Como melhorar a comunicação em projetos pelo controle das tarefas?

Gestores de projetos sabem que precisam se comunicar, mas nem todos eles entendem a importância de uma comunicação eficaz ou não sabem como fazer isso com eficiência.

Mais do que delegar funções, distribuir informações e reunir documentos e relatórios, é preciso estar atento ao modo como se comunica com o time, inclusive no que se refere à comunicação não verbal.

Neste post, veja a importância de uma comunicação em projetos efetiva, os tipos, os problemas que podem ser evitados e dicas para melhorar. Acompanhe!

A importância de uma comunicação em projetos efetiva

Ruídos na comunicação em projetos podem levar a erros que, em alguns momentos, comprometem todo o trabalho. Por outro lado, uma mensagem passada de maneira eficaz é facilmente compreendida, eliminando entraves que atrapalham o fluxo de trabalho.

Vale ressaltar que quando falamos em eficácia, estamos nos referindo a como a mensagem enviada é compreendida totalmente por quem a recebe. Embora possa parecer simples, nem sempre isso acontece.

Esse cuidado, aliás, é ainda mais importante quando se trabalha com um volume cada vez maior de dados – muito mais do que somos capazes de assimilar. A boa comunicação entre equipes visa justamente passar um filtro por todas essas informações e repassar apenas o essencial para que as partes interessadas possam executar seu trabalho.

Assim, a comunicação em projetos se torna fundamental para deixar claro o que deve ser feito, por quem, de que maneira, em qual prazo e em busca de quais resultados.

Quando bem-sucedida, ela tem um impacto direto na produtividade do time como um todo, pois reduz falhas na transmissão da mensagem e direciona os esforços de todos em uma mesma direção. Além disso, facilita a identificação de riscos e falhas, ajudando a evitá-los ao longo do projeto.

A comunicação entre equipes também colabora diretamente para a construção de um bom ambiente de trabalho, agiliza a tomada de decisões e facilita o desenvolvimento de soluções mais eficientes.

Confira também nosso Checklist Gestão do Plano de Ação: 8 passos para garantir resultados

Tipos de comunicação na gestão de projetos

Quando falamos de comunicação em projetos, existem diversos tipos e estilos que podem ser analisados. Esses tipos referem-se às diferentes perspectivas que o gestor deve levar em consideração na hora de transmitir uma mensagem. São elas:

A perspectiva do projeto

Quando parte da perspectiva do projeto em si, a comunicação divide-se em:

Comunicação interna: refere-se à troca de informações entre os profissionais diretamente envolvidos no projeto – gestor e colaboradores.
Comunicação externa: trata de todo o fluxo de informação entre os membros do time e outros stakeholders não diretamente relacionados ao projeto, como diretores, CEO, líderes de outros departamentos, parceiros, prestadores de serviço, consumidores, entre outros.

A perspectiva organizacional

Sob esta perspectiva, divide-se a comunicação em três vertentes:

Comunicação vertical: é o fluxo de informações entre pessoas em diferentes níveis hierárquicos dentro da empresa. Abrange tanto a comunicação de cima para baixo quanto no caminho inverso.
Comunicação horizontal: acontece entre pessoas do mesmo nível de hierarquia. É o que acontece nas reuniões diárias (daily scrums) entre os membros do time.
Comunicação diagonal: geralmente um modelo que ocorre em empresas de organograma mais complexo. Trata-se da comunicação entre pessoas de funções de/ou departamentos diferentes dentro da empresa.

A perspectiva da formalidade

Neste caso, a comunicação em projeto se divide em duas:

Comunicação informal: muitas vezes tratada como sinônimo de comunicação interna. São trocas de e-mail, conversas no corredor, entre outros encontros espontâneos.
Comunicação formal: é a troca de informações por meios oficiais, como relatórios, apresentações e até mesmo releases de imprensa.

A perspectiva do canal

Está ligada ao meio de comunicação utilizado para transmitir e receber a mensagem. Isso inclui não apenas o canal, como também as relações comunicação verbal e não verbal, pessoalmente e remotamente, por escrito ou oral. Importante notar que cada meio tem sua particularidade, vantagens e desvantagens.

A conversa presencial, por exemplo, envolve cuidados com a linguagem corporal, pois ela pode influenciar a mensagem que se deseja passar. A troca de informações escritas, por sua vez, está exposta à interpretação de quem a lê e muitas vezes não carrega as nuances necessárias para a compreensão da mensagem.

Problemas evitados com uma boa comunicação entre equipes

A comunicação em projetos pode ser influenciada por diferentes fatores que podem levar a problemas na entrega/recepção da mensagem. Quando feita da maneira certa, porém, esses percalços podem ser contornados.

Entre os problemas mais comuns estão:

Desorganização: quando há falta de organização no compartilhamento de dados, arquivos e documentos.
Falta de comunicação entre equipes: quando não há um fluxo de informações entre diferentes equipes, departamentos ou até mesmo filiais da empresa, gerando atrasos e embaralhamento de mensagens.
Falta de feedback: os feedbacks são um importante recursos para mostrar ao colaborador onde estão seus erros e acertos e ajudá-lo a melhorar sua performance, impactando no trabalho do time como um todo.
Mensagens perdidas: são informações que se perdem ou que, por algum motivo, não podem ser acessadas em tempo hábil.
Reuniões ineficazes: são encontros que consomem tempo, mas não geram resultados. É justamente por isso que muitas empresas adotam metodologias de gestão ágil de projetos.
Sobrecarga de mensagens: um erro comum é o envio de muitas informações ao mesmo tempo. Para que flua, não pode haver exagero nas mensagens enviadas, como o envio de e-mails desnecessários, o que pode fazer com que conversas importantes se percam em meio a outras de menor importância.

3 dicas para melhorar a comunicação em projetos

Existem três passos básicos para melhorar a comunicação entre equipes nos projetos:

Plano de gerenciamento de comunicação

O plano de gerenciamento deve especificar as estratégias de comunicação que serão utilizadas no projeto. Para isso, deve levar em consideração os diferentes públicos aos quais as mensagens serão direcionadas.

Este plano não é inerte, ou seja, é natural que as estratégias mudem de acordo com as necessidades do projeto e conforme o conhecimento sobre as partes interessadas torna-se mais profundo.

O plano deve prever quem serão os receptores da mensagem e quais meios e canais de comunicação que serão utilizados. Além disso, as estratégias devem considerar o intervalo de tempo e a frequência com que as informações devem ser distribuídas, bem como os responsáveis por fazer isso e as ferramentas que serão disponibilizadas.

Elaboração do plano de ação

A comunicação em projetos pode ser influenciada por fatores ambientais e organizacionais. Todos esses aspectos devem ser levados em consideração para a construção de um plano de ação que reflita requisitos básicos para lidar com a informação, bem como os processos e as tecnologias utilizadas.

A elaboração do plano de ação passa também pela troca de informação, visando à melhoria do processo de tomada de decisão e da definição das melhores soluções para alcançar os objetivos propostos.

Uso de uma ferramenta adequada para controle de projetos

Existem muitas soluções tecnológicas que trazem ganhos interessantes para a gestão de projetos, tornando a comunicação entre equipes mais eficientes, objetiva e transparente.

Por meio dessas ferramentas, é possível gerir o projeto, dividindo tarefas, estabelecendo prazos, acompanhando os indicadores mais importantes, entre outros elementos que tornam o fluxo de informações mais direto e com menos chances de ruídos.

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