Status report de projetos: veja como acompanhar de perto seu plano de ação

O status report de projetos é um relatório que auxilia o gestor, sua equipe e os clientes a manterem-se atualizados e alinhados em relação ao andamento das demandas e seus detalhes mais relevantes.

Neste post, veja como o status de projeto pode beneficiar as entregas, quais são as vantagens da sua utilização, quais informações devem ser apresentadas e como a tecnologia pode ajudar. Acompanhe!

Como um bom status report de projetos pode beneficiar suas entregas?

O status report de projeto é uma poderosa ferramenta para auxiliar as diferentes partes interessadas a entender a evolução das atividades e o desempenho da equipe. Isso envolve controle de prazos e custos e o cumprimento do escopo previsto, ajudando a engajar os clientes e outros stakeholders.

Esse recurso fornece uma visão global e real de todo o projeto. E isso traz mais transparência ao trabalho e confiança entre as partes envolvidas. Assim, o status do projeto não permite apenas ter um controle muito mais eficaz sobre suas variáveis, mas também alinhar os esforços de todos os envolvidos para ajudar o empreendimento a seguir adiante.

Principais vantagens do acompanhamento do status do projeto

Ter em mãos o status report ajuda a manter todas as partes interessadas atualizadas e envolvidas no progresso das atividades. É especialmente importante pois ajuda o time e o cliente a acompanharem o andamento e verificarem se tudo está sendo feito dentro do cronograma estabelecido.

Em outras palavras, o status do projeto funciona como uma espécie de prestação de contas para a gestão e também para os clientes, fornecendo informações que sejam relevantes para eles e ganhando sua confiança.

Listamos algumas das principais vantagens de acompanhar o status report. Veja quais são:

Organização das informações

O status report de projetos é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de demandas que contam com muitas partes envolvidas. Isso porque ele concentra todas as informações necessárias, permitindo a todos terem uma visão geral do projeto.

Alinhamento entre as partes

Como todas partes interessadas têm acesso ao status do projeto, quaisquer inconsistências em relação a prazo ou orçamento, por exemplo, podem ser facilmente observadas e resolvidas.

Monitoramento do progresso

O status report reúne e registra as decisões-chave tomadas no projeto, seus progressos e as ações planejadas para o futuro, geralmente de forma semanal. Assim, torna-se muito mais fácil monitorar e controlar tudo isso.

Identificação de riscos

Ter acesso ao status do projeto permite que a equipe consiga identificar potenciais riscos (atrasos, aumento de custos etc.) para as atividades e pensar em formas de mitigá-los. Essas ameaças também são documentadas, servindo como aprendizado para sua prevenção e antecipação em projetos futuros.

E quando falamos em riscos, existem também os riscos positivos, que são as oportunidades. Nesse caso, o status report ajuda a gerenciá-las e trabalhá-las de forma a trazer o maior retorno possível para o projeto.

Planejamento financeiro

Quando o status report é elaborado de forma eficiente, ele facilita o planejamento de custos e investimentos do projeto. Além de ajudar a estimar essas quantias, é possível ter um controle mais eficaz dos gastos já feitos e garantir um alinhamento mais próximo entre o orçamento planejado e o custo final do projeto.

Acesse também o infográfico: Gestão do Plano de Ação: 8 passos para garantir resultados

Quais informações são mais importantes e como acompanhá-las pelo status report?

O status report demanda um equilíbrio nas informações: incluir dados em excesso ou deixar indicadores importantes de lado pode afetar sua capacidade de trazer uma visão ampla e precisa sobre o projeto, além de impactar na confiança das entregas.

O foco ao apresentar o status do projeto deve ser levar aos stakeholders as informações mais relevantes para engajá-los no projeto. 

Nesse sentido, alguns dados que não podem ser esquecidos são:

Cronograma

Traz o que já foi alcançado e o que ainda deve ser feito. Aqui, deve-se apontar a relação entre o prazo inicialmente estipulado e o que já foi executado.

Quaisquer atrasos devem ser explicados, assim como devem ser expostas as ações que foram colocadas em prática para contorná-los. Afinal, aumento de prazo reflete-se em aumento de custo.

Custos

Assim como quaisquer desvios no cronograma devem ser mostrados e justificados, toda decisão envolvendo custos deve ser apresentada de forma transparente. É imprescindível mostrar que não há gastos desnecessários e que o que foi gasto condiz com o que foi executado.

Isso mostra aos stakeholders que os recursos estão sendo bem alocados e que não há, por parte da empresa, perdas em função de erros, atrasos etc.

Escopo

É o panorama mais geral das etapas do projeto, isto é, quais entregas já foram feitas e quais são as próximas planejadas. A ideia é demonstrar que as atividades estão sendo feitas de acordo com o escopo inicialmente tratado e entregues na qualidade esperada.

Riscos

Falamos que o status report é fundamental para o controle de ameaças e oportunidades. Sendo assim, ele deve trazer todos os riscos que foram marejados durante o projeto e o que foi feito para mitigar os negativos e aproveitar os positivos.

Isso vai trazer mais segurança e confiabilidade das partes interessadas, pois vai mostrar que elas não terão surpresas durante a execução do projeto – e, de fato, podem até ganhar mais do que o esperado.

Use a tecnologia para monitorar seus planos de ação

A tecnologia é uma importante aliada para garantir acesso a um status do projeto completo e baseado em informações reais, seguras e confiáveis. Por meio de plataformas de plano de ação, por exemplo, torna-se mais fácil realizar o planejamento das atividades e a comunicação entre os membros da equipe.

Com elas, o escopo, os custos, os recursos humanos, e os prazos podem ser controlados de forma totalmente integrada e eficiente, organizando o fluxo de atividade e auxiliando na estruturação, na integração, no controle e na mensuração dos diferentes tipos de operações.

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