Ferramenta para gestão visual: amplie o controle da sua matriz de prioridades

Ferramentas para a gestão visual são uma maneira acessível e prática de aumentar a produtividade do time e facilitar a comunicação interna. Nesse sentido, a matriz de prioridades é outro recurso que fornece benefícios semelhantes, ajudando a empresa a focar seus esforços.

A seguir, entenda mais sobre gestão visual de projetos, matriz de prioridades e como o Hinc pode ajudar a sua empresa!

O que é gestão visual de projetos?

A gestão visual de projetos é uma técnica muito utilizada na metodologia Lean que foca na utilização de elementos visuais, como cores, quadros, sinais gráficos, para tornar a informação mais fácil de ser compreendida.

O que se busca é que as equipes entendam mais rapidamente o que deve ser feito e identifiquem mais facilmente se houve algum equívoco. E isso é fundamental para tomar decisões de maneira mais ágil, o que impacta diretamente no desempenho da empresa.

A gestão visual de projetos deve ser direta, simples e compreensível o suficiente para que qualquer pessoa dentro da organização consiga entendê-la rapidamente. Para isso, de maneira geral, os elementos visuais trazem a divisão das tarefas, indicando seus estágios e outras informações importantes. Textos, quando houver, devem ser concisos e curtos.

Quais os benefícios da gestão visual para construtoras e incorporadoras?

A gestão visual de projetos traz benefícios como:

Acesso facilitado à informação;
Centralização da informação para auxiliar na tomada de decisões;
Custo reduzido;
Detecção rápida de lacunas e anomalias;
Identificação de oportunidades de melhoria;
Maior motivação dos colaboradores, criando um ambiente de cooperação para avançar no projeto como um todo;
Mais facilidade na priorização de tarefas;
Melhor controle de processos;
Redução das falhas de comunicação, uma vez que as informações são transmitidas visualmente e são mais facilmente compreendidas;
Visualização de processos e riscos.

O que é uma matriz de prioridades e como classificar o que é prioritário na empresa?

A matriz de prioridade é outra importante ferramenta para a organização de projetos e processos. Como o nome sugere, ela ajuda a identificar o que é mais importante, se baseando em critérios que sejam relevantes para a empresa.

Geralmente, a matriz de prioridade é feita em tabelas, planilhas ou gráficos, de modo a facilitar a visualização das informações. A grande vantagem dessa ferramenta é agilizar o atingimento dos resultados, justamente por priorizar o que é mais importante para a organização. Além disso, ela permite visualizar melhor os processos e corrigir rumos sempre que necessário.

Essa priorização, aliás, é fundamental para que as equipes gastam menos tempo na etapa de planejamento e possam se dedicar mais à execução das atividades em si. Isso não apenas resulta em uma tomada de decisão mais ágil, como também em um aumento da produtividade.

Para determinar a ordem do que precisa ser feito, existem alguns passos que podem ser adotados:

Listar as demandas

A primeira coisa que precisa ser feita é definir o que deverá ser priorizado. Podem ser processos, tarefas ou projetos, por exemplo. Ao fazer a lista, torna-se mais fácil entender o volume de coisas a serem feitas e a categoria em que cada uma se encaixa.

Estabelecer critérios

Em seguida, é preciso definir os parâmetros que serão utilizados para priorizar as demandas. Existem muitos modelos de matrizes de prioridades, que abrangem critérios como urgência, abrangência, benefícios, entre outros. Eles dependerão da realidade e do que a empresa considera mais relevante.

Pontuar cada critério

Uma vez que as demandas e os critérios estão definidos, é preciso atribuir uma pontuação para cada parâmetro que será utilizado. Geralmente, utiliza-se uma escala de 1 a 5.

Exemplo: ao utilizar o critério de urgência, pode-se definir uma escala de cinco pontos que varia de “sem urgência” a “extremamente urgente”. Assim, o que é mais emergencial ganha uma pontuação maior.

Criar uma tabela

É o momento de reunir e organizar as informações. Como comentamos, a matriz de prioridade é uma ferramenta visual. Então, o ideal é utilizar planilhas ou tabelas, trazendo as demandas e critérios em linhas e colunas e preenchendo a devida pontuação.

Montar a matriz

A priorização das demandas vai se dar pela associação das pontuações de cada um. Lembrando que, para isso, a cada uma delas deve ser atribuída pelo menos dois critérios.

Novamente a metodologia vai depender da matriz adotada. Existem matrizes em que os valores são multiplicados; em outras, é somado.

Dentemente do critério escolhido, basta pegar as pontuações finais e montar um ranking. Caso duas ou mais demandas tenham o mesmo número de pontos, é preciso avaliar outros critérios para desempatá-los.

Metodologia Lean como estratégia para gestão visual de prioridades

Lean é uma metodologia criada pela Toyota que tem por objetivo tornar os processos mais enxutos (não apenas reduzindo desperdícios, mas otimizando o uso de matérias-primas, o número de colaboradores, o espaço físico etc.).

A gestão visual é uma ferramenta essencial de suporte à Metodologia Lean. Juntas, elas permitem centralizar as informações mais importantes sobre o desempenho, permitindo a detecção de anomalias e agilizando a solução desses problemas.

Um exemplo dessa combinação é a metodologia Kanban, voltada à gestão visual de processos. O kanban utiliza quadros em que as tarefas são fixadas em três colunas: a fazer, em progresso e finalizado. A ideia é facilitar a visualização do fluxo de trabalho, permitindo uma visão ampla sobre projetos, suprimentos, materiais etc.

Conheça a ferramenta Hinc que fornece gestão visual para gestão de prioridades

O Hinc é uma ferramenta de planos de ação que permite o gerenciamento de projetos de forma visual. Com os dashboards personalizados, é possível visualizar o escopo, o tempo e os recursos de cada projeto.

A ferramenta também possibilita a visualização em Gráfico Gantt, onde é possível identificar os marcos mais importantes, sinalizar o caminho crítico e destacar relações entre as atividades.

O Hinc centraliza as atividades, facilitando o planejamento, acompanhamento e organização do projeto e do trabalho da equipe. A solução também possui calendário integrado aos planos de ação e às atividades da equipe, oferecendo suporte visual para acompanhar a execução das entregas e entender o andamento do projeto como um todo.

Com isso, também é possível afinar o planejamento, enxergando ganhos e ameaças na execução de cada atividade.

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