Ao assumir projetos para execução de obras, uma empresa deve estabelecer metas e processos para sustentar o seu crescimento. Por isso, contar com metodologias de gestão, como o 5W2H na construção civil, é fundamental para garantir o sucesso de uma entrega. 

Entre as inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para alcançar os objetivos e metas, esse método é ideal para entender todas as etapas, necessidades e definições de um projeto ou da organização de uma empresa.

Neste conteúdo, vamos conhecer mais sobre esse modelo de gestão e entender as possibilidades de implementação no negócio.

O que é a metodologia 5W2H?

A metodologia 5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos e pode ser utilizada como um guia de criação para planos de ação. O termo é composto pela união de sete palavras, que são os conceitos-chave para garantir a execução assertiva e otimizada dos processos.

A sigla vem das palavras em inglês what, why, who, where, when, how e how much, unindo pilares que estruturam todas as importantes etapas de um projeto.

O 5W2H pode ser utilizado tanto para gerenciar um projeto específico para o qual a empresa foi contratada, ou até mesmo para auxiliar na gestão interna da organização. E é importante adicionar que a ferramenta funciona tanto para objetivos macro, como a construção de um empreendimento novo, como também para atividades menores dentro do escopo de um projeto.

Para exemplificar e esclarecer melhor os conceitos envolvidos, confira abaixo o significado de cada palavra em um contexto prático de execução de obra:

What (o que?)

Qual será a obra realizada? Antes de iniciar qualquer projeto, é importante saber do que se trata. Aqui, é fundamental que o gestor defina o que é o projeto em si e qual o seu propósito. 

Why (por que?)

A obra é uma reforma, construção de um empreendimento novo ou solução de um problema? Qual a necessidade do cliente e por que ela surgiu? Nessa etapa, é importante saber por qual motivo esse projeto será executado. 

Who (quem?)

Quem são os envolvidos em cada etapa da obra? Os gestores devem definir quem fará o quê durante a execução do projeto, identificando desde o contratante até prestadores de serviço. Essa fase é importante para delimitar os responsáveis de cada execução, alinhando as expectativas de todos. 

Where (onde?)

Onde será realizada a obra ou em qual software a pessoa precisa extrair certo dado? Ao iniciar as negociações para assumir um novo projeto, o gestor da empresa deve direcionar onde a tarefa será feita, seja identificar o local onde a obra será executada para compreender as necessidades do espaço e viabilizar a chegada da equipe e dos materiais, ou para indicar qual o software que será usado para a atividade. 

When (quando?)

Quando a obra ou atividade dentro do cronograma de obras será iniciada e finalizada? Qual o prazo para cada etapa de construção? Durante a fase de planejamento, o gestor de obras deve deixar clara a expectativa de entrega de cada fase e isso deve ser levado em consideração para medir o cronograma físico-financeiro de obras.

How (como?)

Como o projeto será executado do início ao fim da obra? Essa é uma das partes mais importantes da execução do projeto. Nessa etapa, os envolvidos precisam definir um plano de ação para colocar em prática todas as etapas anteriores. 

How Much (quanto?)

Qual o orçamento disponível e quanto os gestores estipularam para realização da obra? É fundamental que os gestores sejam claros em relação ao orçamento máximo para a execução de cada etapa. Essas informações precisam estar claras no orçamento da obra, pois elas impactam na tendência de custo de obra.

Por que utilizar 5W2H na construção civil?

Aplicar a metodologia em qualquer projeto tem potencial de alavancar negócios e tornar a gestão mais eficiente e assertiva. 

Entre os benefícios do 5W2H na construção civil, alguns são:

• Garantia de entrega de cada etapa da obra dentro do prazo estipulado no início do projeto.
  
• Gerenciamento eficaz dos recursos financeiros e dos materiais disponíveis, de maneira que não haja desperdício ou falta de insumos.
  
• Métodos de comunicação mais transparentes e claros com clientes, fornecedores e colaboradores para que os planos e expectativas de todas as partes envolvidas estejam alinhadas.

Dessa forma, além de garantir o uso assertivo de recursos, o tempo também é otimizado, seja para gestão, acompanhamento ou execução da obra.

Como utilizar o 5W2H para o planejamento de um projeto?

A equipe de uma obra envolve pessoas de diferentes frentes de trabalho, como o contratante, o gestor, o engenheiro, o arquiteto, designer, comprador, pedreiro, entre outros agentes. 

Ao iniciar o planejamento de um projeto, os envolvidos devem reunir-se levando em consideração todos os pilares do 5W2H na construção civil, colocando em prática as ferramentas e técnicas que o método propõe.

Entendendo o propósito do projeto, a necessidade, o público, o prazo e o orçamento, os envolvidos podem dar início ao planejamento em si.

Estabeleça metas

No início de um projeto de construção, os envolvidos devem se reunir e estabelecer as metas, sejam elas de orçamento, prazos, recursos ou qualquer outro item relevante para o cliente.

Faça o diagnóstico da situação atual

Analisando as metas estabelecidas, os gestores e responsáveis pela obra devem observar a situação em que o projeto se encontra e compreender as necessidades a fim de que os planos sejam desenvolvidos da melhor forma possível.

Estruture o plano de ação

Com as ideias em mente, a partir das duas etapas anteriores, a equipe deve estabelecer um plano de ação de acordo com as necessidades do projeto. As metas estabelecidas devem ser priorizadas e os aspectos da situação atual do projeto levados em consideração.

Acompanhe os resultados

A partir do momento em que o plano é desenhado e a equipe passa a colocá-lo em ação, é de responsabilidade dos gestores da obra acompanhar e garantir que todas as atividades sejam realizadas de acordo com o planejamento.

Para realizar obras com qualidade, respeitando prazos e orçamentos, existem diversas técnicas e ferramentas. A metodologia 5W2H é uma das aliadas quando os gestores iniciam um plano de ação para a obra e é a porta de entrada para um planejamento de gestão com controle de qualidade eficiente.

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