uma única tarefa estiver atrasada no caminho crítico, a data de término do projeto inteiro também estará atrasada. Exibir informações do projeto dessa maneira também é conhecido como método do caminho crítico do gerenciamento de projetos.


Gráfico de Gantt e Tecnologia

Hoje, com o acesso à tecnologia e o poder computacional revolucionando o mundo é possível lançar os dados diretamente em um software de gerenciamento de projetos e ainda extrair o Gráfico de Gantt em forma de relatório. 

Por exemplo o HINC  é um software que traz essa funcionalidade e dinamicamente permite inserir, modificar, visualizar e imprimir todos os dados das atividades do projeto.  Uma atividade possui informações como datas, responsáveis, prioridades, duração, percentual de execução e as suas dependências. Segue abaixo uma  imagem do uso do Gráfico Gantt no software HINC:



Baixe aqui nosso exemplo prático do gráfico de gantt 

Com o uso do Gráfico de Gantt seu time entende melhor quais são as tarefas que devem ser trabalhadas, facilita a organização pessoal, e deixa claro quem é o responsável pelo que. Assim a equipe vai melhorar a comunicação e a motivação, principalmente se for possível observar o Gráfico de Gantt atualizado, pois isso é muito mais produtivo do que fazer inúmeras reuniões para deixar o time a par do progresso do seu projeto. Quando os membros das equipes estão acompanhando o andamento das diferentes etapas, sentem-se parte de algo importante – principalmente quando enxergam a evolução de cada área rumo às metas. Facilite o gerenciamento do cronograma de seus projetos, use o Gráfico de Gantt e com ele torne o seu controle mais simples para o responsável e toda a equipe envolvida.

 

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Líderes melhores

Cooperar não é uma questão de moda, mas sim de necessidade. Liderança e cooperação é uma boa maneira para atingir os objetivos. Ouvir a palavra Cooperação no ambiente dos negócios, pode causar um pouco de estranheza inicialmente, mas basta olhar com calma para verificar que Cooperar é muito mais orgânico, muito mais natural, do que qualquer “moda” que surge como salvação para o ambiente dos negócios.


Existe sim um pré conceito quando se usa o termo Cooperação, pois em via de regra se imagina o estereótipo de pessoas juntas em círculo, sem um foco comum. O mesmo acontecia (ou ainda acontece) quando se iniciou no ambiente dos negócios a se falar de Responsabilidade Social Corporativa. Mas o que trago para reflexão é que já buscamos Cooperar com todos os envolvidos no mercado de negócios onde sua empresa está situada.


Liderança e Cooperação na prática

Diariamente no ambiente corporativo vivenciamos princípios básicos da Cooperação, e para liderança é importante entende-los. Os líderes diariamente recebem missões e metas, onde para atingi-las dependem de outros (colaboradores, fornecedores, clientes, etc).


Os princípios da Cooperação

  • Compartilhar conhecimento: o líder precisa saber partilhar seus conhecimentos e também receber conhecimento dos envolvidos nos negócios, afinal ele está nesta função pois tem conhecimento técnico;
  • Visão do negócio: o líder traduz de forma prática como chegar aos objetivos;
  • Informação dos procedimentos: capacitar a equipe entender e seguir os procedimentos;
  • Transformar pegar o conhecimento, juntamente com visão do negócio, entender os procedimentos, e TRANSFORMAR todos esses pontos em ação e prática.
  • CO – Responsabilidade: compartilhar com envolvidos no processo responsabilidade na condução das atividades. O líder precisa dessa co-responsabilidade para poder tomar as decisões mais estratégicas;
  • Nutrir sentimentos de grupo: o líder precisa manter sentimento de pertencimento no grupo;
  • Focalizar: o líder tem a função de iluminar o caminho para atingir os objetivos.


Entendendo melhor, ou tendo consciência desses princípios básicos, aspectos comuns são fortalecidos e todos ficam com o sentimento que:

  • conquistam juntos;
  • podem participar;
  • são bem aceitos pelo que são;
  • cooperam para realizar objetivos comuns.


Todos esses pontos parecem distantes do que se vive nas organizações. Vivemos num ambiente corporativo cada vez mais globalizado, onde o trabalho da liderança é fundamental. Por isso são importante iniciativas para Compartilhar Conhecimento com todos os envolvidos(Stakeholders). Entender suas fortalezas e possibilidades de crescimento são o melhor caminho para Cooperar com o crescimento do negócio. Existem muitas histórias de líderes que através da busca do envolvimento do grupo para resolver problemas, somente através da Cooperação conseguiram sucesso.

 


Sugestões de leitura

  • A INCRIVEL VIAGEM DE SHACKLETON – autor: Lansing, Alfred.
    Nesta incrível história, o capitão Shackleton, em uma expedição à Antártica, onde seu barco e toda tripulação fica preso no gelo durante dois anos.
  • OS 33: a Milagrosa Sobrevivência e o Dramático Resgate dos Mineiros do Chile – autor: Jonathan Franklin.
    Esta história é bem mais recente, e o interessante é que quem assumiu o trabalho de liderança não foi quem tinha o cargo registrado de líder, mas sim outro colaborador que assumiu impôs com suas características de ação o papel de líder.
  • MUITO MAIS QUE MÓVEIS – autor: Ronald Heinrichs.
    Uma boa história de um formato muito criativo de Cooperar com os negócios da empresa.
  • O Projeto Cooperação. Site que possui o propósito de ser uma “comum-unidade” feliz e sustentável que crie, desenvolva e compartilhe conhecimentos e práticas para difundir a cooperação no mundo.


A arte dos líderes é complexo, pois envolve conhecimento técnico e comportamental. Conhecer e buscar desenvolvimento é uma boa forma de Cooperar. Quando relatamos sobre a Cooperação no ambiente corporativo, podemos pensar tanto nos grandes projetos, como em pequenas ações no dia a dia, como um ajuda a alguém que esteja próximo de você.


Afinal, você já deve ter ouvido o dito popular :

“Gentileza gera Gentileza”


E nós resolvemos acrescentar esses:

“Cooperar gera Cooperação”

“Cooperação gera Resultados”

“Resultados geram Alegrias”

 

Seja um Líder que leve a equipe a cooperar mais e assim alcançar resultados melhores em um ambiente mais alegre onde todos tem a sensação de participação e conquista.

Leia também – Whitepaper: “Integração Organizacional”

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Gestão voltada para resultados

No mundo globalizado e competitivo necessitamos de maior controle sobre nossos projetos, acertar mais que errar e ainda dominar os acontecimentos não esperados ao longo do ciclo de vida dos mesmos. Uma coisa que podemos antecipar é que os problemas surgirão, pois querendo ou não, o mundo tende ao descontrole e desorganização. Vamos mostrar então como fazer o gerenciamento de riscos e melhorar o controle de nossos projetos.


Gerenciamento de Riscos

Planejar é antecipar soluções, é ter um plano, um roteiro, saber o que fazer e quais caminhos seguir para determinadas situações. Planejamento é a resposta para melhorar a gestão de projetos. Já falamos sobre como especificar o escopo do projeto, gerenciar a qualidade, gerenciar as partes interessadas e agora vamos falar um pouco de outro item que faz parte da gestão de projetos: o Gerenciamento dos Riscos. Vamos apresentar 3 passos necessários para o gerenciamento de riscos e ainda disponibilizar um exemplo de um plano de gerenciamento de riscos.

 

1 – O que pode dar errado?

Estude e pesquise quais os riscos o seu projeto está exposto e assim entender os problemas que possam acontecer. Prever os riscos ajuda a prever soluções e isso é fundamental para a tomada rápida de medidas mitigatórias. No post porque a gestão de riscos pode salvar a sua empresa mostramos alguns tipos de riscos que enfrentamos no dia à dia das empresas e também um modelo que ajuda a classificar os riscos conforme a sua frequência e impacto ao projeto.

 

2 – Classifique os riscos!

Qual o impacto que um risco poderá causar em nosso projeto caso venha a se realizar? Será que haverá impacto significativo em nossos custos, cronogramas, etc ? Para responder essas perguntas temos que classificar os riscos. Um risco pode até mesmo inviabilizar o sucesso do projeto e isso deve estar indicado ao ser analisado.

 

3 – O que fazer se algo der errado?

Após ter os riscos identificados e classificados, é importante ter atitude caso algo saia do trilho. Será muito mais fácil tomar uma atitude se tivermos classificado possíveis riscos e as medidas a serem tomadas para cada um dos riscos previstos. Para essa classificação de cada risco previsto e as medidas a serem tomadas damos o nome de plano e ações de resposta aos riscos.

 

Para facilitar o entendimento criamos um exemplo bem bacana de um plano de gerenciamento de riscos que demonstra claramente para nossa especificação de escopo a identificação dos riscos, suas classificações e as medidas a serem tomadas para cada caso.

 

BAIXE AQUI NOSSO EXEMPLO DE UM PLANO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

Faça o dever de casa e realize o gerenciamento de riscos, minimize efeitos negativos que possam surgir garantindo o sucesso de seus projetos. Planejar é uma arte que é composta de vários itens e um deles é o gerenciamento de riscos. Acrescente valor ao seu planejamento e identifique, classifique e desenvolva respostas aos riscos de seus projetos.

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Projetos eficientes

Você tem clareza sobre os seus objetivos para empreender tanto na vida profissional quanto na vida pessoal? Se ao ouvir esse tipo de pergunta você se sente angustiado pois se vê imerso em uma série de atividades que te distanciam dos seus desejos, está na hora de conhecer o que é CANVAS.  

 


CANVAS – Auxílio na estruturação dos projetos

O CANVAS é uma ferramenta bastante eficiente que visa auxiliar no processo de estruturação de um projeto, tanto nos negócios como na vida pessoal. De forma geral, a ferramenta de CANVAS facilita o gerenciamento estratégico de um projeto existente ou mesmo que ainda está no papel. Trata-se de um mapa simples e visual que aborda os principais aspectos a serem considerados para que o projeto se torne realidade.

Embora o CANVAS não substitua o tradicional plano de negócios, ele é uma ferramenta simplificada que pode ajudar no ganho de competitividade devido à agilidade que proporciona.   Para construir o seu CANVAS você deve preencher nove campos baseados em quatro pilares essenciais de estruturação. O mapa conta com um layout bem definido que você pode baixar no link que fornecemos ao longo do texto.

Com o mapa em mãos, você pode compreender um pouco melhor o que são os quatro pilares:  

  • Infraestrutura: diz respeito à avaliação dos recursos disponíveis para se chegar ao valor do produto ou do serviço pretendido. No campo pessoal, a estrutura pode ser habilidades e competências que você conta para promover sua mudança ou realizar seu projeto.  
  • Oferta: refere-se ao produto e serviço oferecido ao consumidor e sua proposta de valor. No campo pessoal, a oferta pode ser aquilo que você não é capaz de realizar e executar sozinho e necessita de auxílio para realizar seu objetivo.
  • Cliente: trata-se do seu público alvo, quem você pretende atingir com seu produto ou serviço. Nesse pilar também são avaliados os canais de contato com o consumidor (distribuição e marketing) e o relacionamento estabelecido durante e após a venda. Quando usamos o CANVAS para a execução de um projeto pessoal, o “cliente” pode ser nós mesmos, isto é, aquilo que precisamos fazer para nos sentirmos satisfeitos com nossas atividades em prol de nosso objetivo.
  • Finanças: abrangem custos gerais e as fontes de receita da empresa. Durante o processo de modelagem e ideação de uma empresa, recomenda-se que o quadro seja completado com post its para facilitar o processo de preenchimento e visualização, incentivando a reflexão sobre aspectos, dificuldades e vantagens relativos ao seu projeto.

 

 


Por que fica mais fácil inovar com o CANVAS?

O CANVAS possibilita que você tenha uma visão objetiva do seu projeto, fazendo com que você entenda melhor o potencial da sua futura empresa e possa atingir seus objetivos com maior assertividade. O CANVAS proporciona clareza, direcionando a ação e consequentemente aproximando você dos resultados que deseja.   Além de ser útil para negócios que estão começando, o CANVAS também ajuda as empresas a reverem seu modelo de negócio e como seus setores interagem permitindo assim que se inove em processos internos.



Model Canvas curvas

Baixar tela modelo CANVAS em alta resolução

 

Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos? Então continue acompanhando nosso blog e saiba mais sobre o software HINC. Nós oferecemos diversas soluções permitindo que você gerencie planos de ação, indicadores de desempenho, fluxo de informações, agendas de equipes, comunicação entre projetos e usuários; tudo de forma integrada e muito segura.

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