O Kanban foi criado com o objetivo de trazer mais produtividade às empresas e potencializar a organização das entregas dos times, principalmente por ser uma metodologia simples, que permite um direcionamento claro do trabalho. Com o Kanban os times conseguem melhorar o fluxo de trabalho e, consequentemente, têm melhores resultados.
Além disso, o Kanban é uma metodologia bastante visual. A disposição das tarefas permite maior controle e identificação de como está a evolução de um projeto. Ele ajuda também a gerenciar a duração de cada demanda, facilitando a organização das tarefas.
Conceito da metodologia Kanban
Kanban é uma metodologia ágil de gestão do trabalho que se baseia no acompanhamento visual das etapas de um projeto de acordo com um fluxo predefinido. Para isso, as tarefas são divididas em colunas de acordo com seu status, sendo o mais comum a separação em “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Também podem ser utilizadas cores.
A organização visual do fluxo de trabalho pode ser feita tanto de forma física, isto é, por meio de quadros e post-its, como também com o auxílio de ferramentas digitais, como Asana, Trello e Hinc!.
A ideia por trás da metodologia Kanban é trazer mais produtividade para a execução de um projeto, dividindo as demandas em tarefas. O sistema visual, por sua vez, é adotado para que todos os envolvidos possam entender em que ponto se encontram e se estão alinhados com o restante da equipe e com o cronograma estabelecido.
Assim, torna-se mais fácil identificar possíveis gargalos e atrasos e agir mais rapidamente para solucioná-los e evitar que prejudiquem o andamento do projeto como um todo. Embora tenha surgido em um contexto industrial, a metodologia Kanban foi incorporada à rotina de empresas dos mais diferentes segmentos. Para isso, é claro, é preciso entender as particularidades de cada negócio e realizar as adaptações necessárias.
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Como implementar a metodologia Kanban?
Como vimos, a metodologia Kanban não precisa ser implementada manualmente. Existem diversas ferramentas que facilitam o acesso e o compartilhamento de toda a equipe aos projetos e tarefas.
Para utilizá-lo é necessário ter sempre em mente que se trata de uma forma de gestão visual. Ou seja, o uso das colunas é indispensável para trazer mais clareza.
As colunas devem ser decididas de acordo com o fluxo de trabalho de cada negócio, mas o básico é trabalhar com a divisão das tarefas a começar, aquelas que já estão em andamento e quais foram concluídas.
O uso de cores também é indicado, pois traz ainda mais agilidade à compreensão do quadro geral. É muito importante, é claro, que cada tarefa tenha um prazo de conclusão e um responsável definidos. Cabe à cada profissional atualizar o status das demandas que lhe foram repassadas.
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Vantagens de utilizar Kanban na sua empresa
Metodologias para a gestão ágil de projetos, como o Kanban, podem trazer muitos benefícios para a empresa, principalmente no que se refere à criação de processos mais eficientes.
Aumenta a produtividade
A metodologia Kanban permite um melhor controle sobre cada etapa do projeto. Ao facilitar a visualização dos dados de cada demanda, sua execução torna-se mais direcionada e dá-se mais autonomia aos profissionais responsáveis por elas.
A possibilidade de todos poderem enxergar o escopo completo do projeto gera um maior alinhamento das entregas, evitando atrasos e otimizando o fluxo de trabalho.
Facilita a priorização de tarefas
O sistema visual da metodologia Kanban também ajuda a priorizar as tarefas mais importantes. Nesse caso, o esquema de cores pode ser muito útil, sinalizando para cada membro da equipe quais atividades merecem uma atenção mais imediata.
Isso é fundamental para balancear as demandas, manter o fluxo de trabalho constante e para trazer mais clareza para o processo como um todo.
Melhora a comunicação
O Kanban facilita o acesso e o compartilhamento de informações entre a equipe. Essa facilidade traz uma consequência benéfica para a comunicação interna. Como cada membro é responsável por atualizar o status das suas demandas, o alinhamento ocorre quase que de maneira automática e todos passam a ter uma melhor noção do andamento do projeto. Além disso, isso incentiva a troca de ideias e feedbacks.
Reduz custos e desperdícios
Em alinhamento com a metodologia Lean, o Kanban faz com que a empresa trabalhe com mais eficiência. Com um fluxo de trabalho otimizado, tarefas claras e decisões mais assertivas, ocorrem menos desperdícios e uma redução dos custos operacionais.
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