Contar com um plano de ação é fundamental para que a empresa consiga desenvolver projetos de sucesso e atingir os objetivos propostos no seu planejamento estratégico.

Neste post, veja o que é um plano de ação para controle de projetos, como organizá-lo e alinhá-lo às estratégias da empresa, o que não pode faltar e os 5 passos para desenvolvê-lo. Acompanhe!

O que é um plano de ação para controle de projetos?

O plano de ação traz, em detalhes, as diretrizes que devem ser seguidas pelos profissionais de cada setor da empresa para a execução de uma determinada tarefa. 

Essas orientações têm por objetivo ajudá-los a alcançar os resultados esperados e garantir a conformidade ao longo do processo.

Com isso, o plano de ação é uma ferramenta que garante uma maior taxa de acerto nas ações tomadas pela empresa, seja para buscar uma meta ou resolver um problema. Por meio dessa ferramenta, é possível tomar decisões antes mesmo de que o projeto se inicie.

Como organizar um plano de ação e como pode ser alinhado à estratégia do negócio?

O plano de ação pode ser utilizado, principalmente, para dois objetivos: atingir resultados específicos ou resolver problemas e falhas nos processos da empresa. 

Com ele, é possível identificar gargalos e lacunas que podem estar causando atrasos ou dificultando a consecução de uma meta e buscar as melhores soluções.

Um dos usos mais comuns do plano de ação é na execução do planejamento estratégico da empresa. 

Para que esse planejamento dê certo, é preciso que ela consiga transformar seus objetivos em estratégias e essas estratégias em um plano de ação eficaz. Por isso, é fundamental que esses três elementos estejam alinhados.

Para que esse alinhamento seja possível, é preciso, entre outras coisas:

• Compreender o planejamento estratégico, seus objetivos e como chegar a um plano de ação detalhado em nível operacional.
• Traçar uma estratégia geral para deixar claro como a empresa pode chegar a seus objetivos.Deve-se considerar fatores externos e internos para criar uma estratégia que funcione como diferencial competitivo.
• Definir objetivos e estratégias funcionais, isto é, o que cada departamento da empresa deverá fazer para materializar os objetivos gerais.

O que deve constar em um plano de ação?

Vamos detalhar os elementos que não podem faltar em um plano de ação para controle de projetos:

Objetivo final

O item que vai direcionar todo o plano de ação é o objetivo final a ser alcançado. É importante que ele seja bastante detalhado e que fique claro para todos por que esse é o grande objetivo, além da previsão para conclusão e quais serão seus impactos na empresa.

Passo a passo para alcançar o objetivo

Em seguida, é necessário que o plano de ação detalhe as ações e tarefas que deverão ser executadas para que o objetivo traçado seja alcançado. O ideal é que essas atividades estejam bem claras e, preferencialmente, listadas como um passo a passo do que fazer.

Para ajudar na conclusão da tarefa, podem ser fornecidos dados, fontes, parceiros e outros recursos para tornar o caminho mais simples e, sobretudo, evitar o desperdício de tempo.

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Hierarquização de tarefas

Um plano de ação para controle de projetos tem etapas mais ou menos complexas. Sendo assim, é importante que isso seja considerado e que seja estabelecida uma relação lógica entre cada uma delas. 

Uma medida simples e eficaz é quebrar as tarefas maiores em atividades menores, facilitando a execução e o gerenciamento do progresso.

Essas medidas são importantes para que a equipe consiga se organizar melhor e para que as tarefas sejam realizadas da maneira correta e na ordem mais apropriada. Isso também vai refletir na motivação do time, que não vai se sentir intimidado pelos desafios.

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Data de início e fim

O cronograma é um aspecto imprescindível em um plano de ação. Cada tarefa deve ter seus prazos de início e fim bem definidos. 

E, aqui, o objetivo não é colocar pressão sobre a equipe, mas permitir um monitoramento mais preciso sobre o progresso de cada etapa.

Isso vai trazer mais maleabilidade no caso de que algum problema ou impasse aconteça, uma vez que um cronograma bem estabelecido e monitorado facilita a realização de adaptações e ajustes que não comprometam o prazo final estabelecido.

Responsáveis por cada etapa

Para toda etapa deve ser delegado um responsável, que deve liderar os outros colaboradores na execução das tarefas. 

Mais uma vez, todos esses detalhes devem ficar claros no plano de ação, ajudando na organização das tarefas e dos próprios profissionais, que podem acabar se perdendo em meio a tantas pessoas e etapas.

A definição de um responsável por cada etapa vai ajudar o gestor no monitoramento do progresso do projeto, uma vez que ele sabe a quem pedir informações e feedbacks.

Recursos necessários

Prazos e pessoas não são os únicos recursos que devem ser definidos. É preciso também detalhar os recursos financeiros e materiais que serão necessários para execução de cada tarefa.

Esse detalhamento vai ajudar a priorizar processos de acordo com o que se tem disponível naquele momento. Também vai ser útil na hora de se fazer novas solicitações ou para angariar novos recursos.

Metas intermediárias

Como vimos, é interessante quebrar tarefas maiores em processos menores. E o mesmo pode ser feito com os objetivos finais do projeto. 

É possível estabelecer metas intermediárias – alcançáveis e mensuráveis – para cada atividade, ajudando a equipe a manter-se motivada e a gerar melhores resultados.

Indicadores de desempenho

Um plano de ação para controle de projetos exige monitoramento constante. E, para isso, é fundamental que sejam definidos indicadores de desempenho que vão auxiliar na avaliação dos resultados e na correção de rumos.

Para que sejam eficazes, essas métricas devem ser monitoradas constantemente. Ao criar um histórico completo das etapas, a empresa acumula conhecimento para entender o que pode manter, o que deve fortalecer e o que necessita mudar.

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5 passos para desenvolver um plano de ação voltado para entregas eficientes

O plano de ação para controle de projetos pode ser definido em 5 etapas:

Iniciação

Nesta etapa, serão definidos os objetivos da empresa. Um plano de ação só poderá ser avaliado como bem ou mal sucedido quando se sabe o que se espera alcançar. 

Nesse sentido, é fundamental que os objetivos sejam claros e atingíveis, e que estejam alinhados com a missão, a visão e os valores da empresa.

Planejamento

Esta é a etapa em que é desenvolvido o planejamento estratégico que vai estruturar todo o plano de ação. Aqui, devem ser definidas as atividades e os recursos necessários para executá-las. 

Ao criá-las, é preciso estipular metas realistas e mensuráveis, definir o cronograma de cada tarefa, os profissionais que vão participar delas e as responsabilidades de cada um.

Execução

É o momento de colocar as ações planejadas em prática de acordo com o cronograma traçado. Nesta etapa, muitas empresas criam uma representação visual do plano de ação, com todas as atividades, prazos, metas etc. 

O objetivo é que os profissionais possam identificar facilmente as obrigações e responsabilidades de cada um.

Monitoramento

Monitorar é uma das ações mais importantes ao longo do plano de ação para controle de projetos. Cada tarefa de cada etapa deve ser acompanhada constantemente. 

Isso vai permitir encontrar erros, acompanhar e até antecipar imprevistos e, a cada passo, validar o que foi feito no planejamento.

É o monitoramento que evita que problemas passem despercebidos e que permite que eles sejam identificados o mais rápido possível. Assim, torna-se mais fácil resolvê-los e mitigar seus impactos.

Para que o monitoramento seja eficaz, é preciso definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs), que são as métricas mais relevantes para aquele projeto específico. 

Esses números vão embasar toda a tomada de decisão da empresa e comprovar ou não a eficiência do plano de ação.

Encerramento

Uma vez que todas as tarefas previstas no plano foram executadas, chega o momento de avaliar os resultados e analisá-los de acordo com os objetivos traçados no início de todo o processo.

Todas as informações coletadas devem ser documentadas, pois isso vai permitir a avaliação de erros e acertos e garantir que esse conhecimento seja passado para projetos futuros.

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