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Projetos eficientes

Administrar e executar um projeto não é uma tarefa tão simples como se imagina. Pense aliar essas responsabilidades de gestão com o controle e expectativas do cliente. Conhecer as melhores práticas de gerenciamento de projetos é fundamental para que você saiba como lidar de forma imponente nos seus planos de ação e poder passar aos seus clientes informações precisas do desenvolvimento, competência nos serviços prestados e com isso a evolução do projeto. Isso garante maior satisfação e entendimento por parte de quem consome seu trabalho.  


Evolução do Projeto


Como o próprio termo traduz, projeto nada mais é que um empreendimento a ser realizado, mas que pode passar por N mudanças e aperfeiçoamentos para chegar ao resultado desejado. O segredo para apresentar de forma bacana a evolução do projeto ao seu cliente está em saber que nem todas as informações são de fato relevantes para o publico externo. Afinal, estamos aqui para garantir que seu cliente sinta eficácia no planejamento de ações realizadas por você e não que ele tenha em mãos uma série de dúvidas e questionamentos sobre processos na qual você tem trabalhado, não é mesmo?!

Para garantir bons resultados nos relatórios do seu projeto, destacamos pontos importantíssimos, mas que muitas vezes passam despercebidas pelos gestores. Priorizar a organização é uma das dicas mais valiosas para o sucesso, por que do que adianta uma listagem de informações difusas que no fim das contas consumirão seu tempo por precisar que você explique ao seu cliente do que elas se tratam?! Uma ferramenta de gestão é uma super dica para acompanhar a evolução das etapas e administrar melhor o tempo gasto na realização das tarefas, acoplando informações que o público externo adora acompanhar e que condiz com o progresso no projeto.

Cada cliente é único e exclusivo! Então, definir um perfil de acesso personalizado ao projeto é a melhor maneira de situar o cliente do que está acontecendo ao mesmo tempo em que se evita que ele fique buscando detalhes desnecessários. É importante desenvolver um plano de comunicação entre empresa e cliente e segui-lo até o final do projeto priorizando um diálogo consistente, honesto e que evite insegurança por parte do cliente.

Quando o assunto é gerenciamento de projeto, postergar aumenta as chances de não cumprimento dos prazos e atrasos nas entregas. Faça com que seu cliente não seja apenas um receptor do serviço, trate-o como parte integral do time do projeto, que tem suas responsabilidades e seus compromissos para que o trabalho seja elaborado com a qualidade esperada e seja entregue no prazo planejado. Mas cuidado! Fazer com que seu cliente se sinta parte da equipe não lhe dá autoridade 100% no projeto, é preciso limitar suas intervenções e evitar desconforto na equipe que desenvolve o trabalho. Informe ao cliente que a evolução do projeto será informada por relatórios periódicos via e-mail ou mensagem interna e gere relatórios que ajudem a conter a ansiedade e mostre comprometimento por parte da sua equipe em relação ao cliente.

5 dicas para apresentar a evolução do projeto ao seu cliente

  1. Organize seus dados e estruture sua forma de trabalhar, assim você terá controle do que está sendo feito e acompanhará o progresso das atividades.
  2. Saiba definir que informações são importantes para o cliente.
  3. Torne seu cliente integrante da sua equipe. Delegue responsabilidades e respeito com prazos e acordos estipulados e faça com que ele seja peça chave para o sucesso do projetos. Mas cuidado, saiba que é preciso limitar a interferência dele no andamento das atividades.
  4. Encaminhe emails e relatórios constantemente ao seu cliente, indicando informações básicas que caracterizem o progresso no desenvolvimento do projeto.
  5. Trace o perfil do seu cliente e apresente o que ele realmente quer e precisa saber.


Ao contrário do que muitos pensam, a liderança pode ser desenvolvida em todas as pessoas e todo projeto pode ser uma valiosa ferramenta de aprendizagem. É importante acompanhar de perto toda a evolução do projeto para que nenhum erro passe despercebido ao longo do processo. A participação ativa do cliente nas decisões auxilia diretamente na efetividade do projeto, tornando o serviço mais assertivo e o cliente fica mais seguro em relação à performance da empresa.


Veja também:

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Gestão voltada para resultados

OKR (Objectives and Key Results) é um framework utilizado para a definição de metas e foi criado pela Intel e adotado pelo Google em 1999, no seu primeiro ano. Desde então, os OKRs vem sendo adotados por muitas empresas de diversos setores.

Em um OKR, o Objetivo é a descrição qualitativa do que se espera atingir e os Key Results são métricas que indicam se atingimos ou não o objetivo.


Você sabe quais as caracerísticas de um OKR?

  • Possuem ciclos curtos de definição de metas: geralmente possuem ciclos trimestrais ou quadrimestrais de desdobramento de metas ao invés de planejamento anual estático. Com a implementação de OKR, economiza-se tempo de planejamento e ganha-se maior dinamicidade, uma vez que os ciclos são menores.
  • Devem ser simples: OKRs devem ser simples e mensuráveis, de fácil compreensão. É importante que eles não precisem ser explicados para serem entendidos por todos na empresa.
  • Transparência: Os OKRs devem ser públicos para toda a empresa, assim fica claro em que cada setor ou pessoa está focando.
  • Definidos Bottom-up e Top-Down: Aproximadamente 60% dos OKRs são definidos pelo time. Normalmente, a partir dos OKR’s da empresa os times definem os seus, sempre com o objetivo de alinhar as estratégias.
  • Devem ser separados de remuneração e avaliação: a não vinculação entre as metas da remuneração e avaliação como os OKR’s é fundamental para que o time possa buscar metas difíceis.


Key Result e Stretch Goal

Os Key Result possuem stretch goals que são metas que forçam o time a sair da zona de conforto fazendo repensar como trabalhar. Aceitar 70% como alvo em um key result seria não tentar alongar. A idéia de uma “stretch goal” é realmente tentar alcançar os 100% da meta, mesmo quando você sabe que não vai alcançá-los a maior parte do tempo. Larry Page, co-fundador do Google, escreveu no prefácio do livro “Como o Google Funciona” que fazer as pessoas pensarem realmente grande é difícil e para isso metas difíceis são chaves.


Como dar notas a um Key Result

No final do trimestre ou quadrimestre, os Key Results normalmente são medidos em uma escala de 0 a 1 (ou 0 a 100 em algumas empresas) onde 1 é a “Stretch Goal” e 0,6 ou 0,7 é o resultado esperado. Abaixo de 0,4 significa que tivemos problemas de desempenho naquele Key Result. É muito importante que o processo de dar notas seja simples e rápido, sem tomar tempo. Para obter a nota final de um OKR, basta fazer a média dos KRs. Não é necessário dar pesos diferentes para cada KR, isso só complica o processo, que deve ser simples.

Ao implementar OKR, sua empresa comece adotando os passos que fizerem mais sentido e tiverem mais aderência com a cultura da empresa. Temos algumas dicas importantes que seguimos ao conduzir processos de implantação de OKR’s em nossos clientes.

  1. Comece pequeno e evolua a cada novo ciclo Quando se começa a implementar OKR’s, um dos desafios é definir quais são os OKR da empresa, dos times e das pessoas. Nós recomendamos que o desdobramento para as pessoas ocorra em ciclos posteriores, depois que já ter as lições aprendidas com os OKR da empresa e dos times. Pode-se também fazer o primeiro ciclo em uma diretoria ou departamento para evoluir em seguida para as demais diretorias e/ou departamentos.
  2.  Foco é fundamental Sobre o número de OKR, é recomendado que o time tenha entre 4 e 6 Objetivos e no máximo 5 Key Results por objetivo. Ter muitos OKR significa que você pode estar sem foco.
  3. Treine o time. É fundamental capacitar o time para que eles entendam qual o objetivo de implantar OKR, como fazer, como escolher indicadores, definir metas mensuráveis e que estejam alinhadas com os objetivos da empresa, aliás alinhamento é um dos principais ganhos quando se implementa OKR.
  4. Use o processo decisório para ajudar definir OKR Para ajudar os times a definirem quais são seus OKR e Key Results a partir dos OKR da empresa recomedamos que seja utilizada a metodologia de processo decisório que já descrevemos no post sobre processos decisório. Selecionamos alguns exemplos de OKR que podem ajuda você.

    Veja no link:

Exemplos de OKR – Gratuitos!

 

Você está usando OKR ou planeja usar? Tem alguma dúvida? Poste aqui!

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