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Gestão voltada para resultados, Projetos eficientes

O termo Software na nuvem se refere a usar recursos computacionais residentes em uma máquina remota e que são entregues aos usuários como serviços sobre uma rede, tipicamente a internet.

O uso de software em nuvem, já faz parte da realidade da maior parte das pessoas e das empresas. Ao acessar o internet banking, usar Facebook ou o Google Drive você está “na nuvem”. Atualmente, a maioria das empresas de software já oferece seus produtos online, sem que o cliente precise instalar nada ou comprar servidores. Nesse post vamos falar sobre as vantagens de usar um software na nuvem para gerenciar seus projetos.




Software na nuvem para gerenciar seus projetos

Seus projetos podem se beneficiar do uso de softwares na nuvem, sejam eles projetos ágeis ou tradicionais.


Softwares na nuvem para gerenciar seus projetos estão disponíveis e trazem vários benefícios! A decisão de ir para nuvem deve incluir análise da forma como são feitas as entregas dos projetos, a facilidade de gestão da equipe e das tecnologias de informação.

Ir para a nuvem pode ajudar na gestão da equipe, nas entregas do projeto, na comunicação e também na gestão do ciclo de vida do produto, quando o projeto for encerrado.


O que dizer sobre as vantagens em custos?


Na nuvem paga-se por uso. Assim, você cria seu ambiente e paga pelos recursos e espaço que usar no momento. Não é necessário comprar servidor, licença de banco de dados e pagar pessoal especializado para administrar tudo isso. Você pode começar pequeno e ampliar a medida que o projeto cresce e as necessidades aparecem. Em projetos de demanda temporária, o uso de software em nuvem reduz o investimento necessário, baseado geralmente, na avaliação do pico de uso.


E do ponto de vista dos riscos?


O uso de ferramentas na nuvem reduz vários tipos de riscos. Pode-se começar pequeno e ir testando o software a medida que o projeto cresce. Além disso, você não vai precisar cuidar da infra-estrutura (instalação, teste, manutenção, backup,  redundância etc), podendo ampliar o foco no seu projeto.


Com relação ao cronograma, este também pode ser adiantado! Se você não precisa se preocupar com a infra-estrutura de instalação do software, uma fase do projeto pode ser pulada.


E do ponto de vista da flexibilidade?


Você pode decidir aumentar ou diminuir sua infraestrutura de tecnologia na hora que quiser, de forma extremamente rápida e ágil. Você simplesmente faz “upgrade” e tem mais recursos à disposição, automaticamente. Quando você utiliza um software em nuvem, o próprio fornecedor se encarrega disto, utilizando métodos automatizados que garantem que sempre haverá disponibilidade, não importa o número de pessoas que estão acessando o sistema naquele momento. Isso é muito útil para negócios sazonais, que tem picos e quedas de movimento.

Se você decidir deixar de usar a ferramenta, basta parar de assinar o serviço e não haverão mais cobranças. Ainda mais em tempos de crise, essa é um das vantagens do software em nuvem que mais atrai as empresas.


Acessibilidade a recursos de ponta


As pequenas e médias empresas tem acesso a recursos de ponta usados por grandes empresas quando usam software em nuvem, o que é possível graças ao fato de cada empresa pagar pelo que usa, o que faz os preços se ajustarem com o tamanho da empresa e sua necessidade de uso.


Sucesso do cliente


As empresas de software em nuvem, sabendo que o cliente a qualquer momento pode cancelar o serviço, dão atenção especial para conquistar e manter o cliente sempre satisfeito, o que é muito bom para todas as partes.


Facilidade de comunicação, conveniência e disponibilidade


Podemos citar ainda a facilidade de compartilhamento das informações entre a equipe, já que todos os usuários podem acessar estas via nuvem. A conveniência é outra vantagem do uso de softwares em nuvem, pois permite fácil acesso à informação e pode comodar usuários de diferentes fusos horários. Isso aumenta as possibilidades colaboração já que é mais fácil acessar, ver e modificar documentos e arquivos.

Além disso, normalmente existe a disponibilidade contínua de recursos, pois utiliza-se vários servidores para maior redundância. No caso de um sistema falhar, instâncias de outras máquinas são ligadas automaticamente.


Conheça o nosso software que vai além gestão de projetos: HINC.


Para saber mais sobre as vantagens de se ter um software na nuvem, baixe gratuitamente o Whitepaper: Cuidados na escolha de um software de gestão projetos

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Hinc

Um dos fatores que levam à falha de prazo na entrega dos projetos é a definição limitada ou errônea do escopo do projeto, ou seja, das atividades necessárias para a sua entrega. Vamos mostrar nesse post um exemplo de escopo do projeto no software HINC e o fluxo para sua definição.

Definição de escopo do projeto no Hinc


Estourar prazos e orçamentos é comum nos seus projetos?


Já apresentamos no post escopo do projeto na prática com exemplo prático de sua especificação , que o detalhamento do escopo é fundamental para o sucesso do projeto, pois nele teremos descritos os principais requisitos, entregas, justificativas, marcos, objetivos, limites, estimativas, riscos, premissas, restrições, participantes e por fim a aprovação dos principais stakeholders (envolvidos). Uma má definição do escopo impacta em todo projeto, levando a realização de atividades não planejadas, contratação de serviços não previstos, mudanças no planejamento por conta de riscos não mapeados ou não mitigados, conflitos com o cliente, etc.


Nós não queremos isso, não é mesmo?


Para auxiliar você e toda a sua equipe na realização desta etapa tão importante dos projetos e aumentar as chances de sucesso, criamos um Fluxo no software HINC que, através de poucos passos, ajudará a otimizar a utilização do tempo e recursos.


Etapa 1 – Iniciação


Nesta primeira etapa você irá reunir as informações necessárias para o início do projeto e basicamente são as informações contidas no Termo de abertura do projeto.

Etapa 2 – Coleta de requisitos


Existem inúmeras formas de coletar os requisitos do produto/projeto em questão e você e sua equipe já devem possuir alguma metodologia para isso. Desta forma, esta segunda etapa é composta por um campo de texto, onde você pode descrever as funções e funcionalidades que o projeto deve atender e um campo de arquivos, onde pode-se anexar qualquer arquivo utilizado neste processo (compilação de questionários, protótipos, entrevistas, etc.).
 

Etapa 3 – Validação dos requisitos


Esta etapa consiste em uma validação formal dos requisitos por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ajustar requisitos deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, seguimos para a definição do escopo.
  

Etapa 4 – Declaração do escopo

Ao chegar aqui, você já terá todos os dados necessário para detalhar o escopo do produto/projeto. Esta etapa resgatará tudo que foi informado na etapa de Iniciação (etapa 1) e trará os campos já preenchidos com as informações registradas anteriormente. Quanto maior for este detalhamento, mais precisas serão as estimativas.



No final da etapa, há a possibilidade de criar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) através de um Plano de ação. A EAP é um processo de subdivisão das entregas do trabalho do projeto em componentes menores, ficando mais fácil de gerenciá-los. No início desse post perguntamos se estourar prazo e orçamento era comum em seus projetos e é com a criação de um plano de ação, explicado no post 6 dicas para criar e utilizar um plano de ação efetivo,  que iremos ser mais assertivos nos prazos e custos. É todo um processo que deve ser seguido para alcançarmos melhores resultados.

 

Etapa 5 – Aprovação


Esta etapa consiste em uma validação formal do escopo do projeto/produto por parte do patrocinador do projeto. Caso não haja aprovação, a opção ‘Ajustar escopo’ deve ser selecionada, para que sejam feitas as alterações necessárias antes de nova avaliação. Se os requisitos forem aprovados, a opção ‘Aprovar’ deve ser selecionada.

 


Etapa 6 – Escopo Aprovado


Nesta etapa você terá um escopo aprovado e será possível imprimir ou gerar documento em arquivo PDF. Como todas as informações contidas aqui são provenientes da etapa de definição do escopo (Etapa 4) e não é possível realizar nenhuma edição, e possível ter a garantia de que as informações aqui apresentadas são aquelas que forma validadas.

 

Etapa 7 – Revisão do escopo

O escopo do projeto pode sofrer mudanças no decorrer da sua execução, seja por questão tecnológica, legal, solicitação de cliente, etc. e é nesta etapa de revisão que você e sua equipe irão manter o escopo atualizado. Lembre-se que mudanças não controladas levam ao aumento do escopo do projeto acarretando em estouro de prazos e orçamentos. Esta etapa de revisão possibilita a edição de todas as informações contidas no último escopo aprovado. Como cada revisão mantém registro histórico, ficará fácil acompanhar as alterações realizadas. Aqui se justifica o porquê e como o projeto surgiu, assim como interesses para com o projeto.

É importante utilizar uma ferramenta que auxilie nos projetos do dia a dia. O processo de definição de escopo apresentado, foi concebido de forma genérica e pode ser facilmente adaptado. O Hinc permite incluir ou excluir campos conforme a necessidade e realidade de sua empresa. O que achou? Esperamos que tenha gostado do nosso exemplo de escopo do projeto no software HINC e que lhe ajude na melhora  dos escopos de seus projetos, no gerenciamento das partes interessadas , garantindo que todos que participam do processo estejam alinhados com o que está incluso (ou não) no projeto. Desta forma as expectativas do cliente serão atendidas e a sua equipe manterá o foco naquilo que efetivamente deve ser realizado.

falar com consultor HINC

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Indicadores de desempenho

A definição dos indicadores de desempenho deve fazer parte do plano do projeto. O gerente de projeto precisa de métricas formais, tangíveis e de valor para tomar decisões. Estas métricas formais precisam ser comunicadas para as pessoas certas, no momento certo, seguindo o plano de comunicação do projeto. Todo projeto precisa de um sistema que alerte para que ações sejam tomadas rapidamente evitando retrabalhos, atrasos e outros problemas no progresso do projeto. A definição eficaz de indicadores na fase de planejamento do projeto com envolvimento da equipe e até mesmo dos stakeholders é importante para que o gerente de projetos tenha as informações necessárias para tomar as decisões rapidamente e também para deixar claro os critérios de sucesso do projeto.   Medir a diferença entre previsto e realizado não é mais suficiente. Tradicionalmente na gestão de projetos se media o desempenho, avaliando a variação entre previsto e realizado. No entanto, esta forma de medir o desempenho não é mais suficiente, pois não diz se o projeto está gerando o valor que justificou a sua existência. É fundamental que os gestores de projetos aprofundem seus conhecimentos na estruturação de indicadores de desempenho que atenda critérios também estratégicos. Em áreas como de marketing, tecnologia e outras que existem valores mais intangíveis associados, novos indicadores de desempenho precisam ser considerados. Existe diferença entre indicadores do projeto e indicadores de gestão do projeto Os indicadores do projeto medem os benefícios esperados com o projeto, que muitas vezes aparecem depois que este acabou. Por outro lado, os indicadores da gestão do projeto estão relacionados ao controle durante a execução do projeto, onde o previsto é comparado com com o realizado. Os indicadores dos projetos são mais difíceis de serem definidos, determinam o alcance dos resultados dos projetos para a organização. O sucesso do projeto depende do impacto que o projeto provoca nos objetivos organizacionais. Neste sentido, um projeto pode ser sucesso do ponto de vista da gestão, mas não provocar o impacto necessário nos negócios da organização, ou seja, não ser sucesso para esta. Um modelo de gestão baseado em desempenho garante para a organização foco no estabelecimento de projetos estratégicos, o que junto com uma metodologia de gestão de projetos, pode trazer melhores resultados.   Atenção para excesso de métricas e dados inúteis É cada vez mais comum no mundo organizacional, e com os gerentes de projetos não é diferente, existirem muitos dados, muitas informações não relevantes sobre o projetos, outras vezes, informações inconsistentes, o que pode resultar em tomada de decisão ineficaz trazendo problemas para o projeto. Para o sucesso do projeto é imprescindível o uso de indicadores consistentes, de valor e que traduzam em tempo real o status do projeto, não mais considerando apenas escopo, tempo e custo.   Quando avaliamos o projeto durante seu ciclo de vida através de indicadores é possível tomar decisões para mudar o rumo do projeto ou mesmo paralisá-lo, pois os indicadores mostram a situação atual e precisam indicar tendências com relação a custos, qualidade, prazo, satisfação do cliente e stakeholders, riscos, satisfação da equipe, dentre outros.   Os indicadores tradicionais ainda são importantes, mas não suficientes. Os indicadores tradicionais mais utilizados em projetos que tem como base a metodologia EVA (Earned Value Analysis) ou Valor Agregado, ainda são importantes, embora não suficientes. Esta metodologia foca na relação entre os custos reais incorridos e o trabalho realizado no projeto dentro de um determinado período de tempo. O foco está no desempenho obtido em comparação com o que foi gasto para obtê-lo. Na medida em que cada atividade de um projeto é realizada, o valor inicialmente orçado para a atividade passa a constituir o Valor Agregado do projeto.   Elementos básicos da tradicional análise de valor agregado Embora tradional, a análise de valor agregado ainda é importante para a gestão do projeto. Os três elementos básicos desta são os seguintes: BCWS (Budget cost of work scheduled) – valor que indica a parte do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o custo da atividade, atribuição ou recurso na sua linha de base. O BCWS é calculado como os custos de linha de base, divididos em fases e acumulados até a data atual. É o custo orçado; BCWP (Budget cost of work performed) – valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando-se o trabalho realizado até o momento e o custo da atividade, atribuição ou recurso na sua linha de base. O BCWP também é chamado Valor Agregado; ACWP (Actual cost of work performed) – valor que mostra os custos reais decorrentes do trabalho já realizado por um recurso ou atividade até a data atual do projeto. É proveniente dos dados financeiros. Com estes três elementos, a análise dos resultados é obtida com base na correlação entre os valores encontrados para cada um deles em uma determinada data e permite verificar os resultados do projeto e suas projeções futuras. Os seguintes índices são importantes para análise:
  1. A) SPI (Schedule Performance Index) – Relação entre o Valor Agregado (BCWP) e o valor planejado na linha de base (BCWS). Este mostra a taxa de conversão do valor previsto em Valor Agregado.
  O SPI igual a 1 indica que o valor planejado foi integralmente agregado ao projeto. O SPI menor que 1 indica que o projeto está atrasado, que está sendo realizado a uma taxa de conversão menor que a prevista. O SPI superior a 1 indica que o projeto está agregando resultados a uma velocidade superior ao previsto, ou seja, está adiantado.
  1. B) CPI (Cost Performance Index) – Relação entre o Valor Agregado (BCWP) e o custo real (ACWP). Este mostra a conversão entre os valores reais consumidos pelo projeto e os valores agregados no mesmo período.
  O CPI igual a 1 indica projeto dentro do orçamento. O CPI menor que 1 indica que o projeto está gastando mais do que o previsto até aquele momento. Se o CPI for maior que 1, indica que o projeto está custando menos que o previsto até o momento.   Análises e indicadores menos comuns mas relevantes   Outra técnica de análise é a Milestone Trend Analysis (MTA), ou análise de tendência de marcos de um projeto. Esta é muito utilizada para indicar como estão as entregas do projeto. Não abordaremos esta em maiores detalhes, mas podemos dizer que desde que não existam entregas excessivas no projeto, em uma folha pode-se, com esta técnica, saber como está o comportamento das entregas.   Um indicador pouco conhecido que pode ser útil no processo de tomada de decisão de um projeto, é o TCPI, pois indica qual deve ser o desempenho de custos até sua conclusão. Assim, se o CPI mostra qual é o desempenho de custos do projeto frente ao planejado desde o início do projeto até o momento atual, o TCPI indica qual deve ser o desempenho futuro, do momento atual até o final do projeto, para que o mesmo seja concluído no orçamento planejado.   Em outros momentos voltaremos a discutir este rico e importante tema do mundo dos projetos. E você? Conte-nos como vem trabalhando os indicadores de desempenho nos seus projetos para além dos tradicionais indicadores de gestão.

Achamos que você também possa gostar deste material: Whitepaper: “Como controlar seus indicadores com o Hinc”

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