Empresas de todos os portes e nichos procuram formas para melhorar seu desempenho e controlar seus processos, produtos e serviços de forma mais eficiente.

Para isso, a gestão de projetos e planos de ação é um elemento fundamental para o sucesso da organização, garantindo uma visão global sobre o status de seus processos e projetos.

Neste post, veja o que é uma plataforma de gestão de projetos e planos de ação, conheça as principais funcionalidades, os diferenciais que essa ferramenta deve oferecer e como a Hinc pode ajudar a sua empresa. Acompanhe!

O que é uma plataforma de gestão de projetos e planos de ação?

Para alcançar o objetivo de ter mais eficiência na gestão de projetos e planos de ação, é preciso contar com métodos e, sobretudo, ferramentas que aumentem as chances de sucesso dos processos em andamento.

Há até pouco tempo, o gerenciamento de projetos e planos de ação em uma empresa dependia de quadros brancos, notas adesivas e documentos físicos que poderiam gerar uma grande confusão e tornar o andamento das tarefas bastante vagaroso.

As plataformas de gestão de projetos são sistemas que facilitam o planejamento de atividades e a comunicação entre os membros das diferentes equipes. 

Com elas, o escopo, os custos, os recursos humanos, e os prazos podem ser controlados de forma totalmente integrada e eficiente.

Essas ferramentas centralizam todos os aspectos de um projeto, permitindo, entre outras coisas, visualizar os seguintes elementos:

• Lista de tarefas;
• Cronograma de atividades;
• Atribuições de cada profissional;
• Andamento geral e de cada etapa;
• Envio de mensagens;
• Compartilhamento de arquivos.

Com isso, as plataformas de gestão de projetos e planos de ação conseguem organizar o fluxo de atividade e auxiliar na estruturação, na integração, no controle e na mensuração dos diferentes tipos de operações.

Funcionalidades de um sistema de controle de projetos

As funcionalidades de uma plataforma de gestão de projetos permite organizar e monitorar os processos, o que, por sua vez, possibilita a realização de melhorias contínuas nas metodologias que estão em prática. 

Dessa forma, é possível avaliar de forma constante o desempenho dos membros da equipe, fator que se reflete na produtividade geral.

Outro fator fundamental dessas ferramentas é a possibilidade de personalização e atendimento do escopo definido. Isso porque, por meio do monitoramento das atividades, torna-se mais fácil verificar se o planejamento está sendo seguido e identificar oportunidades de melhoria e possíveis falhas que devem ser corrigidas. Com isso, perde-se menos tempo e o fluxo de trabalho sofre menos interrupções.

As principais funcionalidades de uma plataforma de gestão de projetos e planos de ação são:

Gestão de tarefas

Os sistemas permitem criar toda a ordem de tarefas, inclusive de forma sequencial, ou seja, a execução de uma atividade depende da anterior.

Comunicação

Essas ferramentas centralizam toda a comunicação entre a equipe e, quando for o caso, com parceiros fora da empresa. É possível enviar mensagens gerais, criar grupos ou enviar mensagens privadas para apenas um usuário.

Controle de cronograma

Como todos têm acesso ao andamento de cada atividade, ocorrem menos atrasos. E caso eles aconteçam, é possível repará-los com mais rapidez, de modo a reduzir os impactos nas datas previstas.

Gerenciamento de custos

Em qualquer projeto, a questão financeira é central, pois a realização das etapas dependem dos recursos viabilizados. 

Por meio de um sistema de gestão de projetos, a empresa pode controlar as despesas envolvidas com o investimento de tempo e recursos em cada atividade/projeto detalhadamente, trazendo mais transparência para a gestão e evidenciando desvios e problemas.

Inclusive, é possível utilizar esse tipo de sistema como uma forma de auditoria, já que pode-se anexar documentos, contratos, recibos e notas fiscais nas etapas ou no repositório de cada projeto.

Gestão de recursos humanos

Outra funcionalidade é a designação dos responsáveis por cada atividade, permitindo aos colaboradores visualizar claramente as atribuições de cada um. Os gestores também podem acompanhar o desempenho de cada membro.

Geração de relatórios

As plataformas permitem o armazenamento dos dados do projeto (datas, custos, escopo, restrições etc.), facilitando a geração de relatórios que podem ser utilizados para promover melhorias em processos futuros. 

Além disso, os resultados embasam a tomada de decisão e a definição de novas estratégias.

Quais os diferenciais de uma boa plataforma de gestão de projetos e planos de ação?

No momento da escolha da melhor plataforma de gestão de projetos e planos de ação, é importante considerar alguns critérios.

Em primeiro lugar, é preciso avaliar as funcionalidades da ferramenta. Dentre os exemplos que citamos, quais são as funções mais importantes para a empresa? A solução as oferece?

Nesse sentido, uma ferramenta que conta com muitas funcionalidades e recursos pode parecer, à primeira vista, a melhor opção. 

No entanto, é preciso considerar que muitas dessas funções podem não ser necessárias, gerando mais dúvidas do que simplificando as rotinas. Por isso, a empresa deve avaliar quais realmente precisa para gerir seus projetos com eficiência.

O suporte é outro fator que deve ser avaliado. A plataforma necessita de treinamento ou é de fácil operacionalização? A empresa fornecedora oferece essa capacitação? Em caso de problemas, como e quando procurar o suporte técnico?

O preço é um elemento que também deve ser considerado. Juntamente com os fatores acima (funcionalidade da ferramenta, necessidades da empresa e suporte), é preciso considerar o orçamento disponível e avaliar os planos oferecidos e, se for o caso, o limite de usuários.

Conheça os planos de ação Hinc para controle de projetos

O Hinc é uma plataforma de gestão de projetos e planos de ação, que tem funcionalidades específicas também para as construtoras e incorporadoras. 

A solução permite reduzir em até 20 vezes o tempo de fechamento e consolidação dos números da empresa com recursos colaborativos.

Dentre os diferenciais da Hinc, destacam-se as seguintes funcionalidades:

• Dashboards: permitem monitorar indicadores de forma rápida, prática e segura, otimizando a tomada de decisão.
• Elaboração de planos de ação: para aumentar a produtividade dos colaboradores e gerar impacto positivo nos resultados do negócio.
• Gráfico Gantt: possibilita a identificação de marcos, sinalização de caminho crítico e interrelações entre atividades.
• Gerenciamento de projetos: para visualizar a distribuição dos recursos alocados ao longo do tempo.
• Integrações: é possível integrar a plataforma com os melhores softwares do mercado, como Sienge e ferramentas Google, consolidando os dados em dashboards.

Segundo Ralf Maschio, Diretor Administrativo da Jafix, o Hinc agrega muito no desempenho das atividades diárias, principalmente em metas e planos de ações. Já Gabrielle Sasse, Engenheira Civil na L17 Capital e Empreendimentos, diz que com o Hinc foi possível melhorar a comunicação e a organização de todos os processos.

Confira os depoimentos completos dos clientes Hinc nos vídeos abaixo:

Depoimento Case da Jafix comentando sobre a implantação do Hinc

Depoimento Case da L17 Incorporadora sobre a implantação do Hinc.

Saiba como ter uma plataforma de gestão de projetos e planos de ação alinhados à sua estratégia de negócios. Fale com nossos especialistas e conheça o Hinc.