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Projetos eficientes

Na era digital em que vivemos, a comunicação é cada vez mais veloz, as inovações crescem exponencialmente e novas tendências surgem a cada dia no mercado. É neste contexto que vemos aumentar a taxa de adoção da metodologia ágil nas empresas.

 

Leia: Metodologias Tradicionais x Metodologias Ágeis

 

Com a metodologia ágil, além de velocidade, seu time fica focado no cliente para atender rapidamente suas necessidades e também responder às  tendências do mercado. Garantir a satisfação do cliente e entregar valor é o que faz a diferença quando seus clientes tem cada vez mais opções disponíveis.

 

Ser ágil é ter produtividade no time, capacidade de resposta, foco no cliente e velocidade. Se sua empresa não for rápida o suficiente para responder aos clientes e as suas necessidades, que estão sempre em mudança, provavelmente  você estará perdendo negócios ou sendo substituído por outras empresas.

 

A metodologia ágil pode te levar a uma posição diferenciada. Como as necessidades dos clientes e o mercado estão mudando, o planejamento ágil incorpora capacidade de adaptação rápida. Além disso, as entregas incrementais ajudam na evolução do processo e do produto. Do ponto de vista da comunicação com o cliente, a transparência garante que você saiba exatamente o que seu cliente quer de você,  e por outro lado, o cliente também saberá o que você está fazendo. Assim, não se gasta tempo e recursos fazendo o que não agrega valor. Por fim, você sabe em que sua sua equipe está trabalhando e caso exista necessidade de mudança, rapidamente você vai conseguir identificar onde mexer.

 

Princípios da metodologia ágil:

 

Foco nas entregas: Você não precisa ver o cenário completo do projeto a todo momento, é melhor focar no que precisa ser entregue, abrindo o trabalho em pequenas tarefas.

Adequação a mudança: Se a necessidade de mudança é evidente, não exite em fazê-la.

Interação com cliente: Mantenha a interação com seu cliente, só ele pode dizer se o que você está fazendo está criando valor para ele.

Interação com time: Faça breves atualizações diárias do cronograma em reuniões em pé, assim cada membro do time dirá em que está trabalhando e onde precisa de ajuda.

Lições aprendidas: Quando o trabalho terminar, reflita o que deu certo e o que não funcionou. Leve as lições aprendidas para o próximo projeto, assim seu time vai melhorar os resultados sempre.

 

Dicas práticas de como começar:

 

Faça reuniões diárias em pé. Cada membro usa 1 a 2 minutos para dizer o que está fazendo e quais as dificuldades, assim o gerente de projeto poder ajudar a superar as dificuldades.

 

Use um quadro de tarefas. Mostramos no post ENTENDENDO O CANVAS como podemos estruturar visualmente os principais aspectos a serem considerados no projeto. Aqui mostramos como organizar as tarefas(estórias) visualmente. Para isso, divida um quadro branco em linhas (cada estória em uma linha) e 5 colunas, sendo elas: estórias, fila de espera, em progresso, verificação e realizado. Use post-its para colocar o nome da tarefa nas colunas que elas se encontram. Você pode marcar este post-it da tarefa com outro post-it para identificar quem está fazendo a tarefa, ou pode escrever o nome da pessoa no próprio post-it da tarefa.

 

Use estórias para priorizar as tarefas. Uma estória ajuda a definir o que se quer, para resolver o que e com que objetivo. Cada estória é uma linha do quadro de tarefas.

 

 

Cuide do processo, mas não esqueça das pessoas. As pessoas estão por trás dos processos, assim, estes somente funcionarão se elas forem consideradas, ou seja, ouça os clientes e comunique com seu time.

 

 

Levante lições aprendidas. Com as perguntas, “o que funcionou?”, “o que poderia ter sido melhor?” e “o que podemos melhorar na próxima vez?” pode-se engajar a equipe e ter melhorias contínuas nos resultados.

 

 

Estimule a equipe a falar de falhas e dificuldades. Se os problemas que surgirem no dia-a-dia não forem discutidos, a chance deles escalarem aumentará. Assim, as falhas precisam ser vistas como oportunidades de melhoria. Estas podem estar dispostas ao lado do quadro de tarefas.

 

 

Gerente de Projetos ágil

Sobre o gerente de projetos ágil, ele não é necessariamente o líder do projeto. A liderança vai emergir em diferentes fases do projeto dependendo da expertise que cada membro trará para guiar o time para a melhor solução. O gerente de projetos tem que saber construir um ambiente que permita que membros do time assumam este papel de liderança, baseado principalmente na confiança entre os membros, no gerente de projeto e na empresa. Esta confiança será desenvolvida a medida que os membros conhecerem os pontos fortes e fracos de cada um.

 

Viva o processo ágil

Por fim, é importante dizer que a agilidade precisa correr na veia da empresa, não é porque se adota o processo ágil que a empresa será ágil. Começar e saber  aprimorar no dia-a-dia é o que importa para aumentar a colaboração do time,  a confiança, melhorar a produtividade e trazer mais resultados para o cliente.

Descubra mais: Whitepaper – “Os 5 atributos chave do gestor de planejamento”

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Histórias reais de sucesso

A Morada é uma empresa que faz a gestão de ativos próprios e investe no setor da construção civil administrando obras de alto padrão. Para melhorar os resultados de seus projetos a Morada apostou em ações de gerenciamento de projetos e contratou o software para gestão de projetos e tarefas HINC. A partir disso, foi iniciado no software um trabalho focado no planejamento e controle de todas as etapas dos projetos.

Com o planejamento e execução dos projetos com o HINC

– Redução dos custos de obra em 5%.

– Controle total do cronograma.

– Mais transparência para investidores e proprietários, com possibilidade de acompanhamento em tempo real.

 

Transparência para investidores e proprietários

A Morada possui uma equipe enxuta, o que significa que produtividade e disponibilidade das informações são fatores decisivos para o sucesso do negócio. Antes de utilizar o Hinc, a equipe já com experiência em planejamento, contava com outras ferramentas para gerir os projetos. Com o HINC, as informações dos projetos foram centralizadas e colocadas a disposição de todas as partes envolvidas, incluindo os investidores. A facilidade de acesso ao HINC, que está na nuvem, o fato do sistema ser auto-explicativo e os indicativos gráficos possibilitam a todos o acompanhamento dos projetos de forma fácil e em tempo real.

 

Controle do prazo

Com o objetivo de controlar os prazos, todas as obras da Morada foram planejadas no HINC. Os alertas automáticos disparados pelo software, a possibilidade de análise instantânea da tendência do projeto, a interface amigável e gráfica e o acompanhamento do projeto a partir do próprio e-mail garantiram a celeridade das ações para o atendimento do cronograma.

 

Controle do custo dos projetos

Ter os custos dos projetos acompanhados em tempo real, assim como indicadores de desempenho, tem permitido a tomada de decisão da forma mais eficiente e alinhada com o planejamento. A análise da tendência de custos no HINC vem possibilitando aos gestores da Morada a definição rápida das melhores estratégias, uma vez que um dos objetivos da empresa é conseguir fazer os projetos abaixo do custo planejado.

 

Resultados

O primeiro benefício com o HINC, foi oferecer maior transparência aos investidores da Morada, que podem acompanhar o andamento dos projetos em tempo real, o que promoveu o aumento da confiança entre as partes.

 

O atendimento dos prazos sempre foi prioridade para a Morada, mas com o HINC a visualização dos eventos passaram a ocorrer de forma mais antecipada, graças aos gráficos e indicadores.

Resultados do Gerenciamento de Projetos com o HINC

Com o HINC, a Morada, conseguiu reduzir o custo dos projetos em 5%, o que foi visto de forma muito positiva, uma vez que já existia na empresa experiência com planejamento e mesmo assim obtiveram melhoria nos resultados. É muito bom saber que o Hinc ajudou a morada nos seus projetos, mantendo estes bem organizados e com resultados melhores.



Conheça o HINC e descubra como melhorar seus resultados também.

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