Método PDCA: por que esse ciclo é indispensável para seus projetos?

Um dos grandes desafios internos enfrentados pelas empresas é não saber como solucionar os problemas que surgem ao longo do caminho, como metas não alcançadas, processos ineficientes ou as dúvidas para o lançamento de um novo produto.

Ao longo dos anos, foram sendo desenvolvidas metodologias e ferramentas para auxiliar as organizações a terem mais agilidade na resposta a esses problemas e alcançarem melhores resultados. E uma das principais é o método PDCA.

Neste post, veja o que é o método PDCA, por que adotá-lo, sua função, as etapas, como aplicá-lo à empresa e a projetos e as metodologias alternativas. Acompanhe!

O que é o método PDCA?

O método PDCA, também chamado de ciclo PDCA, é uma metodologia de gestão utilizada para promover a melhoria contínua de processos e a solução de problemas.

Para isso, essa ferramenta se baseia em quatro ações:

• Plan (planejar);
• Do (fazer);
• Check (checar);
• Act (agir).

Por meio dessas medidas, o método PDCA busca auxiliar a empresa na identificação de problemas e de suas causas, bem como na definição de possíveis soluções. Trata-se, portanto, de um processo focado na qualidade e eficiência.

Por ser iterativo, esse ciclo permite que, a cada repetição, seja possível alcançar resultados diferentes, cujos aprendizados e benefícios são cumulativos e complementares para o ciclo seguinte. Em outras palavras, o método PDCA consiste em um ciclo de aperfeiçoamento, mantendo a empresa em constante evolução.

Por que adotar o PDCA?

O método PDCA é uma das ferramentas de gestão mais simples e eficazes atualmente. Essa metodologia de controle de qualidade pode ser utilizada por empresas de qualquer porte e segmento, uma vez que tem como foco garantir o aprimoramento constante de processos e produtos.

Ao criar um ciclo de quatro fases, permite o planejamento de processos, a antecipação de falhas, a execução de planos de ação e a solução de quaisquer problemas que venham a surgir, apontando as adequações necessárias para cada novo ciclo.

Importante destacar que isso só é possível porque essa metodologia trabalha com a medição de resultados, isto é, baseia-se em dados concretos para medir as ações estatisticamente. 

E isso é fundamental para que se possa mensurar erros e acertos de acordo com informações objetivas, sem depender de achismos ou intuições.

Um dos principais benefícios do método PDCA é sua flexibilidade. Essa característica faz com que cada iteração se torne uma experiência única de aprendizado constante, permitindo aos colaboradores visualizar os resultados, compreender erros e fortalecer seus acertos.

Outra vantagem essencial é a redução considerável de erros, uma vez que, como vimos, um dos principais passos é justamente a identificação das causas de um problema. Isso faz com que essas falhas não se repitam, o que acarreta na diminuição de desperdícios de recursos – financeiros, materiais e humanos.

Outros motivos que sustentam a indicação da adoção do método PDCA e que valem a pena ser citados são:

• Aumento do engajamento e motivação das equipes;
• Facilidade de aplicação;
• Geração de resultados;
• Melhoria contínua no fluxo de trabalho;
• Possibilidade de teste e validação de solução e alternativas;
• Reconhecimento precoce de problemas, graças ao monitoramento frequente.
• Redução de custos;
• Redução do tempo para atender a uma demanda;
• Simplificação da gestão;
• Versatilidade.

Qual é a função do ciclo PDCA?

Como vimos, a função principal do método PDCA é colaborar para a identificação de problemas e suas causas, bem como facilitar o reconhecimento dos objetivos da empresa e as estratégias para alcançá-los.

Por conta disso, ele é importantíssimo para a gestão de processos, garantindo sua eficiência e criando um ciclo de melhorias contínuas. Quando falamos em eficiência, importante notar, nos referimos a processos que podem ser feitos de forma mais simples, ágil e com menos custos, mas com uma qualidade maior.

Por ser versátil e flexível, essa ferramenta permite controlar diversos processos e projetos. Ela pode ser utilizada, por exemplo, no desenvolvimento de produtos, ajudando a entender as lacunas entre o que foi feito e o que o cliente espera.

No gerenciamento de projetos, o método PDCA permite a realização de ajustes contínuos e graduais, trazendo uma evolução constante às atividades. 

Já na gestão de pessoas, torna-se mais fácil compreender as competências das equipes, trabalhar os pontos fracos e aperfeiçoar os pontos fortes para aumentar a produtividade e qualidade.

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

As quatro etapas que compõem o método PDCA são:

Planejar

Todo processo deve começar com um bom planejamento. Nesta fase, serão identificados os desafios e problemas e definidas as metas e o plano de ação para alcançá-las. Aqui, é importante que se estabeleçam expectativas claras de resultados.

Outro ponto-chave no planejamento diz respeito à definição dos indicadores de desempenho (KPIs). São essas métricas que vão ajudar a quantificar e qualificar cada ação e indicar se os resultados esperados estão sendo alcançados. 

Por fim, esta etapa também deve abranger os procedimentos e as metodologias que serão utilizadas para encontrar a solução para o problema ou desafio identificado.

Fazer

A segunda etapa do método PDCA consiste na execução das medidas definidas na fase de planejamento, durante a criação do plano de ação, que deve trazer as tarefas e rotinas que serão adotadas.

Para que a fase de execução seja bem-sucedida, é importante promover o treinamento e a capacitação dos profissionais envolvidos nesses processos. Isso visa a garantir que todos estejam comprometidos e prontos para seguir o roteiro previsto e atingir as metas traçadas. 

Nesta etapa, é fundamental já começar a coleta de dados, para avaliar os resultados de cada tarefa, o que permite a correção de rumos.

Checar

Trata-se justamente da análise dos resultados que foram medidos e coletados na fase anterior. Nesta etapa do método PDCA, é importante comparar os dados que já se tem em mãos com as metas esperadas. 

Isso vai permitir a identificação de diferenças e o redirecionamento das ações ou da própria metodologia adotada no caminho certo.

Acompanhar os resultados de forma paulatina torna a fase de checagem mais fácil, já que uma possível correção de rumo exigiria muito menos esforço.

Durante esta etapa, é importante contar com ferramentas que sejam capazes de transformar os dados coletados em conhecimento, ou seja, analisar as informações com base nos KPIs definidos para fornecer resultados precisos.

Agir

Após a análise dos dados do que foi realizado até o momento e o que foi planejado, é natural que haja diferenças. 

A etapa de ação consiste em identificar a causa dessas discrepâncias, definir o que deve ser mudado e corrigido, implementando melhorias em determinado processo ou produto.

No caso de que tudo tenha corrido conforme o planejado e não haja necessidade de melhorias, o plano de ação pode ser aplicado como previsto e o método PDCA pode ser refinado com o objetivo de beneficiar o próximo ciclo.

Como e até quando o método PDCA deve ser aplicado?

O uso do método PDCA pode auxiliar as empresas em duas frentes: padronização e melhorias. Por padronização entende-se a criação de diretrizes para a execução de projetos. Já as melhorias referem-se à repetição dos ciclos para trazer novos aprendizados e permitir a identificação de possíveis novos problemas.

Para trazer os benefícios que vimos até agora, o ciclo PDCA pode ser aplicado na rotina organizacional quando houver a necessidade de solução de um problema. No entanto, vale notar que a aplicação dessa ferramenta nem sempre é fácil, sobretudo para as empresas que ainda não têm familiaridade com outras metodologias de gestão.

Outro ponto que se deve ter em mente é que se trata de um modelo cíclico, que, por sua natureza e função, vai provocar mudanças constantes nos processos da empresa. Por isso, é preciso que colaboradores e gestores estejam preparados para lidar com essas situações e saber aproveitá-las como vantagem competitiva.

É por isso que o método PDCA não se encaixa bem em empresas que têm medo do novo ou que gostam de atuar dentro de uma zona de conforto. Essa ferramenta promove um aprendizado constante e tem o potencial de mudar completamente a rotina e os processos da organização.

Também é preciso lembrar que a adoção dessa metodologia só vai funcionar se for possível utilizar e quantificar as métricas mais relevantes para o negócio. Afinal, se não for possível medir os resultados, não será possível gerir os processos.

Nesse sentido, o PDCA deve ser encarado como uma mudança cultural, que deve se enraizar pouco a pouco na realidade da empresa, uma vez que as melhorias são cumulativas e graduais.

Aplicar PDCA em uma empresa

O método PDCA pode ser aplicado por aquelas empresas que buscam um modelo mais enxuto de atuação. Como comentamos, é necessário que esse conceito esteja inserido na cultura organizacional. 

É esse alinhamento que vai permitir uma tomada de decisões mais assertiva e manter a companhia competitiva.

Aplicar PDCA em um projeto

Já quando falamos de projetos, o PDCA auxilia na validação de ideias e processos e na busca por inovação. A metodologia melhora a gestão de projetos ao possibilitar uma visão global dos seus pontos fortes e fracos, e dos desdobramentos da iniciativa.

Com isso, torna-se mais fácil identificar falhas na execução; falhas essas que podem comprometer os resultados e os manter aquém do esperado.

Diferenças entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

O método PDSA consiste em uma adaptação do ciclo PDCA, substituindo a letra C (check ou checar) por S (study ou estudar). A ideia dessa troca é aprofundar a etapa de verificação, reforçando sua importância analítica, e não apenas de conferência dos dados.

Atualmente, o PDSA é entendido como uma evolução natural do PDCA. Afinal, o mercado tem cada vez mais se voltado para a análise de dados para embasar a tomada de decisões e as empresas têm investido pesadamente em ferramentas para fazer a coleta e interpretação dessas informações. Com mais dados disponíveis, o processo se torna mais analítico.

Outras metodologias de gestão de processos: DMAIC, A3, 8D

Além do método PDCA, existem outras ferramentas de gestão que podem ser úteis para as empresas. Os principais são:

• DMAIC: composto por cinco etapas – define (definir), measure (medir), analyze (analisar), improve (melhorar) e control (controlar) -, é utilizado para o controle de qualidade de processos e soluções.
• A3: trata-se de um relatório que estrutura a análise de soluções visualmente. O objetivo é apresentar as informações de maneira acessível e objetiva, conferindo uma visão geral da demanda, das medidas previstas para atendê-la e os passos futuros.
• 8D: abrange oito disciplinas com a finalidade dar respostas rápidas aos problemas que surgem. O foco é identificar e corrigir as causas desses problemas e abrir caminho para o desenvolvimento de boas práticas dentro da empresa.

O método PDCA é uma importante ferramenta de gestão que auxilia as empresas no reconhecimento de problemas e desafios e na busca por melhorias contínuas que as auxiliem na busca por soluções e a evitar novos contratempos.

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