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Gestão voltada para resultados

Plano de Ação é uma ferramenta de organização de atividades mundialmente utilizada e de grande importância quando se fala em planejamento. Por menor que uma empresa seja, sempre haverá a necessidade de algum tipo de planejamento na execução dos projetos.  O planejamento pode ser realizado de maneira informal ou, como é comum em empresas maiores, na forma de processos mais estruturados. Em  muitos casos há um grupo de pessoas ou até mesmo departamentos inteiros responsabilizados por isso.

Plano de ação

Plano de Ação é uma ferramenta de acompanhamento de atividades que auxilia na coordenação de equipes, controle de prazos e etapas para alcançar o que se deseja. Preparamos 6 lições para criar e utilizar um plano de ação de maneira efetiva.

  1. Defina seus objetivos (escopo)

    Planejamento e objetivos andam lado a lado. Um bom planejamento só fará sentido se soubermos onde queremos chegar, pois o planejamento, seja ele no formato que for, é na verdade a idealização do que é necessário ser realizado para que os objetivos sejam conquistados. Assim, reserve um espaço especial no plano de ação e descreva os objetivos/escopo a alcançar.

  1. Defina as atividades

    Com os objetivos em mãos, liste tudo o que precisa ser realizado (atividades) para que se facilite a compreensão do todo. Se necessário, divida as atividades em sub-atividades e procure ordená-las cronologicamente. Procure especificar as atividades até que elas tenham duração adequada ao plano. Não faz sentido criar atividades com duração de 15 minutos para planos de ação com meses de extensão. Da mesma forma não faz sentido criar atividades que durem meses para planos de ação de tamanho semelhante. O ideal é que as atividades tenham tamanhos que facilitem a estimativa de esforço e que não ultrapassem 1 semana.

  1. Defina prioridades e datas

     Sem datas e sem prioridades é provável que o que deve ser feito não será feito no prazo e nem no momento correto. Tendo bem claro o que deve ser feito e quando fazer, será mais fácil focar e concluir as atividades em um prazo adequado. Respeite o tempo necessário para a realização de cada atividade e lembre-se das prioridades definidas. Procure também considerar possíveis atrasos ou adiantamentos.

  1. Defina responsabilidades

     Alinhe responsabilidades e estabeleça, na sua equipe, quem é responsável por qual atividade e certifique-se de que há entendimento do que deve ser entregue na atividade repassada. Procure deixar documentado o que se deseja para cada atividade.

  1. Acompanhe as atividades

    Trabalhe em cima das definições realizadas e acompanhe as atividades. Os responsáveis pelas atividades podem e devem indicar o progresso de execução das atividades e escrever registros de dificuldades, soluções e realizações nas atividades. Um plano bem acompanhado e documentado será um belo registro histórico e agregará inteligência estratégica à empresa. O responsável pelo plano de ação terá uma visão mais clara do avanço das atividades, maior previsibilidade e terá maior êxito em cumprir as atividades dentro do tempo limite.

  1. Utilize um Software

    Hoje há no mercado softwares para gestão de planos de ação que facilitam a criação de planos de ação e seu acompanhamento. Os melhores softwares automatizam e geram um potencial incrível para o gerenciamento de projetos e seus planos de ação. Permitem realizar filtros nos planos de ação, criar modelos, verificar atrasos, auditoria de ações, alertas automáticos, vínculos com outros processos, indicadores, diagnósticos, inserção de custos e outras funcionalidades que integram a comunicação e conhecimento da equipe, além de serem, nos melhores casos, acessíveis de qualquer lugar utilizando-se a internet.



Melhore a qualidade da gestão de seus planos de ação!

Após a execução e acompanhamento dos seus planos de ação, algumas lições serão aprendidas e aperfeiçoamentos surgirão. Coloque em prática as dicas citadas e mostre valor aos seus clientes, colaboradores e coordenadores realizando entregas com menos falhas, prazo apurado e melhores resultados. Caso queira mais dicas, conhecer o nosso software de gestão de projetos HINC e como organizamos nossos planos de ação, entre em contato conosco para que possamos te ajudar a conquistar seus objetivos.


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Gestão voltada para resultados

Um dos métodos de gestão mais conhecidos no mundo dos negócios, para incremento continuado de processos e produtos, é o PDCA. Este ciclo de quatro ações – Plan; Do; Check; Act – começa no planejamento, base das ações ordenadas para o atingimento de algo melhor do que aquilo que fora feito até o momento.

A melhoria contínua é um dos preceitos de sucesso de um planejamento bem executado a médio e longo prazo.

Questões do planejamento

  • Onde estamos?
  • Onde queremos chegar?
  • Como chegar lá?


Respondendo a essas perguntas nos deparamos com a necessidade latente de executar um planejamento e isso pode ocorrer em quaisquer esferas de nossas vidas, profissionais ou pessoais.

Planejar é criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. É uma ação essencial na tomada de decisões e execução das atividades vinculadas a este objetivo.

Planejamento na prática

Como planejar na prática? Com metodologia e ferramenta propícias para tal! Um método de apoio ao planejamento, muito difundido mundo afora, é o 5W2H – What; Why; When; Who; Where; How to do; How much. Essa matriz de questionamentos vai orientar a construção da seqüência de atividades vinculadas a seu plano de ação.

Procure compreender claramente qual é o problema ou questão a ser alcançada, corrigida ou melhorada. Por que é importante levá-lo adiante? Determine quem será o principal responsável e o prazo de execução, além dos demais recursos que devem ser envolvidos. Variáveis como: quanto custará e como será feito, completam os pontos iniciais de atenção a esse processo.

Traçando todo esse cenário com apoio de uma metodologia, levá-lo adiante é o novo desafio. Existem ferramentas que podem ser grandes aliadas na gestão desse planejamento, como é o caso do HINC. Esta plataforma tem o propósito de agrupar todas essas demandas vinculadas à gestão de planos de ação, não só o controle das atividades, mas também sua relação com os indicadores amarrados aos seus objetivos e com fluxos de trabalho.

A integração na comunicação dos agentes envolvidos no plano e a transparência na evolução das atividades são outros grandes benefícios, mas estes serão pontos focais de posts futuros.

Voltando ao ponto de como planejar na prática usando uma plataforma de gestão estratégica, destacamos como essas ferramentas devem amarrar todas as variáveis pensadas durante a aplicação de uma metodologia de planejamento.

Lista de atividades

Distribua as fases, subfases e atividades a serem executadas para o bom andamento do plano. Correlacione o início de uma atividade vinculada ao término de outra quando for necessário.


 

 

Prioridades, prazos e progresso

Defina prazos de início e fim das atividades, sinalize quais são prioritárias e tenha uma ferramenta que permita acompanhar o progresso dessas ações, no intuito de alertá-lo para um eventual não cumprimento de um compromisso no prazo acordado.

Se esta ferramenta, como é o caso do HINC, trouxer alertas para seu email do avanço das ações que estão sendo executadas, associadas a um plano ao qual você é responsável, melhor. Tenha transparência daquilo que está avançando e o que ainda não atendeu às suas expectativas.


Responsabilização e acompanhamento

Além da sua responsabilidade, freqüentemente outros recursos humanos serão incorporados ao plano. Deixar claro quais são as atribuições de cada um no bom desempenho do plano é chave do sucesso. Se alguém não souber o que deve entregar e em que prazo executar, algo não vai sair do jeito esperado pelo gestor desse plano, não é mesmo?


Tenha uma plataforma que permita que estes agentes envolvidos possuam apenas acesso às suas atividades de responsabilidade e interesse, vetando quaisquer pontos chave dos planos que não lhe sejam convenientes.


Ter uma ferramenta de apoio que garanta essa segurança da informação, assertividade nas deliberações, tranqüilidade no acompanhamento, comunicação integrada dos agentes envolvidos e transparência, pode ser a força que faltava para manter o punho firme e os avanços almejados no trilho certo.

Hinc software para gerenciamento de projetos, tarefas e planos de ação

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