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Hinc

O Hinc é um software para gestão de projetos, através dele os consultores podem gerenciar desde as fases iniciais de um projeto, tais como: o escopo, arquitetura, detalhes de cada atividade até as tarefas que resultarão na eficiência e nos resultados que se deseja obter.  

Os consultores podem criar projetos vinculados a uma empresa e dentro deles elaborar planos de ação com a definição dos passos que devem ser seguidos, dessa forma poderão seguir uma linha de raciocínio das atividades e terão um maior controle sobre todos os processos, uma vez que todos serão mapeados.

É fácil colocar comentários (acompanhamentos), anexar documentos necessários e atribuir um responsável por cada atividade. Quando outro usuário abrir o plano de ação poderá ler os acompanhamentos e assim aquirir o conhecimento do seu andamento.  


É possível tirar relatórios customizados conforme o que se deseja, pois HINC permite que o consultor selecione aquilo que deseja imprimir podendo obter as informações necessárias.   Além dessas funcionalidades o Hinc ainda conta com ferramentas como indicadores e fluxos de processos, o que permite que se tenha uma avaliação mais detalhada dos resultados alcançados, permitindo assim que sejam verificados os locais onde devem ser efetuadas mudanças e/ou aprimoramentos afim de se obter melhorias e otimizações em todos os procedimentos.  

O HINC permite também que o consultor administre sua agenda dentro do software e que tenha acesso à agenda de seus colegas, dessa forma é possível administrar suas tarefas em um só lugar e convidar demais participantes quando necessário, além disso, o HINC é um super facilitador da comunicação, pois permite o envio de mensagens internas entre todos os usuários e ainda traz notificações a respeito de todas as atividades dos usuários; dessa forma o administrador ou responsável por alguma ferramenta dentro do Software poderá acompanhar o manuseio de seus projetos e planos de ações.  

O HINC pode também ser usado como CRM, como ficha de cadastro de clientes ou para qualquer outra atividade que o consultor achar necessária, uma vez que se trata de uma plataforma e é possível colocar “toda” a empresa dento dela. Por meio desta opção ocorre a integração entre todos os setores e recursos da empresa, assim o consultor economiza tempo, dispensa o uso de papéis e sabe onde encontrar todas as ferramentas e informações necessárias para suas atividades.  

 A gestão do Hinc é totalmente voltada para resultados, além de ser possível acessá-la de qualquer lugar, uma vez que é uma plataforma 100% web. Isso trás facilidade e conforto para os consultores que podem realizar o monitoramento de seus projetos de qualquer lugar, garantindo assim o sucesso do negócio de seus clientes em tempo ágil, pois projetos, planos de ação, indicadores e fluxos de processos em um só lugar facilitam a tomada de decisão trazendo objetividade e velocidade a todas as rotinas.

Atráves do HINC o consultor tem acesso a uma tecnologia que valoriza as relações e identidades de cada membro da organização e isso valoriza uma das principais habilidades do consultor: o relacionamento humano.  


Conheça como gerenciar projetos com o software HINC!

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Hinc

Um dos fatores que levam à falha de prazo na entrega dos projetos é a definição limitada ou errônea do escopo do projeto, ou seja, das atividades necessárias para a sua entrega. Vamos mostrar nesse post um exemplo de escopo do projeto no software HINC e o fluxo para sua definição.

Definição de escopo do projeto no Hinc


Estourar prazos e orçamentos é comum nos seus projetos?


Já apresentamos no post escopo do projeto na prática com exemplo prático de sua especificação , que o detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto, pois nele teremos descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Uma má definição do escopo impacta em todo projeto, levando a realização de atividades não planejadas, contratação de serviços não previstos, mudanças no planejamento por conta de riscos não mapeados ou não mitigados, conflitos com o cliente, etc.


Nós não queremos isso, não é mesmo?


Para auxiliar você e toda a sua equipe na realização desta etapa tão importante dos projetos e aumentar as chances de sucesso, criamos um Fluxo no software HINC que, através de poucos passos, ajudará a otimizar a utilização do tempo e recursos.


Etapa 1 – Iniciação


Nesta primeira etapa você irá reunir as informações necessárias para o início do projeto e basicamente são as informações contidas no Termo de abertura do projeto.

Etapa 2 – Coleta de requisitos


Existem inúmeras formas de coletar os requisitos do produto/projeto em questão e você e sua equipe já devem possuir alguma metodologia para isso. Desta forma, esta segunda etapa é composta por um campo de texto, onde você pode descrever as funções e funcionalidades que o projeto deve atender e um campo de arquivos, onde pode-se anexar qualquer arquivo utilizado neste processo (compilação de questionários, protótipos, entrevistas, etc.).
 

Etapa 3 – Validação dos requisitos


Esta etapa consiste em uma validação formal dos requisitos por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ajustar requisitos deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, seguimos para a definição do escopo.
  

Etapa 4 – Declaração do escopo

Ao chegar aqui, você já terá todos os dados necessário para detalhar o escopo do produto/projeto. Esta etapa resgatará tudo que foi informado na etapa de Iniciação (etapa 1) e trará os campos já preenchidos com as informações registradas anteriormente. Quanto maior for este detalhamento, mais precisas serão as estimativas.



No final da etapa, há a possibilidade de criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) através de um Plano de ação. A EAP é um processo de subdivisão das entregas do trabalho do projeto em componentes menores, ficando mais fácil de gerenciá-los. No início desse post perguntamos se estourar prazo e orçamento era comum em seus projetos e é com a criação de um plano de ação, explicado no post 6 dicas para criar e utilizar um plano de ação efetivo,  que iremos ser mais assertivos nos prazos e custos. É todo um processo que deve ser seguido para alcançarmos melhores resultados.

 

Etapa 5 – Aprovação


Esta etapa consiste em uma validação formal do escopo do projeto/produto por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ‘Ajustar escopo’ deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, a opção ‘Aprovar’ deve ser selecionada.

 


Etapa 6 – Escopo Aprovado


Nesta etapa você terá um escopo aprovado e será possível imprimir ou gerar documento em arquivo PDF. Como todas as informações contidas aqui são provenientes da etapa de definição do escopo (Etapa 4) e não é possível realizar nenhuma edição, e possível ter a garantia de que as informações aqui apresentadas são aquelas que forma validadas.

 

Etapa 7 – Revisão do escopo

O escopo do projeto pode sofrer mudanças no decorrer da sua execução, seja por questão tecnológica, legal, solicitação de cliente, etc. e é nesta etapa de revisão que você e sua equipe irão manter o escopo atualizado. Lembre-se que mudanças não controladas levam ao aumento do escopo do projeto acarretando em estouro de prazos e orçamentos. Esta etapa de revisão possibilita a edição de todas as informações contidas no último escopo aprovado. Como cada revisão mantém registro histórico, ficará fácil acompanhar as alterações realizadas. Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

É importante utilizar uma ferramenta que auxilie nos projetos do dia a dia. O processo de definição de escopo apresentado, foi concebido de forma genérica e pode ser facilmente adaptado. O Hinc permite incluir ou excluir campos conforme a necessidade e realidade de sua empresa. O que achou? Esperamos que tenha gostado do nosso exemplo de escopo do projeto no software HINC e que lhe ajude na melhora  dos escopos de seus projetos, no gerenciamento das partes interessadas , garantindo que todos que participam do processo estejam alinhados com o que está incluso (ou não) no projeto. Desta forma as expectativas do cliente serão atendidas e a sua equipe manterá o foco naquilo que efetivamente deve ser realizado.

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Gestão voltada para resultados

Um dos métodos de gestão mais conhecidos no mundo dos negócios, para incremento continuado de processos e produtos, é o PDCA. Este ciclo de quatro ações – Plan; Do; Check; Act – começa no planejamento, base das ações ordenadas para o atingimento de algo melhor do que aquilo que fora feito até o momento.

A melhoria contínua é um dos preceitos de sucesso de um planejamento bem executado a médio e longo prazo.

Questões do planejamento

  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • Como chegar lá?


Respondendo a essas perguntas nos deparamos com a necessidade latente de executar um planejamento e isso pode ocorrer em quaisquer esferas de nossas vidas, profissionais ou pessoais.

Planejar é criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. É uma ação essencial na tomada de decisões e execução das atividades vinculadas a este objetivo.

Planejamento na prática

Como planejar na prática? Com metodologia e ferramenta propícias para tal! Um método de apoio ao planejamento, muito difundido mundo afora, é o 5W2H – What; Why; When; Who; Where; How to do; How much. Essa matriz de questionamentos vai orientar a construção da seqüência de atividades vinculadas a seu plano de ação.

Procure compreender claramente qual é o problema ou questão a ser alcançada, corrigida ou melhorada. Por que é importante levá-lo adiante? Determine quem será o principal responsável e o prazo de execução, além dos demais recursos que devem ser envolvidos. Variáveis como: quanto custará e como será feito, completam os pontos iniciais de atenção a esse processo.

Traçando todo esse cenário com apoio de uma metodologia, levá-lo adiante é o novo desafio. Existem ferramentas que podem ser grandes aliadas na gestão desse planejamento, como é o caso do HINC. Esta plataforma tem o propósito de agrupar todas essas demandas vinculadas à gestão de planos de ação, não só o controle das atividades, mas também sua relação com os indicadores amarrados aos seus objetivos e com fluxos de trabalho.

A integração na comunicação dos agentes envolvidos no plano e a transparência na evolução das atividades são outros grandes benefícios, mas estes serão pontos focais de posts futuros.

Voltando ao ponto de como planejar na prática usando uma plataforma de gestão estratégica, destacamos como essas ferramentas devem amarrar todas as variáveis pensadas durante a aplicação de uma metodologia de planejamento.

Lista de atividades

Distribua as fases, subfases e atividades a serem executadas para o bom andamento do plano. Correlacione o início de uma atividade vinculada ao término de outra quando for necessário.


 

 

Prioridades, prazos e progresso

Defina prazos de início e fim das atividades, sinalize quais são prioritárias e tenha uma ferramenta que permita acompanhar o progresso dessas ações, no intuito de alertá-lo para um eventual não cumprimento de um compromisso no prazo acordado.

Se esta ferramenta, como é o caso do HINC, trouxer alertas para seu email do avanço das ações que estão sendo executadas, associadas a um plano ao qual você é responsável, melhor. Tenha transparência daquilo que está avançando e o que ainda não atendeu às suas expectativas.


Responsabilização e acompanhamento

Além da sua responsabilidade, freqüentemente outros recursos humanos serão incorporados ao plano. Deixar claro quais são as atribuições de cada um no bom desempenho do plano é chave do sucesso. Se alguém não souber o que deve entregar e em que prazo executar, algo não vai sair do jeito esperado pelo gestor desse plano, não é mesmo?


Tenha uma plataforma que permita que estes agentes envolvidos possuam apenas acesso às suas atividades de responsabilidade e interesse, vetando quaisquer pontos chave dos planos que não lhe sejam convenientes.


Ter uma ferramenta de apoio que garanta essa segurança da informação, assertividade nas deliberações, tranqüilidade no acompanhamento, comunicação integrada dos agentes envolvidos e transparência, pode ser a força que faltava para manter o punho firme e os avanços almejados no trilho certo.

Hinc software para gerenciamento de projetos, tarefas e planos de ação

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