O que é e como elaborar um cronograma físico-financeiro?

Orçamento e cronograma são duas das maiores dores na construção civil. Entregar as obras no custo e no prazo inicialmente planejados pode ser um desafio, sobretudo para empresas que não possuem os mecanismos certos de controle e acompanhamento. E, nesse sentido, um dos mais importantes é o cronograma físico-financeiro.

A seguir, vamos entender como essa ferramenta pode ajudar construtoras e incorporadoras e como é possível estruturá-lo. Boa leitura!

Assista: [Hinc Talks] Planejamento Lean de obras: como reduzir desperdícios e otimizar a alocação de recursos

O que é o cronograma físico-financeiro de um projeto?

O cronograma físico-financeiro é uma ferramenta de acompanhamento utilizada na construção civil para organizar os detalhes dos projetos que estão em execução.

Ao relacionar o orçamento ao cronograma de obras, o objetivo deste documento é permitir um planejamento mais eficiente dos recursos (materiais, equipamentos, mão de obra etc.) e uma melhor gestão de custos e prazos.

Para isso, o cronograma físico-financeiro deve elencar todas as atividades da obra. Em cada etapa construtiva, devem ser detalhadas informações relevantes para o acompanhamento do projeto. Isso inclui prazo de início e fim de cada etapa, seus gastos, o andamento (em percentual), entre outros.

Trata-se, portanto, de um recurso de extrema importância para o planejamento na construção civil. Com ele, os gestores conseguem monitorar os projetos de forma mais embasada, uma vez que ele traz dados concretos de cada obra e permite averiguar o avanço físico dos trabalhos frente ao cronograma proposto.

Como se baseia também em indicadores financeiros, é fundamental para identificar quaisquer desvios, gargalos, excessos ou escassez em relação ao orçamento planejado. Isso facilita a correção de rumos e a tomada de ações corretivas antes de que se torne um problema maior.

Ou seja, ele traz ganhos tantos na gestão financeira, por meio da possibilidade de redução de custos, quanto no que se refere ao tempo, ajudando a evitar atrasos na obra e otimizando o tempo do gestor no controle dos projetos.

Importante ressaltar que, mais do que uma boa prática, o cronograma físico-financeiro é um recurso previsto pelas normas da ABNT. Ele consta na NBR 16636 de 2017 (que substituiu a NBR 13531 de 1995).

Qual é a vantagem de utilizar cronogramas físico-financeiros?

O cronograma físico-financeiro é importante para a boa gestão dos projetos da construção civil. Como vimos, ele é uma forma de aumentar a eficiência operacional das empresas a partir do acompanhamento detalhado das etapas no canteiro de obras.

Mas mais do que isso, ele também ajuda a melhorar a comunicação. Isso acontece porque a sua elaboração depende, idealmente, da participação das diferentes partes envolvidas no projeto.

Para que o cronograma físico-financeiro seja realista e confiável, é importante que haja essa interação entre engenheiros, gestores, responsáveis pelo orçamento, coordenadores do canteiro de obras e outros profissionais envolvidos. Isso garante que todos estejam a par do que deve ser feito (e como) em cada etapa do projeto.

Vale destacar, também, que o cronograma físico-financeiro pode impactar na obtenção de financiamentos. Instituições fornecedoras de crédito, como a Caixa Econômica Federal, utilizam esse documento como uma forma de controle e um pré-requisito para que os recursos sejam liberados. O mesmo vale para licitações, por exemplo.

Isso posto, destacamos algumas vantagens que o uso desta ferramenta pode trazer para construtoras e incorporadoras:

Planejamento adequado

O planejamento na construção civil costuma ser complexo, sobretudo em virtude das inúmeras variáveis que podem influenciar um projeto. O cronograma físico-financeiro, como vimos, permite ter maior controle sobre as etapas, prazos e custos da obra.

Além disso, como se trata de um recurso orientado por dados, o cronograma físico-financeiro também possibilita a comparação com informações históricas com outros projetos realizados. Assim, os gestores conseguem avaliar se o cronograma e o orçamento estão, de fato, realistas e condizentes com os recursos à sua disposição e o porte da obra.

Maior previsibilidade

Com um acompanhamento mais eficaz dos gastos em cada etapa da obra, as empresas conseguem monitorar as despesas em relação ao orçamento disponível, atividade por atividade.

Isso facilita a tomada de decisão e permite aos gestores agirem com base em informações reais e atualizadas, colaborando para evitar surpresas.

A partir desses dados, o cronograma físico-financeiro também possibilita uma avaliação mais realista sobre o retorno potencial do empreendimento (ROI). Dessa forma, ele não apenas dá mais segurança às empresas para o futuro, como também é importante para os estudos de viabilidade.

Por fim, outro ganho do ponto de vista financeiro é o maior controle sobre o fluxo de caixa. Ao detalhar cada entrada e saída do caixa da empresa, fica mais fácil fazer projeções financeiras e gerir os recursos para manter as contas no azul e possibilitar novos investimentos.

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Equipes mais produtivas

O maior controle sobre tempo e custo favorece as análises sobre os gaps de produtividade da equipe. Por exemplo: a partir da identificação de atrasos em uma etapa, é possível analisar os dados para buscar os fatores que geraram esse problema.

Esse tipo de avaliação é um passo importante para melhorias contínuas nos processos e nas atividades dos times, melhorando as condições de trabalho para que possam produzir em todo seu potencial.

Como montar um cronograma físico-financeiro eficiente?

Na prática, o cronograma físico-financeiro nada mais é do que a junção de prazo, orçamento e atividades. Para que esse acompanhamento seja possível, o documento deve trazer:

• Percentual de progressos de cada etapa da obra (e total);
• Custos de cada etapa (e totais);
• Data de início e fim de cada etapa (e do projeto como um todo).

Cumpridos esses pré-requisitos, a montagem de um cronograma físico-financeiro, baseia-se em quatro passos:

Defina a EAP

O primeiro passo para a construção do cronograma físico-financeiro é a elaboração da Etapa Analítica do Projeto (EAP). Ela consiste na divisão do projeto em etapas e serviços.

Em cada uma delas, devem vir detalhadas as atividades previstas, os recursos (mão de obra, materiais, equipamentos) para executá-las, o prazo e o custo. Tudo deve ser definido com base nos parâmetros globais do projeto (cronograma e orçamento).

Faça um orçamento detalhado

É importante que os custos globais da obra sejam definidos e muito bem detalhados. Isso deve ser feito com base no que foi determinado no passo anterior.

Cada grupo de atividades deve ter previsto um custo máximo. Essa medida visa a evitar estouros no orçamento de cada etapa que podem, no final, comprometer a rentabilidade do empreendimento.

Deste orçamento deverá se originar um trabalho árduo junto aos fornecedores para garantir a melhor negociação e encontrar a opção com custo-benefício.

Crie o cronograma das ações

Da mesma forma que foi feito com o orçamento, é preciso definir o cronograma da obra. Novamente, essa definição se dá a partir da sequência de atividades previstas na EAP, detalhando não apenas os prazos, mas também os responsáveis por cada sequência.

Estabeleça a relação entre as ações

A última etapa é a consolidação do cronograma físico-financeiro, isto é, a combinação das etapas anteriores em um modelo que relaciona orçamento e planejamento, cronograma físico e informações financeiras.

Uma vez criado, o documento deve ser compartilhado com as demais partes envolvidas, para que todos possam acompanhar e analisar a execução das atividades.

Nesse sentido, é importante que os gestores tenham em mente que não se trata de algo hermético. O cronograma físico-financeiro deve servir como parâmetro para ajudar a evitar desvios, reduzir erros e agilizar a tomada de decisão.

Para que tudo isso seja o mais eficiente possível, é fundamental contar com dados confiáveis e organizados. Essas informações servem justamente para embasar a gestão e permitir o acompanhamento mais preciso da obra.Baixe agora a planilha Plano de ação para construção civil, saiba como esse recurso pode ajudar a sua empresa e como criá-lo!