O gerenciamento de tempo, custos e qualidade é um dos grandes desafios no desenvolvimento de projetos. Para superá-lo, é preciso contar com processos que tragam mais eficiência e controle e, se possível, que permitam agregar ainda mais valor ao cliente.

Neste post, entenda o que é gestão ágil de projetos, conheça as metodologias ágeis mais utilizadas, veja qual é a diferença para o modelo tradicional e seus principais benefícios. Acompanhe!

O que é uma gestão ágil de projetos?

Gestão ágil de projetos é uma metodologia iterativa que se baseia na estruturação de ciclos curtos de trabalho com entregas intermediárias. O objetivo é facilitar correções e mudanças ao longo do projeto, garantindo que o resultado final esteja o mais próximo possível das metas estabelecidas.

Importante notar que a gestão ágil de projetos não visa, necessariamente, reduzir seu tempo de conclusão, mas, sim, acelerar a entrega de valor para o cliente. Para isso, ao final de cada um dos ciclos, está prevista a entrega de algum resultado.

Assim, à medida que as etapas do projeto avançam e cada ciclo é concluído, é possível coletar mais dados e detalhes em relação ao escopo geral. Com isso, cada estágio traz um aprendizado que pode ser aplicado no ciclo seguinte, colaborando para o amadurecimento da equipe e para a eficácia das suas ações.

Quais os tipos de metodologias ágeis mais utilizados?

Existem muitas metodologias que podem ser utilizadas para a gestão ágil de projetos. Destacamos:

Scrum

O Scrum se baseia em ciclos de trabalho chamados sprints, que são ciclos de trabalho muito curtos – geralmente de até um mês – em que, a cada etapa, partes do projeto devem ser entregues.

Além disso, o Scrum prevê a realização de reuniões diárias (daily scrums). Geralmente são encontros rápidos, de apenas alguns minutos, já que seu objetivo é apenas alinhar o trabalho da equipe, informar o status de cada tarefa e resolver pequenos problemas que podem interferir na qualidade das entregas.

Kanban

O Kanban é uma metodologia de gestão ágil de projetos que trabalha por meio do acompanhamento visual das etapas, com a descrição das tarefas e sua divisão por status: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Um exemplo de ferramenta que utiliza essa metodologia é o Trello.

Como todos podem visualizar claramente as atividades, a equipe consegue se organizar melhor e o gestor consegue controlar o progresso de cada tarefa e de cada membro. Isso ajuda a entender as prioridades e eliminar processos desnecessários.

Lean

A metodologia Lean foca na otimização do tempo, na economia de recursos e na redução de desperdícios, implementando a melhoria contínua dos processos para criar valor a fim de atender as necessidades dos clientes e otimizar resultados. 

Quando adaptada à gestão ágil de projetos, seu objetivo é eliminar excessos e tornar o trabalho menos complexo, evitando que pequenos problemas possam afetar a produtividade do time.

A gestão de um projeto lean inclui o planejamento, coordenação, comprometimento da equipe e apoio da liderança. Para isso, o gestor precisa ter sua visão focada no mapeamento e melhoria dos processos e, claro, trabalhar junto com seu time para construir cada etapa do projeto.

Extreme Programming (XP)

Esta metodologia baseia-se em valores que, juntos, orientam os esforços do time. São eles:

• Comunicação: para dar transparência ao processo;
• Simplicidade: para garantir a eficiência e o foco do trabalho;
• Feedback: para manter o diálogo e promover melhorias;
• Coragem: para tomar as decisões corretas;
• Respeito: para manter o time motivado e o ambiente de trabalho harmônico.

Assim como o Scrum, o XP se passeia em entregas frequentes (small releases) e na realização de reuniões diárias.

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Gestão ágil X Gestão tradicional

Como vimos, a gestão ágil de projetos utiliza um processo de “quebra” do trabalho em partes menores, prevendo entregas intermediárias a cada ciclo. Esse método permite um controle mais rígido dos prazos, dos custos e até mesmo da qualidade do projeto, além de facilitar o gerenciamento e aplicação de mudanças e correções de rumo.

Por sua vez, a gestão tradicional trabalha com uma estimativa inicial de prazo, orçamento e qualidade que deve ser mantida quando da entrega do resultado final. Em vez de iterativa, a gestão de projetos tradicional é sequencial, isto é, uma etapa é executada depois da outra e só pode ser iniciada após a conclusão da anterior (modelo cascata).

Além disso, há pouca maleabilidade para ajustes: espera-se que o que foi planejado seja executado exatamente como previsto em termos de prazo e orçamento. Outra característica é que o projeto só gerará valor quando estiver 100% concluído.

Assim, sempre que houver necessidade de ajustes no projeto para adequá-lo às necessidades dos clientes, é preciso voltar à fase de análise para identificar o que tem que ser mudado e, a partir daí, iniciar o desenvolvimento.

5 benefícios de aplicar a gestão ágil de projetos

Dentre os benefícios da gestão ágil de projetos, destacam-se:

1. Mais agilidade e eficiência: as reuniões frequentes permitem um melhor alinhamento entre os membros da equipe em relação ao andamento das tarefas.
2. Alinhamento de expectativas: por meio de uma comunicação mais aberta e transparente, o papel e as metas de todos ficam muito claros para toda a equipe, o que ajuda a colocar todos em sintonia e evitar problemas de interpretação.
3. Entregas mais frequentes: como vimos, a gestão ágil de projetos não se baseia apenas na entre final, mas em pequenas entregas ao longo do caminho. Isso facilita a realização de correções e mudanças, trazendo um resultado final muito mais alinhado às expectativas do cliente.
4. Mais previsibilidade: as metodologias ágeis tornam o cronograma de trabalho mais previsível, uma vez que o projeto está dividido em partes menores. Como comentamos, isso agiliza a geração de valor para o cliente e, de quebra, ajuda a motivar a equipe, fazendo com que todos percebam resultados com mais frequência.
5. Redução de custos: embora muitos vejam essa como uma grande vantagem da gestão tradicional, o fato é que a metodologia baseada em ciclos curtos e iterativos permite uma melhor adaptação do orçamento e dos recursos a cada etapa, o que resulta na economia de gastos.

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