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Gestão voltada para resultados

Um projeto nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, isto é, com início e fim definidos. Para gerenciar um projeto e planejar a sua existência deve-se previamente definir diversos itens, e assim, estabelecer prazos e resultados a serem alcançados. Este artigo abordará o que é declaração do escopo do projeto ou especificação do escopo do projeto (nome traduzido no PMBOK 5ª Edição), a sua importância e ainda disponibilizar um exemplo prático de seu uso.

Escopo do Projeto


O PMI (Project Management Institute), uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo (mais de 700.000 membros certificados), possui diversos padrões mundiais para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto, na qual está incluso o guia de conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). Esse padrão reúne um conjunto de ferramentas fundamentais e fornece base de conhecimento, reconhecida mundialmente, para que os gerentes de projetos exerçam o gerenciamento de projetos e entreguem resultados organizacionais.

Escopo do Projeto e sua especificação

No Guia PMBOK 5ª Edição temos 47 processos agrupados em 5 grandes grupos de processos:

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento

No grupo de processos de planejamento encontra-se o processo “Definir o Escopo na qual irá determinar claramente e formalmente o escopo dos trabalhos a serem entregues e servirá como auxílio para tomada de decisões futuras. A especificação do escopo é uma das saídas desse processo e é um importante registro para que os principais participantes aprovem e estejam em conformidade com as bases estabelecidas no documento. O detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto e nele estarão descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Segue agora uma lista de itens, com uma explicação sucinta, que podem ser utilizados para a criação de uma Especificação de Escopo do Projeto:

Objetivos do produto e do projeto

– Descreve quais os produtos e serviços que o projeto irá produzir.

Descrição do escopo do produto

– Declara as principais características e resultados dos serviços e produtos a serem entregues.

Justificativa do Projeto

– Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

O que faz parte do escopo?

– É importante indicar o que faz parte do projeto e o que não se relaciona ao projeto para que não haja cobranças futuras de itens não tratados pelo projeto.

Restrições do projeto

– Indica os limites do projeto, limites de custo, limites de data, etc.

Premissas do projeto

– São fatos considerados verdadeiros mesmo que sem prova real de sua existência para que o planejamento seja executado. É provável que se uma das premissas não for cumprida alguma das metas do projeto (custo, prazo) não será respeitada.

Partes interessadas do projeto

– Pertencem a esse grupo: os principais envolvidos com o projeto, incluindo é claro o gerente de projetos e o seu patrocinador.

Riscos iniciais definidos

– Nesse item busca-se antecipar os possíveis problemas e riscos que o projeto venha a enfrentar.

Aprovação [nome e assinatura]

– Nome e assinatura dos principais envolvidos, como forma de selar o acordo dos itens descritos na especificação do escopo.

Lembrando que o PMBOK é um guia para facilitar o trabalho dos gerentes de projeto e cada projeto possui suas particularidades. Portanto, novos itens, ajustes e melhorias devem ser realizados para melhor desempenho dos seus projetos. Logo abaixo há um modelo de Especificação de Escopo para melhor entendimento dos itens citados.

Exemplo do escopo do projeto e sua declaração na prática.

Com um documento de declaração de escopo do projeto, como apresentado acima, o seu projeto terá uma excelente base a ser seguida e servirá de orientação para a gestão do projeto e trará ao projeto resultados superiores. Siga esse modelo e aprimore o seu uso para alcançar melhores resultados e realizar entregas corretas dentro do que foi acordado com os principais envolvidos. Agora veja como declarar o escopo do projeto em uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

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