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Gestão voltada para resultados

Não é segredo que no mundo empresarial a integração entre setores passou a ser a chave para garantir uma eficiência operacional através da sinergia mútua entre a equipe. O papel centralizador por áreas deu espaço para uma autonomia aos diversos nichos, estimulando a liderança– mas engana-se quem acha que é a liderança incumbida por organograma! Estamos falando aqui da liderança conquistada pelo desempenho presente e relevante frente a equipe.  

Todavia, a gestão conquistada se estabelece não por um gerente de fato e sim por um personagem ativo no projeto, que muitas vezes não tem instrução gerencial clara. O cargo de gestor de projetos pode ser assumido por profissionais de diversas formações e é preciso deixar claro que as habilidades e competências específicas para tal precisam, sobretudo, motivar a equipe, promover a comunicação entre ela e ainda ter paixão por novos desafios.  

Mas como conduzir um projeto de forma plana, garantindo melhores resultados possíveis para organização da equipe e da gestão em si? Listamos 5 passos básicos para quem não é gerente fazer a gerência dos projetos.   




✪ Organização

O ponto mais básico e necessário para uma gestão de projetos. Você precisa alinhar um modelo que agilize suas decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas de modo fácil. Esses métodos ágeis podem ser obtidos com a ajuda de softwares que permitem você mapear os processos.  

✪ Comunicação

A comunicação é a chave para um processo aberto e transparente do projeto, com incentivo à troca de ideias e opiniões, evitando o aparecimento de “surpresas” durante a execução dos trabalhos, devido ao processo de documentação e compartilhamento de opniões. O gerente deve dar direções, realizar reuniões e transmitir informações e ideias para o time de projeto, superiores, clientes e contratados, além de ser um ótimo ouvinte. O objetivo é alcançar alta performance por meio de uma comunicação aberta, desenvolvendo confiança e orientação.  

✪ Atitude

Você precisa ter confiança suficiente para tomar decisões sem ter todas as informações disponíveis. O bom gerente de projetos identifica os problemas e propõe soluções, age quando é necessário e lidera a equipe rumo ao sucesso. A atitude está em criar uma visão para os outros e ter o poder de transformar essa visão em realidade e sustentá-la. A maneira como o gestor influencia os outros depende das habilidades e do poder que ele tem, como por exemplo, flexibilidade, ambição, inteligência e criatividade.  

✪ Planejamento

Com o planejamento você antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que essas situações se consolidem como problemas. O planejamento permite elaborar diferenciais competitivos e novas técnicas com alto valor agregado, através do desenvolvimento de metodologias baseadas nas melhores práticas.  

✪ Negociação

E um meio de conseguir o que se quer de outras pessoas através de uma comunicação de mão dupla, para chegar a um acordo quando ambas as partes possuem uma combinação de interesses comuns e opostos. Para atingir o sucesso no projeto, os gerentes devem ser capazes de negociar acerca dos recursos, prioridades e responsabilidades. Eles devem negociar com os clientes com relação às mudanças de escopo, cronograma, orçamento e performance; e com os membros da equipe acerca das várias questões relacionadas à gestão do projeto durante o ciclo de vida do projeto.  

Dessa forma, o grande desafio dos não gestores instituídos formalmente está em retirar os obstáculos do caminho, unir a equipe, prover de informação entre setores, ser a interface com o cliente para coleta de dados, e muitas outras atribuições.  


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Projetos eficientes

Planejar projetos é fundamental e todo momento é propício para falarmos de planejamento. Provavelmente neste momento você tenha algum projeto para ser planejado, tanto profissional quanto pessoal. Mas mais do que planejar, a execução, o monitoramento e controle dos projetos é que irão garantir o sucesso deles. 

Planejar Projetos é fundamental

 

Planejamento de projetos

Para auxiliar você neste processo de planejamento de projetos levantamos os 10 passos principais a serem seguidos:

  1. Levante o escopo do projeto

    O escopo inclui todo o trabalho necessário para se fazer o projeto. Responder à pergunta “o que o projeto precisa entregar para atender os desejos dos patrocinadores ou apoiadores?” ajuda a levantar o escopo.
  1. Defina a equipe

    As pessoas que participarão do projeto já estão na empresa? Há necessidade de novas contratações? Alguém precisa de treinamento?
  1. Liste as grandes etapas do projeto e descreva as atividades de cada etapa

    Divida o escopo do projeto em grandes etapas, não esqueça de incluir tanto o que se refere ao produto a ser entregue, mas também as atividades próprias do gerenciamento do projeto. Quanto mais pessoas forem envolvidas neste processo, maior a chance de ser realista.
  1. Levante os recursos necessários

    Aqui é importante verificar tanto os materiais quanto as pessoas que o projeto necessita e os prazos necessários para ter estes recursos a disposição.
  1. Estime o tempo e faça o cronograma

    Com a estimativa do tempo necessário para executar cada atividade é possível chegar ao cronograma do projeto, após considerar o calendário, as limitações de recursos e também as restrições existentes.
  1. Defina como será a comunicação do projeto

    Um dos maiores problemas em projetos advém de falhas de comunicação. Assim, no início defina qual meio será utilizado para a comunicação da equipe, quem deve receber o que e com que periodicidade.
  1. Crie o plano base

    Apresente para a equipe o plano preliminar, incluindo escopo, equipe, etapas, atividades, recursos, estimativas de tempo e cronograma, plano de comunicação. Após receber os feedbacks da equipe, o plano base pode ser gerado.
  1. Monitore e controle o projeto

    Durante a execução do projeto, a monitoração e o controle por meio da análise de indicadores, relatórios de progresso e acompanhamento com equipe são imprescindíveis tanto para identificar desvios do plano base e propor realinhamento quanto para definir novas estratégias a partir de variáveis externas que surgiram. Aliás, em um projeto sempre devemos estar atentos para variáveis internas e externas que possam afetar o plano base.
  1. Documente tudo

    A documentação garante evidências sobre a biografia do projeto e pode ajudar no levantamento de lições aprendidas para projetos futuros.
  2. Reunião de início de projeto ou kick off

    Esta reunião é um marco importante para o projeto, pois conscientiza a equipe que depois de tudo planejado e validado, a largada será dada.

Se você precisa organizar o seu projeto, experimente o HINC. Com este software é possível fazer de forma simples um plano seguindo os passos apresentados e também resolver a questão de comunicação com a equipe. O Hinc pode te ajudar a compartilhar planos, controlar indicadores, gerenciar equipes online e monitorar o progresso do próximo projeto.

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